Umowa wolontariacka: wzór porozumienia wolontariackiego i podpis online

Ustawa jest krótka, więc elementy obowiązkowe łatwo wypisać:

• zakres, sposób i czas świadczeń (art. 44 ust. 1): konkretne zadania, okres, miejsce;
• postanowienie o możliwości rozwiązania porozumienia (art. 44 ust. 1);
• kwalifikacje, jeśli wymagają ich odrębne przepisy, np. przy pracy z dziećmi, opiece medycznej, prowadzeniu pojazdu (art. 43);
• informacja o ryzyku, BHP, koszty podróży i diet: to obowiązki korzystającego z art. 45 ust. 1, warto je zapisać, żeby było wiadomo, jak je spełniono;
• ubezpieczenie NNW: przy świadczeniach do 30 dni zapewnia je korzystający (art. 46 ust. 3). Przy dłuższym wolontariacie wolontariusz ma zaopatrzenie z tytułu wypadku na podstawie odrębnych przepisów (art. 46 ust. 2).

W sprawach nieuregulowanych do porozumienia stosuje się Kodeks cywilny (art. 44 ust. 5). Przy wolontariuszu niepełnoletnim organizacje zbierają dodatkowo zgodę rodzica albo opiekuna i podają jego dane w porozumieniu. Podobny obieg zgód opisujemy przy zgodzie rodzica na wycieczkę.

Forma pisemna w rozumieniu Kodeksu cywilnego to podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78 i 78(1) KC). Zwykły i zaawansowany podpis elektroniczny, w tym nasz, jej nie spełniają i tego nie obiecujemy. Art. 44 ust. 4 nie zastrzega rygoru nieważności, więc dłuższe porozumienie podpisane online nie jest z tego powodu nieważne, ale nie spełnia wymogu ustawy. Ostrożniej jest je wydrukować. Szczegóły różnic wyjaśniamy w poradniku forma elektroniczna a pisemna.

Porozumienie to tylko jeden z dokumentów. Organizacje zwykle zbierają też:

• wniosek o wolontariat (formularz zgłoszeniowy): dane kontaktowe, dostępność, doświadczenie, preferowane zadania;
• zgodę na wykorzystanie wizerunku ze zdjęć z wydarzeń, na osobnym dokumencie, np. według wzoru zgody na wykorzystanie wizerunku;
• zobowiązanie do poufności i, przy dostępie do danych podopiecznych, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych;
• potwierdzenie zapoznania z regulaminem wydarzenia i zasadami bezpieczeństwa.

Wszystkie te dokumenty nie wymagają formy pisemnej, więc możesz je zebrać online przed akcją, zamiast rozdawać kartki przy stanowisku rejestracji.

1. Uzupełnij wzór i zapisz go jako PDF. Przy wydarzeniu dla wielu wolontariuszy zostaw pola osobowe do wpisania przez organizację przed wysyłką.
2. Wgraj plik i dodaj sygnatariuszy: osobę reprezentującą organizację i wolontariusza. Przy reprezentacji łącznej zarządu dodaj dwie osoby.
3. Przy wydarzeniu dla wielu osób użyj masowej wysyłki: każdy wolontariusz dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.
4. Wolontariusz podpisuje na telefonie z linku w e-mailu, bez zakładania konta. Kto nie zdąży, dostaje automatyczne przypomnienie.
5. Po podpisaniu obie strony mają ten sam PDF z imieniem i nazwiskiem, e-mailem, adresem IP, znacznikami czasu i skrótem SHA-256 dokumentu.

• Wolontariusz w firmie komercyjnej. Pomoc przy sprzedaży czy obsłudze klientów spółki to praca, nie wolontariat. Przy kontroli inspekcja pracy może uznać ją za zatrudnienie bez umowy.
• Brak klauzuli o rozwiązaniu. To jedyny element, który ustawa wymienia wprost.
• „Kieszonkowe” za godzinę. Stała kwota za czas pracy wygląda jak wynagrodzenie. Zwracaj udokumentowane koszty.
• Brak NNW przy krótkiej akcji. Przy świadczeniach do 30 dni ubezpieczenie zapewnia organizacja.
• Kilkumiesięczny wolontariat na porozumieniu podpisanym kliknięciem. Ustawa mówi tu o piśmie.