Protokół odbioru robót wzór: odbiór końcowy, częściowy i robót zanikowych

Protokół robót zanikowych jest krótki: zakres (np. zbrojenie stropu nad parterem, osie A do D), zgodność z projektem, ewentualne uwagi, zgoda na zakrycie, podpisy kierownika budowy i inspektora. Jego brak mści się później: gdy pojawi się przeciek, jedynym dowodem prawidłowego wykonania izolacji staje się odkrywka na koszt wykonawcy.

Dziennik budowy i protokół odbioru to dwa różne dokumenty. Dziennik jest urzędowym dokumentem przeznaczonym do rejestrowania przebiegu robót oraz zdarzeń i okoliczności mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości ich wykonania (art. 47a Prawa budowlanego). Prowadzi się go przy robotach wymagających kierownika budowy (art. 45), a odpowiada za niego kierownik budowy (art. 47d).

Od 27 stycznia 2023 r. dziennik budowy można prowadzić w postaci elektronicznej w systemie Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB), obok postaci papierowej (art. 47c). Wpisy w EDB robi się w samym systemie po zalogowaniu, nie w zewnętrznej aplikacji do podpisu.

Protokół odbioru jest natomiast dokumentem umownym między inwestorem a wykonawcą. Wpis w dzienniku („zgłaszam gotowość do odbioru”, „dokonano odbioru robót zanikowych”) jest ważnym dowodem, ale nie zawiera listy wad, terminów, rozliczenia ani przekazania obiektu. Dlatego dobra praktyka to wpis w dzienniku odsyłający do numeru protokołu i protokół odsyłający do numeru wpisu. Przy zawiadomieniu o zakończeniu budowy inwestor podaje numer dziennika elektronicznego albo dołącza oryginał papierowego (art. 57 ust. 1 pkt 1 Prawa budowlanego).

To najczęstsze źródło sporów przy odbiorze końcowym. W utrwalonym orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że inwestor nie może odmówić odbioru robót z powodu wad nieistotnych. Wady nieistotne (rysy na tynku, brak listew, drobne nierówności, niedokręcone osłony) wpisuje się do protokołu z terminem usunięcia, a odbiór następuje. Odmowa odbioru jest uzasadniona dopiero przy wadach istotnych, czyli takich, które uniemożliwiają albo poważnie utrudniają korzystanie z obiektu zgodnie z przeznaczeniem albo wymagają ingerencji w konstrukcję.

Skutki są pieniężne. Nieuzasadniona odmowa odbioru nie chroni inwestora przed zapłatą, a wykonawca może sporządzić jednostronny protokół odbioru robót, opisać stan robót i odmowę, i na tej podstawie dochodzić wynagrodzenia. Rękojmię za wady obiektu regulują odpowiednio przepisy o umowie o dzieło (art. 656 § 1 KC), które odsyłają do rękojmi przy sprzedaży (art. 638 KC).

Praktyczna rada dla obu stron: w protokole każdą wadę kwalifikuj osobno i dołącz zdjęcie. Kwalifikacja „istotna” bez opisu, dlaczego uniemożliwia korzystanie z obiektu, słabo broni się w sporze.

Kodeks cywilny ani Prawo budowlane nie wymagają dla protokołu odbioru robót formy pisemnej. Wymóg „stwierdzenia pismem” z art. 648 § 1 KC dotyczy samej umowy o roboty budowlane i ma charakter dowodowy. Protokół podpisany zwykłym podpisem elektronicznym jest więc skuteczny, a zgodnie z art. 25 ust. 1 eIDAS nie można mu odmówić dopuszczalności jako dowodu tylko z powodu postaci elektronicznej.

Sprawdź jednak umowę. Przy zamówieniach publicznych i w umowach generalnego wykonawstwa zdarzają się zapisy, że odbiory dokumentuje się w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Wtedy zgodnie z art. 76 KC obowiązuje papier albo podpis kwalifikowany, którego nie oferujemy. Przy robotach dla konsumenta i przy dużych kwotach dobrym standardem jest silna identyfikacja stron (kod SMS, weryfikacja dowodu), po której dokument ma poziom podpisu zaawansowanego.

1. Złóż jeden PDF: protokół, lista wad ze zdjęciami, protokoły zanikowe i protokoły badań instalacji. Plik może mieć do 6 MB, więc dokumentację powykonawczą w dużych rysunkach przekaż osobno i tylko wymień ją w punkcie 4.
2. Dodaj do 15 sygnatariuszy: inwestora, wykonawcę, inspektora nadzoru, kierownika budowy, projektanta, jeśli uczestniczy.
3. Ustal kolejność: najczęściej kierownik budowy, inspektor, wykonawca, na końcu inwestor.
4. Przy odmowie sygnatariusz odrzuca dokument z uzasadnieniem. Uzasadnienie trafia do nadawcy i jest dowodem, jakie wady zgłoszono.
5. Karta Podpisów z datami podpisów wszystkich osób trafia do każdego uczestnika. Numer protokołu przepisz do dziennika budowy.