Zlecenie naprawy z podpisem klienta w warsztacie: przyjęcie, dopłaty i odbiór auta online

Poza tabelą zostaje wszystko, co ma charakter urzędowy. Wynik badania technicznego na stacji kontroli pojazdów, wpisy do centralnej ewidencji pojazdów czy dokumenty stacji demontażu mają własny obieg i nie podpisujesz ich u nas.

To najważniejszy dokument w warsztacie i jednocześnie ten, którego najczęściej brakuje. Art. 630 § 2 KC mówi wprost: przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, jeżeli wykonał prace dodatkowe bez uzyskania zgody zamawiającego. Ustna zgoda przez telefon też jest zgodą, ale w sporze trzeba ją udowodnić, a mechanik, który dzwonił, nie jest najlepszym świadkiem we własnej sprawie.

Jak to wygląda w praktyce z podpiszmy:

1. Mechanik robi zdjęcia usterki, doradca serwisowy dopisuje do PDF pozycje dodatkowe z ceną części i robocizny.
2. Klient dostaje link e-mailem, otwiera go na telefonie w przerwie w pracy, widzi zdjęcia i kwoty.
3. Podpisuje albo odrzuca z uzasadnieniem, na przykład „tylko klocki, tarcze w przyszłym miesiącu”. Odpowiedź wraca do warsztatu.
4. Karta Podpisów pokazuje godzinę akceptacji. Jeśli prace ruszyły później, masz dowód, że zgoda była wcześniej.

Dobrą praktyką jest wpisanie w zleceniu przyjęcia limitu kwotowego, do którego warsztat może działać bez pytania. Powyżej limitu zawsze idzie osobny kosztorys do akceptacji.

Zlecenie naprawy podpisane przy przyjęciu to jednocześnie protokół stanu auta. Warto, żeby zawierało:

• dane klienta, numer rejestracyjny, VIN i przebieg,
• opis usterki słowami klienta i zakres zleconych prac,
• poziom paliwa i widoczne uszkodzenia nadwozia (najlepiej ze zdjęciami w PDF),
• rzeczy pozostawione w aucie, na przykład fotelik, dokumenty, ładowarka,
• limit kosztów bez ponownej zgody i przewidywany termin,
• decyzję o częściach z demontażu: zwrot klientowi czy utylizacja przez warsztat,
• zasady odbioru i przechowywania auta, którego klient nie odbiera.

Pytanie o stare części warto zadać na piśmie, bo klienci coraz częściej chcą zobaczyć wymieniony element. Jedno zdanie w zleceniu, podpisane przy przyjęciu, rozstrzyga temat bez dyskusji przy kasie.

Przy odbiorze klient potwierdza, że auto wydano, prace wykonano zgodnie z fakturą, a zastrzeżenia (jeśli są) wpisano do protokołu. Gdy auto odbiera żona, pracownik firmy albo kierowca z floty, poproś wcześniej o upoważnienie podpisane przez właściciela. Link możesz wysłać jeszcze w trakcie naprawy.

Gwarancja na naprawę jest dobrowolna. Do gwarancji na wykonane dzieło stosuje się odpowiednio przepisy o gwarancji przy sprzedaży (art. 638 § 2 KC), więc udziela się jej przez oświadczenie gwarancyjne, które określa obowiązki gwaranta i uprawnienia klienta (art. 577 § 1 KC). Wpisz termin, zakres (robocizna, części, czy tylko robocizna przy częściach klienta) i warunki, na przykład kontrolę po określonym przebiegu. Gwarancja nie wyłącza ustawowej odpowiedzialności warsztatu wobec klienta. Wzór znajdziesz na stronie karta gwarancyjna online.

• Szablony: zlecenie przyjęcia, kosztorys dodatkowych prac, protokół odbioru, karta gwarancyjna. Każdy zapisany w panelu i gotowy do wysłania w minutę.
• Kod SMS: przy dużych kosztorysach dołącz kod SMS, żeby było jasne, że akceptował właściciel numeru z bazy klienta.
• Kolejność podpisów: przy flocie najpierw kierowca potwierdza przyjęcie, potem opiekun floty akceptuje kosztorys.
• API: jeśli warsztat ma własny program do zleceń, dokumenty mogą wychodzić do podpisu przez API i webhooki, a status wraca do zlecenia.
• Plan Team: doradcy serwisowi pracują na wspólnych dokumentach, a kierownik widzi, który kosztorys czeka na klienta.

Czego nie podpiszesz naszym podpisem: dokumentów, dla których prawo wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności albo podpisu kwalifikowanego, oraz spraw urzędowych, w których urząd przyjmuje tylko papier, podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty. W warsztacie to rzadkość, ale dotyczy na przykład pełnomocnictwa do spraw w wydziale komunikacji. Obieg dokumentów w serwisach sprzętu i maszyn opisujemy osobno na stronie raport serwisowy z podpisem klienta.