Podpis elektroniczny dla instalatorów fotowoltaiki i pomp ciepła

Większość umów na fotowoltaikę i pompy ciepła zawiera się u klienta w domu po audycie albo przez link po rozmowie telefonicznej. Prawnie to umowa zawarta poza lokalem przedsiębiorstwa albo na odległość, więc konsument ma 14 dni na odstąpienie bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Gdy umowę zawarto w czasie nieumówionej wizyty w mieszkaniu klienta, termin wynosi 30 dni. Sprzedaż „od drzwi do drzwi” w OZE jest pod szczególną obserwacją, więc lepiej, żeby klient podpisywał umowę po spokojnej lekturze, a nie przy stole z handlowcem.

Jeśli montaż ma ruszyć przed upływem terminu na odstąpienie, klient musi tego wyraźnie zażądać, a przy umowie poza lokalem firmy utrwalić to żądanie na trwałym nośniku (art. 15 ust. 3). Umieść to oświadczenie w umowie jako osobny punkt do podpisu. Podpisany PDF trafia do klienta e-mailem od razu, co ułatwia wykazanie, że dostał pouczenie i wzór formularza odstąpienia.

Tu trzeba być precyzyjnym, bo pomyłka opóźnia przyłączenie albo wypłatę dotacji.

• Zgłoszenie mikroinstalacji u operatora sieci: przyłączenie mikroinstalacji odbywa się na zgłoszenie. Operatorzy przyjmują je przez swoje portale i formularze, a gdy zgłoszenie składa instalator w imieniu klienta, dołącza pełnomocnictwo. Wymagania co do postaci pełnomocnictwa ustala operator, więc przed pierwszym zgłoszeniem sprawdź, czy przyjmie PDF podpisany elektronicznie.
• Wnioski o dotację: w programach takich jak Mój Prąd wniosek składa się w generatorze wniosków, a podpisuje go wnioskodawca albo pełnomocnik, który ma profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Pełnomocnictwo do złożenia wniosku przygotowuje się według wzoru programu. Nasz podpis nie zastąpi profilu zaufanego przy samym złożeniu wniosku.
• Dokumenty do rozliczenia dotacji (protokół odbioru, faktury, oświadczenia) mają wymagania określone w regulaminie konkretnego naboru. Czytaj aktualną instrukcję programu, bo zmienia się między naborami.

Różnice między podpisem elektronicznym a profilem zaufanym opisaliśmy w artykule podpis elektroniczny a profil zaufany, a zasady pełnomocnictw w poradniku czy pełnomocnictwo można podpisać elektronicznie.

1. Po audycie: umowa z kosztorysem, pouczeniem o odstąpieniu i zgodą RODO jako jeden PDF. Klient podpisuje z telefonu, najlepiej z kodem SMS, bo umowy OZE bywają przedmiotem sporów o to, kto i kiedy podpisał.
2. Przed montażem: pełnomocnictwo do zgłoszenia u operatora sieci. Gdy instalacja należy do współwłaścicieli domu, dodaj oboje jako sygnatariuszy.
3. W dniu uruchomienia: protokół odbioru z parametrami instalacji (moc, falownik, numery seryjne, pomiary) podpisuje monter i klient. Monter wysyła go z telefonu, zanim odjedzie.
4. Po odbiorze: karta gwarancyjna jako PDF z potwierdzeniem odbioru przez klienta.
5. Własny system CRM: jeśli prowadzicie sprzedaż w CRM, umowy i protokoły wysyłacie do podpisu przez API, a webhook zmienia status klienta po podpisaniu.

Montaż instalacji elektrycznej towarzyszącej omawia wzór protokołu odbioru instalacji elektrycznej.

• Klient odstępuje po montażu paneli: bez podpisanego żądania wcześniejszego rozpoczęcia prac trudno dochodzić zapłaty za wykonaną część.
• Brak podpisu na protokole odbioru: klient zwleka z podpisem, bo czeka na przyłączenie. Protokół wysłany linkiem w dniu uruchomienia, z automatycznymi przypomnieniami, zamyka temat.
• Pełnomocnictwo podpisane przez jednego współwłaściciela: przy domu we współwłasności operator lub program dotacji może żądać podpisu obojga.
• Reklamacja po roku: protokół z numerami seryjnymi i pomiarami, podpisany przez klienta, pokazuje stan instalacji w dniu odbioru.

Jeśli oprócz OZE prowadzisz także remonty u klientów indywidualnych, zobacz stronę o umowach firmy remontowej online.