Podpis elektroniczny w firmie budowlanej: umowy, podwykonawcy i odbiory online

To najważniejsza granica dla generalnego wykonawcy. Zgodnie z art. 647(1) § 1 KC inwestor odpowiada solidarnie z wykonawcą za zapłatę wynagrodzenia podwykonawcy za roboty, których szczegółowy przedmiot zgłoszono inwestorowi przed przystąpieniem do nich, chyba że w ciągu 30 dni od doręczenia zgłoszenia inwestor złożył sprzeciw. Zgłoszenie i sprzeciw wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (§ 4). Zgłoszenie nie jest potrzebne, gdy szczegółowy przedmiot robót konkretnego podwykonawcy określono w umowie inwestora z wykonawcą zawartej w formie pisemnej pod rygorem nieważności (§ 2).

Wniosek praktyczny: samą umowę z podwykonawcą, aneksy, protokoły odbioru jego robót i rozliczenia podpiszesz elektronicznie. Zgłoszenie podwykonawcy do inwestora i ewentualny sprzeciw podpisujesz odręcznie albo podpisem kwalifikowanym. Nasz podpis (SES lub AES) nie daje formy pisemnej, więc nie używaj go do tych dwóch dokumentów, nawet jeśli wszyscy wolą link.

Uczciwie: dziennika budowy nie poprowadzisz w podpiszmy i nie próbuj. Od 27 stycznia 2023 r. działa Elektroniczny Dziennik Budowy, czyli system EDB prowadzony przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego. Do końca 2029 r. inwestor może jeszcze wybrać dziennik papierowy wydawany przez organ, potem zostanie tylko wersja elektroniczna. Wpisy kierownika budowy, inspektora nadzoru i projektanta składa się w samym systemie EDB, a dostęp nadaje inwestor.

Podpiszmy obsługuje wszystko, co krąży wokół dziennika: protokół przekazania placu budowy, protokoły odbiorów częściowych, zlecenia zmian, notatki ze spotkań koordynacyjnych, akceptacje próbek materiałów. W protokole odbioru możesz powołać się na numer wpisu w dzienniku, żeby oba źródła się uzupełniały.

1. Umowa i załączniki w jednym PDF: umowa, zakres robót, harmonogram i kosztorys scalone w jeden plik do 6 MB. Art. 648 § 2 KC mówi, że wymagana przez przepisy dokumentacja jest częścią umowy, więc lepiej, żeby była w tym samym podpisanym pliku.
2. Kolejność podpisów: najpierw kierownik budowy, potem inspektor nadzoru, na końcu inwestor. Każdy dostaje link dopiero, gdy poprzednik podpisze.
3. Szablony dla powtarzalnych dokumentów: protokół odbioru częściowego, zlecenie robót dodatkowych, karta pracy brygady.
4. Masowa wysyłka do podwykonawców: nowy regulamin placu budowy albo zasady rozliczeń wysyłasz naraz do wszystkich firm na obiekcie, każda podpisuje własny egzemplarz.
5. Zespół w planie Team: kierownicy kilku budów pracują na wspólnych dokumentach firmy, a biuro widzi, który protokół jeszcze czeka.

Zasady podpisywania samych protokołów opisaliśmy na stronie podpis elektroniczny na protokole odbioru.

• Inwestor nie przyjeżdża na odbiór: protokół z listą usterek i zdjęciami dostaje linkiem i podpisuje albo odrzuca z uzasadnieniem. Odrzucenie z opisem to też dowód, że odbiór był zgłoszony.
• Roboty dodatkowe „na słowo”: wykonawca nie może żądać dopłaty za prace wykonane bez zgody zamawiającego (art. 630 § 2 KC). Zlecenie z podpisem inwestora wysłane przed rozpoczęciem prac zamyka temat.
• Podwykonawca na innym obiekcie: aneks o przesunięciu terminu podpisuje z telefonu tego samego dnia.
• Spór o termin odbioru: Karta Podpisów pokazuje datę i godzinę każdego podpisu, więc wiadomo, kiedy odbiór nastąpił i od kiedy biegnie termin płatności.

Jeśli pracujesz głównie dla klientów indywidualnych przy mieszkaniach i domach, zobacz stronę dla firmy remontowej, bo tam dochodzą przepisy konsumenckie. Dokumenty BHP brygad omawiamy na stronie dokumentacja BHP z podpisem elektronicznym.