Lista obecności: wzór do druku i podpis online

Nie. Dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wymienia § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r. : ewidencję czasu pracy, wnioski, dokumenty urlopowe i płacowe. Listy obecności tam nie ma. Kodeks pracy wymaga natomiast, żeby pracodawca wskazał, jak pracownicy potwierdzają przybycie i obecność w pracy:

• w regulaminie pracy (art. 104(1) § 1 pkt 9 KP), który musi wprowadzić pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, chyba że obowiązuje układ zbiorowy (art. 104 § 1(1) KP);
• w informacji o warunkach zatrudnienia, jeśli regulaminu pracy nie ma (art. 29 § 3 pkt 1 lit. m KP).

Sposobem potwierdzania może być lista obecności, karta magnetyczna, logowanie do systemu albo potwierdzenie mailem. Jeśli pracodawca wybrał listę, pracownik musi ją podpisywać, a uporczywe pomijanie tego obowiązku to naruszenie ustalonego porządku (art. 100 § 2 pkt 2 KP).

To dwa różne dokumenty. Ewidencję czasu pracy pracodawca prowadzi obowiązkowo, żeby prawidłowo ustalić wynagrodzenie (art. 149 § 1 KP). Według § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej zawiera ona m.in. liczbę przepracowanych godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nocne i nadliczbowe, dni wolne, zwolnienia oraz nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione.

Lista obecności z godzinami bywa materiałem źródłowym do tej ewidencji, ale jej nie zastępuje. Sama lista z podpisem „byłem” nie pokaże nadgodzin ani godzin nocnych. Dlatego wzór powyżej ma kolumny godzin i oznaczenia nieobecności, a na koniec miesiąca pracownik potwierdza całość jednym podpisem. Ewidencję pracodawca udostępnia pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 KP).

Zleceniobiorca nie jest pracownikiem, więc nie obowiązuje go kodeksowa ewidencja czasu pracy ani regulamin pracy. Obowiązuje za to potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia na potrzeby minimalnej stawki godzinowej. Do tego służy ewidencja godzin przy umowie zlecenia, a nie lista obecności.

Uwaga na listę obecności dla zleceniobiorców w stylu etatu: stałe godziny przyjścia, podpis codziennie o 8.00, zgoda przełożonego na wyjście. Zatrudnienie w warunkach podporządkowania, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1(1) KP). Lista obecności to jeden z pierwszych dokumentów, które inspektor pracy weźmie do ręki.

Tu lista obecności jest najbardziej potrzebna. Organizator szkolenia BHP prowadzi dokumentację szkolenia, w tym dzienniki zajęć (§ 5 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP), a pracodawca musi udowodnić, kto odbył szkolenie okresowe i kiedy. Lista podpisana na sali albo online w dniu szkolenia to prosty dowód. Samo odbycie instruktażu wstępnego potwierdza się jednak w karcie szkolenia wstępnego BHP, a nie na liście.

Listę obecności na spotkaniu warto zbierać także przy zebraniu, na którym przedstawiasz zmiany w regulaminie, przy szkoleniu z procedur RODO i przy spotkaniach z podwykonawcami na budowie. Przy spotkaniu zdalnym wpisz formę spotkania i poproś o podpis w trakcie albo tuż po nim, żeby znacznik czasu pokazywał dzień spotkania.

Uczciwie: podpiszmy nie jest systemem rejestracji czasu pracy ani czytnikiem kart. Nie zliczamy godzin i nie budujemy ewidencji. Służymy do tego, żeby listę albo zestawienie obecności podpisały właściwe osoby, z datą i godziną podpisu. Sprawdzają się trzy układy:

• Lista szkolenia do 15 osób. Wgrywasz jedną listę, dodajesz uczestników i prowadzącego jako sygnatariuszy. Każdy podpisuje z telefonu na sali, a Karta Podpisów pokazuje godzinę każdego podpisu.
• Większe szkolenie. Masową wysyłką wysyłasz jedno potwierdzenie uczestnictwa do wielu osób: każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.
• Miesięczne potwierdzenie obecności. Na koniec miesiąca wysyłasz pracownikowi jego listę z godzinami. Pracownik podpisuje albo odrzuca listę z uzasadnieniem, np. „dnia 14 wyszedłem o 18.00, nie o 16.00”, i poprawiasz dane przed naliczeniem wynagrodzenia. Przełożony podpisuje jako drugi.

Codzienne podpisywanie listy z linku jest możliwe, ale przy wielu osobach wygodniejszy jest system RCP, a podpiszmy zostaje do zatwierdzania miesięcznych zestawień.

• Podpisy z góry na cały miesiąc. Lista podpisana pierwszego dnia za 31 dni niczego nie dowodzi. Przy sporze o nieobecność pracodawca zostaje bez dowodu.
• Godziny przepisywane z rozkładu. „8.00 do 16.00” we wszystkich wierszach, mimo nadgodzin, to prosta droga do roszczeń o nadgodziny.
• Lista zamiast ewidencji. Pracodawca, który prowadzi tylko listę obecności, zwykle nie prowadzi ewidencji czasu pracy w zakresie wymaganym przez § 6 rozporządzenia.
• Brak informacji o sposobie potwierdzania obecności. Bez regulaminu i bez informacji z art. 29 § 3 trudno wymagać od pracownika podpisywania listy.