Raport serwisowy z podpisem klienta online: serwis maszyn i urządzeń w terenie

Osobną grupą są urządzenia objęte dozorem technicznym (dźwigi, wózki jezdniowe, zbiorniki ciśnieniowe). Ich dziennik konserwacji i dokumenty dla organu dozoru prowadzi się według przepisów o dozorze technicznym. Nasz raport serwisowy może im towarzyszyć, ale ich nie zastępuje.

Naprawa maszyny to zwykle umowa o dzieło: serwis zobowiązuje się do wykonania oznaczonego rezultatu, czyli przywrócenia sprawności, a klient do zapłaty (art. 627 KC). Zamawiający ma obowiązek odebrać dzieło wykonane zgodnie z umową (art. 643 KC). Raport serwisowy z podpisem klienta jest więc dowodem odbioru, a od daty odbioru liczysz termin płatności i odpowiedzialność za wady naprawy.

Przeglądy okresowe i konserwacja w ramach umowy serwisowej to częściej umowa o świadczenie usług. Tu raport potwierdza, że wizyta się odbyła i jakie czynności wykonano. W obu przypadkach przepisy nie wymagają formy pisemnej, więc podpis elektroniczny wystarcza, a rozporządzenie eIDAS zakazuje odmawiania mu skutku prawnego i mocy dowodowej tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Szczegóły o sile dowodowej opisaliśmy na stronie moc prawna podpisu.

1. Technik kończy pracę i przygotowuje raport jako PDF (z Twojego systemu serwisowego albo z szablonu w panelu): opis usterki, wykonane czynności, wymienione części z numerami, czas pracy, zalecenia.
2. Wgrywa go do podpiszmy z telefonu i dodaje dwóch sygnatariuszy: siebie i przedstawiciela klienta (imię i adres e-mail).
3. Klient dostaje link e-mailem i podpisuje na własnym smartfonie, stojąc obok maszyny. Nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji.
4. Obie strony od razu dostają PDF z Kartą Podpisów. Biuro widzi podpisany raport w panelu i wystawia fakturę.

Gdy klient nie zgadza się z raportem (na przykład maszyna dalej hałasuje), odrzuca dokument z uzasadnieniem. To lepsze niż podpis „pod presją” i reklamacja za tydzień, bo od razu wiesz, co poprawić. Więcej o podpisywaniu na smartfonie: podpis elektroniczny na telefonie.

Serwisy, które mają własny system zgłoszeń albo aplikację dla techników, nie muszą niczego wgrywać ręcznie. Przez API system wysyła raport do podpisu zaraz po zamknięciu zlecenia, a webhook informuje go, kiedy klient podpisał albo odrzucił dokument. Status zlecenia zmienia się sam, a podpisany PDF trafia do kartoteki maszyny.

Dla serwisu z kilkoma technikami sprawdza się też plan Team: technicy i biuro pracują na wspólnych dokumentach firmy, a kierownik serwisu widzi, które raporty czekają na podpis klienta.

• Podpis „ktoś z hali”: nieczytelny podpis przypadkowego pracownika klienta nic nie dowodzi. Ustal z klientem w umowie serwisowej, kto odbiera prace, i wysyłaj link na jego adres. Przy dużych zleceniach dodaj kod SMS.
• Raport dopisywany po fakcie: skrót SHA-256 pokazuje, że treść nie zmieniła się po podpisaniu. Dopiski w biurze nie przejdą niezauważone.
• Brak podpisu, bo osoba odpowiedzialna wyszła: link czeka w skrzynce, a automatyczne przypomnienia pilnują podpisu następnego dnia.
• Spór o czas pracy: karta pracy z godzinami podpisana przez klienta na miejscu to najprostsza podstawa faktury za roboczogodziny.

Podobny rytm pracy w terenie mają instalatorzy OZE (dokumenty dla instalatorów fotowoltaiki) i ekipy budowlane (podpis elektroniczny w firmie budowlanej).