E-teczka pracownicza: elektroniczne akta osobowe i podpisywanie dokumentów

• Postać akt. Pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a KP), a obie postacie są równoważne (art. 94(11) KP).
• Okres przechowywania. Przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres (art. 94 pkt 9b KP). Dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
• Budowa akt. Akta osobowe mają pięć części (§ 3 rozporządzenia): A (dokumenty z rekrutacji, skierowania i orzeczenia z badań wstępnych), B (nawiązanie i przebieg zatrudnienia), C (rozwiązanie stosunku pracy), D (kary porządkowe), E (kontrola trzeźwości). Dokumenty w każdej części przechowuje się chronologicznie, numeruje i prowadzi ich wykaz (§ 4).
• Zmiana postaci. Pracodawca może zmienić postać akt z papierowej na elektroniczną (art. 94(8) KP), ale musi poinformować pracowników o zmianie i możliwości odbioru poprzedniej postaci w ciągu 30 dni (art. 94(9) KP).

Dokumentacja w postaci elektronicznej musi być prowadzona w systemie teleinformatycznym, który zapewnia (§ 9 rozporządzenia): zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem; integralność treści i metadanych; stały dostęp dla osób upoważnionych; identyfikację osób z dostępem i rejestrowanie ich zmian; odnajdywanie dokumentów po metadanych; wydawanie i eksport dokumentacji; wydruk. Przy przekazaniu akt do innego systemu każdy dokument zapisuje się w osobnym pliku z metadanymi w pliku XML (§ 13).

To zadania programu kadrowego, modułu e-akt w systemie płacowym albo systemu obiegu dokumentów. podpiszmy ich nie realizuje: nie układa akt w części A do E, nie prowadzi wykazów, nie liczy okresów przechowywania i nie eksportuje metadanych w formacie z § 13. Nasza rola kończy się na podpisanym pliku PDF, który pobierasz i umieszczasz w swoim systemie. Jeśli Twój program kadrowy ma API, w planie Team możesz przesyłać podpisane dokumenty automatycznie przez nasze API i webhooki, zamiast pobierać je ręcznie.

Tu leży główna oszczędność. Jeśli do elektronicznych akt ma trafić dokument papierowy, pracodawca lub osoba upoważniona sporządza jego odwzorowanie cyfrowe (skan) i opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy (§ 11 ust. 1 rozporządzenia, art. 94(8) § 2 KP). Skan ma mieć jakość pozwalającą zapoznać się z treścią bez sięgania do oryginału (§ 12 ust. 2). Podpisu kwalifikowanego ani pieczęci kwalifikowanej nie oferujemy, więc do tego kroku potrzebujesz certyfikatu od kwalifikowanego dostawcy.

Dokument, który od początku powstał i został podpisany elektronicznie, nie jest dokumentem papierowym i nie wymaga skanowania. PDF z podpisem pracownika i Kartą Podpisów trafia do e-teczki w postaci, w jakiej go podpisano. Im więcej dokumentów kadrowych podpisujesz online, tym mniej skanów z podpisem kwalifikowanym musisz robić.

Szczegóły poszczególnych dokumentów opisujemy na stronach: informacja o warunkach zatrudnienia, karta szkolenia wstępnego BHP, zakres obowiązków pracownika, skierowanie na badania lekarskie oraz umowa o pracę a podpis elektroniczny.

1. Wgraj PDF dokumentu kadrowego (do 6 MB) albo użyj zapisanego szablonu.
2. Dodaj pracownika i, jeśli trzeba, przełożonego lub osobę reprezentującą pracodawcę. Ustaw kolejność podpisywania.
3. Przy pracownikach zdalnych włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości ze zdjęciem dowodu i twarzy. Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego.
4. Po podpisach pobierz PDF z Kartą Podpisów (imię i nazwisko, e-mail, adres IP, znaczniki czasu, skrót SHA-256) i zapisz go w e-teczce w odpowiedniej części akt, np. z nazwą pliku zaczynającą się od oznaczenia części.

Poprawność podpisu i integralność pliku sprawdzisz w walidatorze. O archiwizacji plików podpisanych elektronicznie piszemy w poradniku jak archiwizować dokumenty podpisane elektronicznie.

• Folder na wspólnym dysku jako e-teczka. Brak rejestru zmian i kontroli dostępu nie spełnia § 9 rozporządzenia.
• Skan bez podpisu kwalifikowanego. Zeskanowana umowa o pracę bez kwalifikowanego podpisu lub pieczęci pracodawcy nie jest prawidłowym odwzorowaniem w e-aktach.
• Zmiana postaci akt bez informacji dla pracowników. Art. 94(9) KP wymaga poinformowania o zmianie i możliwości odbioru papieru.
• Umowa o pracę podpisana kliknięciem. Forma pisemna wymaga podpisu odręcznego albo kwalifikowanego, niezależnie od postaci akt.
• Kopia akt wydana po terminie. Na wniosek pracownika kopię wydaje się nie później niż w ciągu 30 dni.