Protokół zniszczenia: wzór dla towaru, dokumentów i środka trwałego

Towar przeterminowany, uszkodzony albo niepełnowartościowy znika z magazynu, a księgowość musi to czymś uzasadnić. W praktyce kontroli podatkowych powtarza się jedno: firma powinna wykazać, że towar rzeczywiście został zniszczony, z jakiej przyczyny, oraz że strata nie wynikała z jej zaniedbania. Protokół komisji jest dowodem na każdą z tych okoliczności, a w postępowaniu podatkowym jako dowód dopuszcza się wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy (art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej).

Komisja istnieje po to, żeby protokołu nie podpisywała tylko osoba, która za towar odpowiada. Rozsądny skład to co najmniej dwie osoby spoza magazynu, na przykład przedstawiciel księgowości i kierownik działu, plus magazynier jako uczestnik. Przepisy nie określają liczby członków, więc ustal ją w wewnętrznym zarządzeniu i trzymaj się jej.

Co ze skutkami podatkowymi? Tego protokół nie rozstrzyga sam. To, czy strata może być kosztem podatkowym i czy trzeba skorygować odliczony VAT, zależy od przyczyny zniszczenia i okoliczności, a organy oceniają to indywidualnie. Uzgodnij to z księgowym albo doradcą podatkowym, a w razie wątpliwości rozważ interpretację indywidualną. Protokół ma tylko jedno zadanie: udowodnić fakty.

Protokół zniszczenia straty towaru warto powiązać z dokumentem, który stratę wykrył: arkuszem spisu z natury, reklamacją albo protokołem szkody sporządzonym przy dostawie.

Jeżeli towar niszczy firma zewnętrzna, staje się on odpadem przekazywanym innemu posiadaczowi. Ustawa o odpadach przewiduje dla posiadaczy odpadów ewidencję prowadzoną m.in. przy użyciu karty przekazania odpadów (art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a), sporządzanej w systemie BDO. Karta dokumentuje, komu i jaką masę odpadu przekazano, ale nie zastępuje protokołu komisji: nie mówi, dlaczego towar był odpadem ani jaką miał wartość w ewidencji.

Praktyka: protokół zniszczenia wskazuje numer karty przekazania odpadów, a jej wydruk lub potwierdzenie z BDO dołączasz do tego samego PDF. Jeżeli firma utylizacyjna wystawia własne zaświadczenie o zniszczeniu, dołącz je również.

Protokół likwidacji środka trwałego i złomowania

Zużyty środek trwały (maszyna, komputer, meble) wykreśla się z ewidencji na podstawie protokołu likwidacji. Wpisz numer inwentarzowy, datę przyjęcia do używania, wartość początkową i dotychczasowe umorzenie według ewidencji, przyczynę likwidacji i sposób (sprzedaż na złom, przekazanie do utylizacji, demontaż na części). Przy zużytym sprzęcie IT pamiętaj o usunięciu danych przed przekazaniem, opisanym przy protokole przekazania sprzętu. Złomowanie samochodu firmowego odbywa się w stacji demontażu, która wydaje własny dokument potwierdzający przyjęcie pojazdu.

Dokumenty niszczy się dopiero po upływie okresów przechowywania. Dla dokumentacji księgowej podstawą jest art. 74 ustawy o rachunkowości: księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej 5 lat, dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat, dowody księgowe dotyczące umów handlowych i roszczeń 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona, rozliczona lub przedawniona. Okresy liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Inne przepisy (podatkowe, kadrowe, branżowe) mogą wymagać dłuższego przechowywania, więc sprawdź każdą kategorię osobno.

Z drugiej strony działa RODO: dane osobowe przechowuje się nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Dokumenty z danymi klientów i pracowników, których nie trzeba już trzymać, należy więc zniszczyć, a protokół jest dowodem, że administrator to zrobił.

Co wpisać w protokole zniszczenia dokumentów:

• rodzaj dokumentów i lata, których dotyczą, z podstawą upływu okresu przechowywania,
• liczbę teczek, segregatorów albo masę,
• metodę: niszczarka z podaną klasą bezpieczeństwa (w praktyce według normy DIN 66399) albo firma niszcząca z zaświadczeniem,
• przy dokumentach z danymi osobowymi: informację, że zniszczenie uniemożliwia odtworzenie treści.

Firmy prywatne nie potrzebują zgody archiwum państwowego na zniszczenie własnej dokumentacji. Podmioty publiczne podlegają osobnym procedurom brakowania, których ten wzór nie obejmuje.

Po spłacie zobowiązania zabezpieczonego wekslem in blanco dłużnik zwykle żąda jego zwrotu albo zniszczenia. Jeżeli wierzyciel niszczy weksel, protokół zniszczenia weksla powinien wskazywać datę wystawienia, wystawcę, umowę, którą zabezpieczał, i deklarację wekslową, a podpisują go obie strony. Kopię zdjęcia weksla przed zniszczeniem dołącz do protokołu. Sam weksel wymaga podpisu własnoręcznego, ale protokół jego zniszczenia już nie, więc podpiszesz go online.

Protokół zniszczenia pieczątek sporządza się przy zmianie nazwy, adresu albo odejściu pracownika, który miał imienną pieczątkę. Wystarczy wykaz pieczątek z ich treścią i odciskiem na dokumencie przed zniszczeniem oraz podpisy komisji.

Protokół zniszczenia nie ma ustawowego wymogu formy pisemnej, więc zwykły podpis elektroniczny (SES) wystarcza, a art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS zakazuje odmowy skutku prawnego podpisowi tylko dlatego, że jest elektroniczny. Dla dowodu przydatne jest to, czego papier nie daje: znacznik czasu każdego podpisu i skrót SHA-256, który pokazuje, że nikt nie dopisał pozycji po podpisaniu.

1. Scal protokół, zdjęcia i kartę przekazania odpadów w jeden PDF (do 6 MB).
2. Dodaj członków komisji i kierownika zatwierdzającego jako sygnatariuszy, w kolejności: komisja, na końcu zatwierdzenie.
3. Włącz kod SMS, jeżeli zniszczenie dotyczy dużej wartości towaru albo weksla.
4. Po ostatnim podpisie PDF z Kartą Podpisów trafia do dokumentacji księgowej.

Uwaga praktyczna: członek komisji, który nie był obecny przy zniszczeniu, nie powinien potwierdzać, że je widział. Podpis online ułatwia zbieranie podpisów, ale nie zastępuje obecności przy czynności.