Informacja o warunkach zatrudnienia: wzór i przekazanie online

Lista z art. 29 § 3 pkt 1 KP jest minimalna („co najmniej”). Obejmuje trzynaście elementów, od norm i wymiaru czasu pracy po zasady wypłaty wynagrodzenia, gdy pracodawca nie ma regulaminu pracy. Po nowelizacji z 2023 r. doszły między innymi: zasady nadgodzin i ich rekompensaty, przechodzenie między zmianami, przemieszczanie się między miejscami pracy, prawo do szkoleń oraz zasady rozwiązania stosunku pracy z terminem odwołania do sądu. Stare wzory sprzed tej zmiany są niepełne.

Część elementów możesz przekazać, wskazując przepisy prawa pracy zamiast opisu (art. 29 § 3(1) KP). Dotyczy to punktów a do f, h do k oraz informacji z pkt 2. Nie da się w ten sposób zastąpić informacji o przemieszczaniu się między miejscami pracy (pkt g), o układzie zbiorowym (pkt l) ani o terminach wypłaty i porze nocnej (pkt m), bo są one specyficzne dla danego pracodawcy.

Niepełny etat (1/2, 1/4 etatu)

Informacja dla niepełnoetatowca podaje wymiar proporcjonalny do etatu, na przykład 4 godziny dziennie i 20 godzin tygodniowo przy połowie etatu, oraz urlop w proporcji. W punkcie o nadgodzinach wpisz liczbę godzin ponad wymiar ustaloną w umowie, po której przekroczeniu przysługuje dodatek (art. 151 § 5 KP).

Równoważny system czasu pracy

Norma pozostaje ta sama, ale dobowy wymiar może być przedłużony. Wpisz maksymalny dobowy wymiar, okres rozliczeniowy i sposób ustalania harmonogramu.

Zadaniowy system czasu pracy

Czas pracy wynika z powierzonych zadań, a nie z grafiku. Informacja powinna wskazać system, normę, według której ustalono zadania, i zasady odpoczynku. Nie wpisuj stałych godzin pracy, jeśli ich nie ma.

Pracownik delegowany za granicę

Przy wyjeździe na ponad 4 kolejne tygodnie pracodawca przekazuje dodatkową informację (państwo, czas trwania, waluta wynagrodzenia, świadczenia, warunki powrotu), także w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 29(1) § 2 KP).

Kodeks pracy nie wymaga dla informacji formy pisemnej, tylko postaci papierowej lub elektronicznej. Przy postaci elektronicznej art. 29 § 3(4) KP stawia dwa warunki:

• dostępność: pracownik musi móc informację wydrukować i przechowywać, więc PDF do pobrania spełnia ten warunek, a komunikat w aplikacji bez możliwości zapisu już niekoniecznie,
• dowód przekazania lub otrzymania: pracodawca musi go zachować, bo to on w razie kontroli inspekcji pracy wykazuje, że informacja dotarła.

Podpis zwykły (SES) w podpiszmy spełnia oba warunki: pracownik dostaje PDF, a Karta Podpisów zapisuje imię i nazwisko, e-mail, adres IP i znacznik czasu podpisu. Silna identyfikacja (kod SMS, weryfikacja tożsamości) nie jest tu wymagana. Przydaje się, gdy pracownik nie ma firmowej skrzynki i chcesz mieć pewność, kto potwierdził odbiór.

Rażące naruszenie obowiązku informacyjnego, w tym spóźnienie, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 281 § 1 pkt 2a KP).

Art. 29 § 3(3) KP: o zmianie warunków z listy pracodawca informuje niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika. Wyjątek: zmiana wynikająca ze zmiany przepisów, jeżeli w informacji wskazano te przepisy. To dodatkowy argument za odsyłaniem do przepisów tam, gdzie to dozwolone.

Nowa informacja jest potrzebna między innymi po porozumieniu zmieniającym albo przyjęciu przez pracownika warunków z wypowiedzenia zmieniającego, po zmianie systemu czasu pracy, wprowadzeniu regulaminu pracy czy objęciu pracownika układem zbiorowym. Odrębnie art. 29 § 3(2) KP każe w ciągu 7 dni poinformować o zmianie adresu siedziby pracodawcy.

Przy kolejnej umowie z tym samym pracownikiem bezpieczniej przekazać informację ponownie albo przynajmniej potwierdzić na piśmie, że warunki się nie zmieniły. Kilkanaście osób objętych tą samą zmianą obsłużysz masową wysyłką: każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.

1. Uzupełnij wzór i zapisz go jako PDF. Możesz scalić informację z regulaminem pracy i oświadczeniem o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego w jeden plik.
2. Wgraj plik, dodaj pracownika (imię, e-mail) i, jeśli trzeba, osobę po stronie pracodawcy, z kolejnością podpisywania.
3. Pracownik otwiera link, czyta dokument na komputerze albo telefonie i potwierdza odbiór podpisem.
4. Obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów. Włóż go do części B akt osobowych.

Przypomnienia e-mail pilnują terminu 7 dni. Jeżeli pracownik zgłosi uwagi, może odrzucić dokument z uzasadnieniem, zamiast go podpisywać.

• Wzór sprzed 2023 r. bez zasad rozwiązania umowy, szkoleń i nadgodzin.
• Liczenie 7 dni od podpisania umowy zamiast od dopuszczenia do pracy. Bezpieczniej przekazać informację pierwszego dnia.
• Mail bez potwierdzenia. Wysłanie to nie dowód otrzymania.
• Brak nowej informacji po zmianie etatu, systemu czasu pracy czy składników wynagrodzenia.
• Informacja w wewnętrznym systemie bez możliwości pobrania, co nie spełnia warunku wydrukowania i przechowywania.