Aneks do umowy o pracę: wzór i podpis elektroniczny

Tak, ale tylko jednym rodzajem podpisu. Art. 29 § 4 KP stanowi: „Zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej”. Przez art. 300 KP formę pisemną wyznacza Kodeks cywilny: własnoręczny podpis albo jego elektroniczny odpowiednik, czyli kwalifikowany podpis elektroniczny.

Nie oferujemy podpisu kwalifikowanego i nie twierdzimy, że nasz podpis zastępuje formę pisemną aneksu. Uczciwy podział jest taki: aneks podpisujesz odręcznie albo kwalifikowanie, a przez podpiszmy obsługujesz akceptację projektu, informacje o zmianie warunków i dokumenty, dla których prawo przewiduje postać elektroniczną. Szczegóły o samej umowie znajdziesz na stronie umowa o pracę a podpis elektroniczny.

Podwyżka

Zmiana korzystna dla pracownika, więc wystarczy aneks z nową kwotą i datą. Podwyżkę można wprowadzić z datą wsteczną, na przykład od pierwszego dnia miesiąca.

Zmiana etatu

Zwiększenie albo zmniejszenie wymiaru czasu pracy. Przy niepełnym etacie dopisz liczbę godzin ponad wymiar, po której przysługuje dodatek za nadgodziny, bo art. 151 § 5 KP każe ją ustalić w umowie.

Zmiana stanowiska

Nowe stanowisko i zakres obowiązków. Jeżeli zmiana jest niekorzystna, a pracownik się nie zgadza, aneksu nie będzie; zostaje wypowiedzenie zmieniające.

Przedłużenie umowy na czas określony i zmiana na czas nieokreślony

Art. 25(1) § 2 KP: uzgodnienie w trakcie umowy terminowej dłuższego okresu jej trwania uważa się za zawarcie nowej umowy na czas określony. Aneks przedłużający zużywa więc jedną z trzech dopuszczalnych umów i wlicza się do limitu 33 miesięcy. Aneks zmieniający umowę na czas nieokreślony tego problemu nie ma.

Premia uznaniowa i nadgodziny

Premia uznaniowa, której przyznanie zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy, nie musi być wpisana do umowy. Jeżeli jednak aneks wprowadza premię z określonymi warunkami, staje się ona składnikiem wynagrodzenia i pracownik może jej dochodzić. Zasady pracy w godzinach nadliczbowych wynikają głównie z przepisów i regulaminu, więc aneks jest potrzebny zwykle tylko przy niepełnym etacie.

Zmiana adresu siedziby pracodawcy nie zmienia warunków umowy, tylko dane jednej ze stron. Art. 29 § 3(2) KP każe poinformować pracownika o nowym adresie w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni od zmiany. Podobnie zmiana nazwy firmy albo formy prawnej bez zmiany pracodawcy nie wymaga aneksu, wystarczy poinformować pracownika.

Aneks jest za to konieczny, gdy wraz z przeprowadzką zmienia się miejsce wykonywania pracy wpisane w umowie. To już warunek pracy z art. 29 § 1 KP.

Informację o zmianie adresu czy o zmianie warunków zatrudnienia wymienionych w art. 29 § 3 KP (normy czasu pracy, przerwy, urlop, zasady nadgodzin) możesz wysłać w podpiszmy. Pracownik otwiera ją z linku, a Karta Podpisów jest dowodem przekazania, którego wymaga art. 29 § 3(4) KP. Wzór takiej informacji opisujemy na stronie informacja o warunkach zatrudnienia.

Pracownik nie ma obowiązku podpisać aneksu. Odmowa nie jest naruszeniem obowiązków i nie może być przyczyną kary porządkowej. Skutki niepodpisania aneksu zależą od tego, co pracodawca zrobi dalej:

• zmiana korzystna (podwyżka): brak podpisu jest rzadki, a przyjęcie wyższego wynagrodzenia bez zastrzeżeń zwykle traktuje się jako dorozumianą zgodę, choć aneks i tak warto podpisać,
• zmiana niekorzystna: bez podpisu obowiązują stare warunki; pracodawca może wręczyć wypowiedzenie zmieniające, po którym pracownik przyjmuje nowe warunki albo umowa się rozwiązuje,
• brak aneksu mimo faktycznej zmiany: jeżeli pracownik od miesięcy pracuje na nowych warunkach, sąd może uznać, że zgodził się na nie w sposób dorozumiany, ale to spór, którego aneks pozwala uniknąć.

Czas na podpisanie aneksu nie jest określony w przepisach. Pracodawca może wyznaczyć rozsądny termin i potraktować jego upływ jako brak zgody. W podpiszmy pracownik może odrzucić dokument z uzasadnieniem, a pracodawca dostaje jego odpowiedź.

1. Wgraj projekt aneksu jako PDF (do 6 MB) i dodaj pracownika. Przy aneksie dla wielu osób naraz, na przykład po zmianie regulaminu wynagradzania, użyj masowej wysyłki: każdy dostaje własny egzemplarz.
2. Pracownik akceptuje treść w przeglądarce albo odrzuca ją z komentarzem. Przy pracy zdalnej włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości.
3. Zaakceptowaną wersję podpiszcie odręcznie albo kwalifikowanie, żeby spełnić art. 29 § 4 KP.
4. Wyślij pracownikowi informację o zmianie warunków zatrudnienia i zachowaj Kartę Podpisów w aktach osobowych.

Jeżeli zmieniasz umowę cywilną, a nie umowę o pracę, sytuacja jest prostsza: aneks do umowy zlecenia czy B2B podpiszesz w całości online, o czym piszemy na stronie aneks do umowy online.