Wypowiedzenie zmieniające: wzór, terminy i odmowa przyjęcia

Zmiana umowy o pracę może nastąpić na dwa sposoby. Porozumienie zmieniające jest dwustronne: pracownik zgadza się na nowe warunki, zmiana wchodzi w życie w uzgodnionym dniu, nawet następnego dnia. Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronne: pracodawca nie potrzebuje zgody, ale musi zachować okres wypowiedzenia i wszystkie wymogi formalne.

Wypowiedzenie zmieniające stosuje się wtedy, gdy nowe warunki są dla pracownika mniej korzystne i nie ma na nie zgody: obniżenie wynagrodzenia, przeniesienie na inne stanowisko, zmniejszenie etatu, zmiana miejsca pracy. Zmiana korzystna dla pracownika (podwyżka, awans bez innych zmian) nie wymaga wypowiedzenia, wystarczy aneks do umowy o pracę.

Jest też wyjątek od obu trybów. Art. 42 § 4 KP pozwala powierzyć pracownikowi inną pracę bez wypowiedzenia na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, gdy uzasadniają to potrzeby pracodawcy, praca odpowiada kwalifikacjom pracownika i nie powoduje obniżenia wynagrodzenia. Przy dłuższym albo gorzej płatnym przesunięciu trzeba wrócić do porozumienia albo wypowiedzenia.

Art. 42 § 2 KP wprost mówi o propozycji nowych warunków złożonej „na piśmie”, a przez odesłanie z art. 42 § 1 KP stosuje się też art. 30 § 3 KP, według którego oświadczenie o wypowiedzeniu „powinno nastąpić na piśmie”. Kodeks pracy nie definiuje formy pisemnej, więc przez art. 300 KP sięga się do Kodeksu cywilnego: pismo to podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Ryzyko jest tu większe niż przy zwykłym wypowiedzeniu. Skoro przepis uznaje wypowiedzenie za dokonane dopiero wtedy, gdy nowe warunki zaproponowano na piśmie, propozycja przesłana mailem może zostać uznana za nieskuteczną w ogóle, a nie tylko wadliwą. Nie oferujemy podpisu kwalifikowanego i nie obiecujemy, że nasz podpis tu wystarczy. Samo wypowiedzenie przekaż więc odręcznie albo z podpisem kwalifikowanym, a online obsłuż resztę obiegu, o czym niżej. Szerzej o granicach poszczególnych podpisów piszemy na stronie moc prawna.

Okres wypowiedzenia warunków jest taki sam jak przy wypowiedzeniu całej umowy: przy umowie na czas nieokreślony i określony 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące, zależnie od stażu u pracodawcy (art. 36 § 1 KP). Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a w miesiącach ostatniego dnia miesiąca.

Na odmowę pracownik ma czas do upływu połowy tego okresu (art. 42 § 3 KP). Przy trzymiesięcznym okresie to półtora miesiąca, przy dwutygodniowym tydzień. Konkretną datę warto wpisać w pouczeniu wprost, żeby nie było sporu o sposób liczenia. Jeżeli pismo nie zawiera pouczenia, pracownik może odmówić aż do końca okresu wypowiedzenia.

Obowiązują też ochrony z przepisów o wypowiedzeniu: konsultacja ze związkiem zawodowym reprezentującym pracownika (zawiadomienie ma postać papierową lub elektroniczną, art. 38 § 1 KP), zakaz wypowiedzenia w czasie urlopu czy usprawiedliwionej nieobecności oraz szczególna ochrona pracownic w ciąży i osób w wieku przedemerytalnym. Tym ostatnim art. 43 KP pozwala wypowiedzieć warunki tylko w określonych sytuacjach, na przykład przy nowych zasadach wynagradzania dla ogółu pracowników.

Pracownik nie musi uzasadniać odmowy. Przepis nie przewiduje dla niej szczególnej formy, ale dla dowodu daty najlepiej złożyć ją jako podpisany dokument. Wystarczy krótkie oświadczenie:

„[miejscowość], [data]. Oświadczam, że nie przyjmuję warunków pracy i płacy zaproponowanych w piśmie z dnia [data] wypowiadającym dotychczasowe warunki mojej umowy o pracę. [imię i nazwisko, podpis]”.

To oświadczenie pracownik może podpisać online w podpiszmy: jego forma nie jest zastrzeżona, a Karta Podpisów zapisuje dokładny czas podpisu, co przy terminie połowy okresu wypowiedzenia ma kluczowe znaczenie.

Nie przyjęcie warunków wypowiedzenia zmieniającego a świadectwo pracy

Odmowa powoduje rozwiązanie umowy z upływem okresu wypowiedzenia (art. 42 § 3 KP). W orzecznictwie przyjmuje się, że jest to rozwiązanie za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, i tak wpisuje się je w świadectwie pracy. Ma to znaczenie dla odprawy przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników i dla zasiłku dla bezrobotnych. Pracownik, który przyjął warunki, może nadal odwołać się do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia pisma (art. 264 § 1 KP), a sąd może orzec o bezskuteczności wypowiedzenia albo odszkodowaniu (art. 45 § 1 KP).

Wypowiedzenie warunków zostaje na papierze albo z podpisem kwalifikowanym. Wokół niego powstają jednak dokumenty, dla których przepisy nie zastrzegają formy pisemnej, a które trzeba udokumentować co do dnia:

• oświadczenie pracownika o przyjęciu albo odmowie przyjęcia nowych warunków, podpisane z telefonu, z dokładnym znacznikiem czasu,
• nowa informacja o warunkach zatrudnienia, bo o zmianie warunków pracodawca informuje w postaci papierowej lub elektronicznej najpóźniej w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie (art. 29 § 3(3) KP),
• zakres obowiązków na nowym stanowisku i potwierdzenie zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego,
• protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu przy zmianie stanowiska.

W podpiszmy wgrywasz PDF, dodajesz pracownika (i ewentualnie kadrową jako drugą osobę, z kolejnością podpisywania), a przy pracy zdalnej włączasz kod SMS albo weryfikację tożsamości. Po podpisie obie strony dostają plik z Kartą Podpisów: imię i nazwisko, e-mail, IP, znaczniki czasu i skrót SHA-256 dokumentu.

• Propozycja wysłana mailem. Ryzyko, że wypowiedzenie w ogóle nie zostało dokonane, a pracownik pracuje dalej na starych warunkach.
• Ogólnikowa przyczyna. „Reorganizacja” bez wskazania, co się zmienia i dlaczego dotyczy tego pracownika, to częsty powód przegranej w sądzie.
• Brak pouczenia o połowie okresu. Pracownik zyskuje czas na odmowę do końca okresu wypowiedzenia.
• Zmiana wprowadzona od razu. Nowe warunki obowiązują dopiero po upływie okresu wypowiedzenia; wcześniej tylko za porozumieniem.