Zlecenie serwisowe wzór: zlecenie naprawy, kosztorys i warunki przed naprawą

• Opis przyjętego sprzętu z akcesoriami i stanem wizualnym. Pęknięta obudowa zauważona dopiero przy odbiorze to klasyczny spór „tak było” kontra „to wy”. Zdjęcia przy przyjęciu rozwiązują go w minutę.
• Usterka w słowach klienta, nie serwisu. Diagnoza przyjdzie później i trafi do protokołu.
• Zakres: sama diagnoza z wyceną to coś innego niż naprawa. Klient, który zlecił tylko wycenę, nie odpowiada za wymienione części.
• Limit kosztów bez ponownej zgody i zasada akceptacji kosztorysu powyżej limitu.
• Koszt diagnozy przy rezygnacji, bo wtedy serwis nie zarabia na naprawie, a pracę wykonał.
• Termin i zasady odbioru, w tym kto może odebrać sprzęt i od kiedy liczy się przechowanie.
• Postępowanie z danymi na dyskach i w pamięci urządzenia.

Karta zlecenia serwisowego w wielu firmach to po prostu ten dokument drukowany w dwóch egzemplarzach. W obiegu elektronicznym oba egzemplarze są identycznym PDF z Kartą Podpisów.

Naprawa sprzętu to umowa o dzieło (art. 627 KC), a wynagrodzenie można określić przez wskazanie podstaw do jego ustalenia (art. 628 § 1 KC). Gdy strony umówią się na wynagrodzenie kosztorysowe, a w trakcie naprawy okaże się, że potrzebne są prace nieprzewidziane w zestawieniu, wykonawca, który sam sporządził kosztorys, może żądać podwyższenia wynagrodzenia tylko wtedy, gdy mimo należytej staranności nie mógł przewidzieć tych prac (art. 630 § 1 KC). Przy konieczności znacznego podwyższenia klient może od umowy odstąpić, jeśli zrobi to niezwłocznie i zapłaci odpowiednią część wynagrodzenia (art. 631 KC).

Serwis ma też obowiązek niezwłocznie zawiadomić klienta o okolicznościach, które mogą przeszkodzić prawidłowemu wykonaniu naprawy (art. 634 KC). Dopóki naprawa nie jest ukończona, klient może od umowy odstąpić, płacąc umówione wynagrodzenie pomniejszone o to, co serwis oszczędził (art. 644 KC).

W praktyce limit kosztów w zleceniu i osobna akceptacja kosztorysu powyżej limitu są prostsze niż spór o art. 630 KC. Akceptację dodatkowego kosztorysu wyślesz do podpisu tak samo jak zlecenie. Wzór kosztorysu i jego akceptacji: kosztorys online.

To najczęstszy problem serwisów i najczęstsze źródło błędnych klauzul. Kilka zasad, które warto znać przed wpisaniem czegokolwiek do zlecenia:

• Nieodebranie to nie porzucenie. Art. 180 KC pozwala wyzbyć się własności rzeczy ruchomej przez jej porzucenie, ale tylko „w tym zamiarze”. Samo to, że klient nie przyszedł, nie przenosi własności na serwis, więc sprzętu nie wolno po prostu sprzedać.
• Prawo zatrzymania. Art. 461 § 1 KC pozwala zobowiązanemu do wydania cudzej rzeczy zatrzymać ją do zaspokojenia roszczeń o zwrot nakładów na rzecz. Najbezpieczniej wprost zapisać w zleceniu, że sprzęt wydaje się po zapłacie.
• Opłata za przechowanie. Przechowawcy należy się wynagrodzenie, a gdy umowa go nie określa, wynagrodzenie w danych stosunkach przyjęte (art. 836 KC). Stawka wpisana w zleceniu i zaakceptowana przez klienta usuwa spór o wysokość.
• Wezwania z datą. Wezwanie do odbioru wysyłaj tak, żeby mieć dowód doręczenia.
• Ostateczność: depozyt sądowy. Gdy z przyczyn dotyczących wierzyciela nie da się wydać rzeczy, art. 467 KC przewiduje złożenie przedmiotu świadczenia do depozytu sądowego. To procedura sądowa, nie decyzja serwisu.

Klauzula „sprzęt nieodebrany w 30 dni przechodzi na własność serwisu” wobec konsumenta jest ryzykowna i łatwo uznać ją za niedozwoloną. Wobec firm przed jej użyciem skonsultuj się z prawnikiem.

Kodeks cywilny nie wymaga dla umowy o dzieło ani dla zlecenia naprawy żadnej formy szczególnej. Zwykły podpis elektroniczny (SES) wystarczy, a art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS zakazuje odmowy skutku prawnego podpisowi tylko dlatego, że jest elektroniczny. Gdy sprzęt jest drogi albo klient nowy, włącz kod SMS. Jeśli wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, zlecenie ma poziom podpisu zaawansowanego (AdES).

Jak to zrobić w podpiszmy:

1. Wypełnij wzór i zapisz jako PDF do 6 MB, ze zdjęciami sprzętu z przyjęcia.
2. Dodaj klienta jako sygnatariusza, a jako drugiego osobę przyjmującą w serwisie.
3. Klient czyta warunki i podpisuje z linku, bez konta. Jeśli nie zgadza się z limitem kosztów, odrzuca zlecenie z uzasadnieniem.
4. Obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów. Numer zlecenia przepisujesz do protokołu serwisowego po naprawie.

• Brak limitu kosztów: klient zgadza się „na naprawę” i potem kwestionuje każdą wymienioną część.
• Zlecenie podpisane dopiero przy odbiorze, razem z fakturą. Wtedy nie dokumentuje zgody, tylko jest wymuszone.
• „Serwis nie odpowiada za dane” bez pytania, czy klient ma kopię. Zapytaj i wpisz odpowiedź.
• Zlecenie od osoby bez umocowania: pracownik recepcji zleca naprawę za kwotę, na którą firma się nie zgodzi. Przy klientach firmowych ustal, kto zatwierdza koszty.
• Brak ścieżki przy reklamacji konsumenta. Gdy naprawa wynika z niezgodności towaru z umową, koszty ponosi przedsiębiorca (art. 43d ust. 4 ustawy o prawach konsumenta). Takie zlecenie nie może zawierać opłaty za diagnozę dla konsumenta.

Zlecenie jednorazowe dla stałego klienta warto zastąpić umową serwisową. Wzór ramowy: umowa o świadczenie usług, a przy zamówieniu części: zamówienie.