Karta szkolenia wstępnego BHP: wzór i potwierdzenie instruktażu online

Szkolenie wstępne BHP ma dwie części (§ 8 rozporządzenia):

• Instruktaż ogólny odbywają przed dopuszczeniem do pracy nowo zatrudnieni pracownicy, studenci na praktyce i uczniowie na praktycznej nauce zawodu (§ 10 ust. 1). Prowadzi go pracownik służby BHP, osoba wykonująca jej zadania, pracodawca, który sam je wykonuje, albo wyznaczony pracownik z aktualnym zaświadczeniem o szkoleniu BHP (§ 10 ust. 2). Obejmuje podstawowe przepisy BHP, zasady obowiązujące w zakładzie i pierwszą pomoc (§ 9 ust. 1).
• Instruktaż stanowiskowy przechodzi pracownik zatrudniany na stanowisku robotniczym albo innym z narażeniem na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne, pracownik przenoszony na takie stanowisko oraz uczniowie i studenci na praktykach (§ 11 ust. 1). Prowadzi go osoba kierująca pracownikami przeszkolona w metodach instruktażu albo pracodawca (§ 11 ust. 5). Kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności, który jest podstawą dopuszczenia do pracy (§ 11 ust. 6).

Instruktaż to forma szkolenia trwająca nie krócej niż 2 godziny lekcyjne (§ 1a pkt 1). Pracownik biurowy bez czynników szkodliwych zwykle przechodzi tylko instruktaż ogólny. Szkolenia przed dopuszczeniem do pracy nie trzeba powtarzać, gdy pracownik zaczyna pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed kolejną umową (art. 237(3) § 2 KP).

Rozporządzenie zmieniające z 24 listopada 2025 r. nadało nowe brzmienie § 12 rozporządzenia o szkoleniu BHP. Obecnie:

1. odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego oraz przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego i dopuszczenie do pracy pracownik i kierownik komórki organizacyjnej potwierdzają w postaci papierowej lub elektronicznej (ust. 1);
2. potwierdzenie papierowe składa się na piśmie w karcie szkolenia wstępnego (ust. 1a);
3. przy potwierdzeniu elektronicznym pracodawca wpisuje odpowiednią adnotację w karcie, w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika (ust. 1b), i dołącza do karty dokument elektroniczny z potwierdzeniem albo jego odwzorowanie (ust. 1c);
4. karta wraz z dołączonymi dokumentami jest przechowywana w aktach osobowych pracownika (ust. 3).

Przepis nie wskazuje rodzaju podpisu elektronicznego i nie wymaga podpisu kwalifikowanego. Liczy się to, żeby dokument potwierdzenia jednoznacznie wskazywał osobę, datę i to, co potwierdziła. Plik PDF z podpisem pracownika i Kartą Podpisów (imię i nazwisko, e-mail, adres IP, znaczniki czasu, skrót SHA-256) spełnia tę rolę. Pamiętaj, że zmiana dotyczy dokumentowania. Instruktaż stanowiskowy nadal odbywa się na stanowisku pracy, a sprawdzian wiedzy i umiejętności przeprowadza osoba prowadząca instruktaż.

Po szkoleniu wstępnym przychodzi szkolenie okresowe (§ 15 rozporządzenia):

• stanowiska robotnicze: w formie instruktażu nie rzadziej niż raz na 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych nie rzadziej niż raz w roku;
• pracodawcy i osoby kierujące pracownikami, pracownicy inżynieryjno-techniczni, służba BHP: nie rzadziej niż raz na 5 lat;
• stanowiska administracyjno-biurowe: nie rzadziej niż raz na 6 lat.

Pierwsze szkolenie okresowe osób kierujących pracownikami przeprowadza się w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy, a pozostałych w ciągu 12 miesięcy. Pracownicy administracyjno-biurowi nie muszą przechodzić szkolenia okresowego, gdy przeważająca działalność pracodawcy ma kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, chyba że ocena ryzyka wskazuje inaczej (art. 237(3) § 2(2) KP).

Szkolenie okresowe kończy się egzaminem, a jego potwierdzeniem jest zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia według załącznika nr 3; odpis zaświadczenia trafia do akt osobowych uczestnika (§ 16). Obecność na szkoleniu warto udokumentować podpisaną listą obecności.

Instruktaż ogólny i stanowiskowy zwykle dzielą dni albo tygodnie, dlatego najlepiej przygotować dwa krótkie dokumenty potwierdzenia i dołączyć je do karty:

1. Potwierdzenie instruktażu ogólnego. PDF z danymi pracownika, datą, nazwiskiem prowadzącego i objaśnieniem, że podpis potwierdza odbycie instruktażu i zapoznanie z przepisami BHP. Sygnatariusz: pracownik, najlepiej jeszcze w dniu instruktażu.
2. Potwierdzenie instruktażu stanowiskowego i dopuszczenia do pracy. Sygnatariusze w kolejności: pracownik, a po nim kierownik komórki organizacyjnej, który potwierdza dopuszczenie po sprawdzianie.

Przy pracownikach zdalnych i nowych osobach, których jeszcze nie znasz, włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości (zdjęcie dowodu i twarzy). Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego. Po podpisaniu wpisz w karcie adnotację z § 12 ust. 1b i zapisz oba PDF w aktach osobowych. Przy dużej rekrutacji potwierdzenie instruktażu ogólnego możesz wysłać masowo: każdy nowy pracownik dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.

• Dopuszczenie do pracy przed instruktażem. Art. 237(3) § 2 KP wymaga szkolenia przed dopuszczeniem do pracy. Karta podpisana z datą późniejszą niż pierwszy dzień pracy to dowód przeciwko pracodawcy.
• Potwierdzenie elektroniczne bez adnotacji w karcie. Sam mail „zapoznałem się” w skrzynce kierownika nie spełnia § 12 ust. 1b i 1c: potrzebna jest karta z adnotacją i dołączony dokument.
• Jeden podpis pod ogólnym i stanowiskowym naraz. To dwa różne instruktaże z różnymi datami i prowadzącymi.
• Brak drugiego instruktażu stanowiskowego po przeniesieniu pracownika albo zmianie maszyn na stanowisku (§ 11 ust. 3).
• Karta bez powiązania z oceną ryzyka. Instruktaż stanowiskowy ma zapoznać z ryzykiem zawodowym (§ 9 ust. 2), więc warto zebrać podpis także pod informacją o ryzyku zawodowym.