Protokół usunięcia usterek: wzór po odbiorze robót, remontu i mieszkania

Protokół usterek budowlanych ma sens tylko wtedy, gdy da się go położyć obok protokołu odbioru i porównać pozycja po pozycji. Dlatego kompletny dokument zawiera:

• Odwołanie do protokołu odbioru z datą i liczbą stwierdzonych usterek.
• Wykaz usterek z tymi samymi numerami i opisem lokalizacji (pomieszczenie, oś, kondygnacja, element).
• Sposób usunięcia, bo naprawa zamiast wymiany bywa przedmiotem sporu.
• Wynik dla każdej pozycji: usunięta, nieusunięta, usunięta częściowo.
• Nowy termin dla usterek, które zostały, i sposób ponownego zgłoszenia gotowości.
• Ustalenia o zapłacie: zwolnienie zatrzymanej kwoty albo kaucji.
• Podpisy obu stron i dokumentację zdjęciową jako załącznik.

Jeśli potrzebujesz samego protokołu usterek wzór bez części o usunięciu (czyli spisu wad przy odbiorze), użyj wzoru protokołu odbioru robót budowlanych z usterkami. Protokół usunięcia usterek jest jego kontynuacją.

Na budowie spotkasz trzy dokumenty o podobnych nazwach. Różnią się momentem i skutkiem:

Bezusterkowy protokół odbioru wzór nie musi być osobnym dokumentem. W naszym wzorze wystarczy wybrać w punkcie 4 wariant „odbiór bez usterek” z datą. Ta data ma znaczenie, gdy umowa wiąże z nią zwolnienie zabezpieczenia należytego wykonania albo początek okresu gwarancji, dlatego sprawdź, co mówi Twoja umowa o roboty budowlane. Warunki gwarancji dla inwestora opisujemy przy karcie gwarancyjnej na roboty budowlane.

Przy mieszkaniu kupionym na rynku pierwotnym terminy wynikają z ustawy z 20 maja 2021 r. o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym. Sprawdziliśmy jej brzmienie w tekście jednolitym z 2026 r.:

• Z odbioru sporządza się protokół, do którego nabywca może zgłosić wady (art. 41 ust. 3).
• W ciągu 14 dni od podpisania protokołu deweloper przekazuje nabywcy na papierze lub innym trwałym nośniku informację o uznaniu wad albo oświadczenie o odmowie z przyczynami (art. 41 ust. 4). Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza, że uznał wady (ust. 5).
• Uznane wady deweloper usuwa w ciągu 30 dni od podpisania protokołu (ust. 6). Gdy mimo należytej staranności nie zdąży, wskazuje inny termin z uzasadnieniem (ust. 7), a po jego upływie nabywca wyznacza nowy termin i może potem usunąć wady na koszt dewelopera (ust. 8).

Protokół usunięcia usterek jest tu dowodem, że termin z ust. 6 albo 7 został dotrzymany. Deweloper może wysłać go nabywcy do podpisu linkiem, a podpisany PDF trafia do obu stron e-mailem, czyli na trwały nośnik. Jeśli nabywca nie zgadza się z wynikiem, zaznacza pozycję jako nieusuniętą albo odrzuca dokument z uzasadnieniem, które wraca do dewelopera.

Tak. Ani Kodeks cywilny, ani ustawa deweloperska nie wymagają dla protokołu usunięcia usterek formy pisemnej. To dokument dowodowy: potwierdza stan faktyczny w określonym dniu. Zwykły podpis elektroniczny (SES) z Kartą Podpisów wystarcza, a jeśli spodziewasz się sporu, włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości, wtedy przy komplecie silnej identyfikacji dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego (AdES).

Granice są dwie. Po pierwsze, dziennik budowy prowadzi się w systemie EDB albo w papierowym dzienniku wydanym przez organ, a nie w naszym serwisie: jeśli usunięcie wady trzeba odnotować wpisem, zrób wpis, a w protokole podaj jego numer. Po drugie, podpisanie protokołu nie zastępuje dokumentów, dla których ustawa albo umowa wymaga formy pisemnej, np. zgłoszenia podwykonawcy inwestorowi. Więcej o tym przeczytasz w poradniku o umowie z podwykonawcą i na stronie moc prawna.

1. Uzupełnij wzór i zapisz jako PDF. Zdjęcia przed i po naprawie dodaj jako kolejne strony tego samego pliku (do 6 MB). Druk w wersji PDF przyda się też na wydruk dla ekipy.
2. Dodaj sygnatariuszy. Osoba z firmy wykonawcy i odbierający. Przy odbiorze z udziałem inspektora nadzoru dodaj go jako trzeciego.
3. Ustaw kolejność. Najpierw wykonawca (potwierdza, co zrobił), potem odbierający (potwierdza wynik).
4. Włącz kod SMS przy nabywcach mieszkań i nowych klientach. Przy sporze łatwiej wykazać, kto podpisał.
5. Odbierz PDF z Kartą Podpisów. Karta zawiera imiona, e-maile, IP, znaczniki czasu i skrót SHA-256 dokumentu. Jeśli odbierający nie zgadza się z wynikiem, może odrzucić dokument z uzasadnieniem.

Przy osiedlu albo kilku lokalach naraz zapisz wzór jako szablon w panelu i wysyłaj go dla każdego lokalu osobno. Jak wygląda obieg dokumentów budowy w całości, opisujemy na stronach dla firmy budowlanej i dla firmy remontowej.

• „Usunięta”, ale inaczej niż w umowie. Pęknięta płytka została uzupełniona fugą zamiast wymieniona. Wpisz sposób usunięcia w każdej pozycji.
• Nowa usterka powstała przy naprawie. Ekipa poprawiła drzwi, ale porysowała ościeżnicę. Punkt 3 wzoru pozwala ją zapisać bez mieszania z listą z odbioru.
• Brak podpisu odbierającego. Klient nie przyjeżdża na ponowne oględziny, a wykonawca czeka na zwolnienie kaucji. Wysłany link z przypomnieniami e-mail rozwiązuje część tych przypadków, a odrzucenie z uzasadnieniem pokazuje, co jeszcze trzeba poprawić.