Ocena ryzyka zawodowego: karta, wzór i potwierdzenie zapoznania

§ 39a ust. 3 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP wymaga, żeby dokument potwierdzający ocenę ryzyka uwzględniał w szczególności:

1. opis ocenianego stanowiska pracy, w tym stosowane maszyny, narzędzia i materiały, wykonywane zadania, występujące niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe czynniki środowiska pracy, stosowane środki ochrony zbiorowej i indywidualnej oraz osoby pracujące na tym stanowisku,
2. wyniki oceny ryzyka dla każdego czynnika środowiska pracy i niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko,
3. datę przeprowadzenia oceny oraz osoby, które jej dokonały.

Ust. 2 dodaje, że środki wprowadzone po ocenie mają zwiększać poziom bezpieczeństwa i być zintegrowane z działalnością firmy na wszystkich poziomach. Karta oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy to więc nie jednorazowy formularz do segregatora, tylko dokument, który zmienia się razem ze stanowiskiem.

Przepisy nie narzucają metody. Najczęściej stosuje się dwie:

• PN-N-18002, polska norma z ogólnymi wytycznymi do oceny ryzyka zawodowego. Ryzyko wynika z połączenia ciężkości możliwych szkód i prawdopodobieństwa ich wystąpienia i zapisuje się je w skali trzystopniowej (małe, średnie, duże) albo pięciostopniowej. Dla czynników mierzalnych, jak hałas czy substancje chemiczne, ryzyko określa się przez porównanie wyników pomiarów z najwyższymi dopuszczalnymi wartościami.
• Risk Score (metoda Fine'a i Kinneya), w której ryzyko to iloczyn trzech parametrów: możliwych skutków, częstości narażenia i prawdopodobieństwa zdarzenia. Daje większą rozdzielczość i dobrze sprawdza się przy stanowiskach z wieloma zagrożeniami, na przykład przy maszynach.

Dla prostego stanowiska biurowego zwykle wystarcza PN-N-18002 w skali trzystopniowej. Ważniejsze od wyboru metody jest to, żeby ocena była prawdziwa dla danego miejsca i żeby pracownicy ją znali.

Pracownik biurowy. Typowe zagrożenia to obciążenie wzroku i układu mięśniowo-szkieletowego przy pracy z monitorem, porażenie prądem, upadki, stres. Ryzyko jest zwykle małe lub średnie, a środki dotyczą ergonomii, przerw i porządku. Pełny przykład jest we wzorze powyżej.

Kierowca samochodu dostawczego lub ciężarowego. Karta wygląda inaczej. Najpoważniejsze zagrożenia to wypadek drogowy, praca w zmęczeniu i w nocy, ręczne prace transportowe przy załadunku, upadek z wysokości przy wchodzeniu na naczepę, spaliny, drgania i praca w zmiennych warunkach atmosferycznych. Ryzyko wypadku drogowego zwykle ocenia się jako średnie lub duże, a środki obejmują planowanie tras i odpoczynków, przeglądy pojazdu, szkolenia z mocowania ładunku i środki ochrony indywidualnej przy załadunku. Dokumenty przewozowe kierowców opisujemy na stronie zlecenie transportowe wzór.

Nawet w jednej firmie każde stanowisko (sprzedawca, magazynier, mechanik) potrzebuje własnej karty. Nie wolno kopiować karty biurowej na stanowiska fizyczne.

Kodeks pracy nie określa formy, w jakiej pracownik potwierdza poinformowanie o ryzyku. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 3) wymienia jednak potwierdzenie poinformowania pracownika o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony (art. 226 pkt 2 KP) wśród dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych. Pracodawca musi więc mieć dowód, że konkretny pracownik dostał konkretną wersję oceny.

Dokumentację pracowniczą można prowadzić w postaci elektronicznej. Oświadczenie podpisane podpisem elektronicznym z imieniem, adresem e-mail, znacznikiem czasu i skrótem dokumentu jest dobrym dowodem poinformowania. Karta Podpisów pokazuje, kto, kiedy i jaką wersję karty podpisał.

Tak to wygląda w podpiszmy:

1. Przygotuj PDF z kartą oceny ryzyka i oświadczeniem na końcu.
2. Użyj masowej wysyłki: jeden plik trafia do wszystkich pracowników na danym stanowisku, a każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.
3. Pracownicy podpisują na telefonie lub komputerze, bez zakładania konta. Kto ma pytania, może odrzucić dokument z komentarzem, który trafia do Ciebie.
4. Automatyczne przypomnienia docierają do osób, które jeszcze nie podpisały. Podpisane pliki dołączasz do e-akt w części B.

Umowę o pracę samą w sobie prawo traktuje inaczej, co opisujemy na stronie umowa o pracę a podpis elektroniczny.

Ocenę aktualizuje się przy każdej zmianie, która wpływa na zagrożenia: nowe maszyny, nowe substancje, zmiana organizacji pracy, przeniesienie biura, wypadek przy pracy albo nowe wyniki pomiarów czynników szkodliwych. Po aktualizacji pracownicy muszą znów zostać poinformowani, więc przydaje się ponowna masowa wysyłka.

• Jedna karta dla całej firmy. Ocena ma dotyczyć stanowiska, nie przedsiębiorstwa.
• Kopiowanie gotowego przykładu z internetu. Kontrola szybko zauważy zagrożenia, których na stanowisku nie ma, i brak tych, które są.
• Brak potwierdzenia od nowych pracowników. Informacja o ryzyku ma poprzedzać pracę, najlepiej razem ze szkoleniem wstępnym BHP.
• Podpis pod starą wersją. Po aktualizacji oświadczenie powinno wskazywać datę nowej oceny.