Regulamin antymobbingowy 2026 z oświadczeniem o zapoznaniu i podpisem pracowników online

Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy Kodeks postępowania cywilnego została ogłoszona 4 sierpnia 2026 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 1046) i wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od ogłoszenia. Dla działu kadr najważniejsze są cztery zmiany.

• Obowiązek ustalenia zasad. Nowy art. 94(3a) § 1 KP brzmi: „Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustala reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie, jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy”.
• Nowa definicja mobbingu. Art. 94(3) § 2 KP: „Mobbing oznacza zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika”. Znikają przesłanki długotrwałości i rozstroju zdrowia, a uporczywość to nękanie „powtarzalne, nawracające lub stałe”.
• Systematyczne przeciwdziałanie. Art. 94(3) § 1 KP zobowiązuje pracodawcę do działań prewencyjnych, wykrywania mobbingu, reagowania, działań naprawczych i wsparcia osób dotkniętych mobbingiem. Regulamin w szufladzie tego nie spełnia.
• Wyższe roszczenia. Zadośćuczynienie za mobbing wynosi co najmniej sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia (art. 94(3) § 11 KP), czyli 28 836 zł przy płacy minimalnej z 2026 r.

Art. 94(3a) § 6 KP odsyła do art. 104(3) KP. To oznacza, że regulamin antymobbingowy „wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy”, a „pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy”.

Art. 4 ustawy daje dwie drogi: w terminie 6 miesięcy od wejścia w życie pracodawcy „dostosują regulamin pracy do wymagań określonych w niniejszej ustawie albo wydadzą regulamin, o którym mowa w art. 94(3a) § 1”. Nowy pkt 10 w art. 104(1) § 1 KP dopisuje do obowiązkowej treści regulaminu pracy reguły i procedury przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji i naruszaniu godności, chyba że wydano osobny regulamin.

• Osobny regulamin antymobbingowy wybierają zwykle firmy od 10 do 49 osób, które nie mają regulaminu pracy, oraz firmy, które chcą zmieniać procedurę bez ruszania całego regulaminu pracy.
• Zmiana regulaminu pracy pasuje do firm, które i tak go mają i właśnie go aktualizują. Wtedy zbierasz potwierdzenia zapoznania z nową wersją regulaminu pracy.
• W obu przypadkach obowiązuje uzgodnienie ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników, 2 tygodnie od podania do wiadomości i zapoznanie każdego pracownika przed dopuszczeniem do pracy.

Dla obiegu podpisów różnica jest niewielka: w obu wariantach wysyłasz jeden plik do całej załogi i zbierasz po jednym oświadczeniu od osoby. Jeżeli potwierdzasz zapoznanie z całym regulaminem pracy, wykorzystaj wzór oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem pracy.

• Projekt. Regulamin określa reguły, procedury i częstotliwość działań, czyli na przykład kto przyjmuje zgłoszenia, jak działa komisja, w jakim terminie kończy się postępowanie wyjaśniające, jak często odbywają się szkolenia i jakie wsparcie dostaje osoba pokrzywdzona.
• Uzgodnienie. Z zakładową organizacją związkową, a gdy jej nie ma, z przedstawicielami pracowników. Po 30 dniach bez porozumienia pracodawca ustala treść sam (art. 94(3a) § 4 i 5 KP).
• Podanie do wiadomości. W sposób przyjęty u pracodawcy. Wysyłka do podpisu z linku na adres e-mail jest takim sposobem i od razu daje datę doręczenia każdej osobie.
• Wejście w życie. Po 2 tygodniach od podania do wiadomości.
• Nowi pracownicy. Oświadczenie trafia do pakietu dokumentów wejściowych razem z informacją o warunkach zatrudnienia i potwierdzeniem szkolenia BHP.

Licząc od uzgodnienia, cały proces zamyka się w 6 do 7 tygodniach, z czego zbieranie podpisów przy papierze bywa najdłuższym etapem. Termin z art. 4 ustawy upływa w maju 2027 r., ale zgłoszenia mobbingu mogą przyjść już w listopadzie 2026 r., a procedura, której nikt nie zna, nie chroni pracodawcy w sądzie.

Kodeks pracy nakłada obowiązek zapoznania na pracodawcę i nie przewiduje konkretnego formularza. W sporze o mobbing to jednak pracodawca będzie wykazywał, że systematycznie przeciwdziałał nękaniu, a pierwszym dowodem jest to, że pracownicy znali procedurę zgłaszania. Dlatego oświadczenie z datą i podpisem, dołączone do części B akt osobowych, jest standardem praktyki kadrowej.

Forma pisemna nie jest tu wymagana, więc oświadczenie może być podpisane elektronicznie. W podpiszmy pracownik otwiera link z e-maila, przewija regulamin i podpisuje, a Karta Podpisów zapisuje datę, godzinę, adres IP i skrót pliku. Jeżeli chcesz mocniejszej identyfikacji, włączasz kod SMS przed podpisem, który daje poziom podpisu zaawansowanego.

Odmowa podpisu nie zwalnia pracodawcy z obowiązku, ale musi zostać udokumentowana. W panelu widzisz osoby, które nie podpisały mimo dwóch automatycznych przypomnień, i możesz z nimi porozmawiać osobiście, zamiast szukać brakujących kartek w segregatorze.

• Jeden PDF. Regulamin i oświadczenie w jednym pliku do 6 MB. Treść jest jedna dla wszystkich, więc nie przygotowujesz osobnych plików.
• Kontakty z importem CSV. Listę pracowników z adresami e-mail wgrywasz raz, z arkusza albo eksportu z programu kadrowego, i wybierasz ją przy wysyłce.
• Masowa wysyłka. Do 200 osób w jednej wysyłce, każda dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów, więc oświadczenia nie mieszają się między pracownikami.
• Przypomnienia. Co 3 dni, najwyżej dwa razy, dla osób, które nie podpisały.
• Eksport. Podpisane pliki pobierasz do e-teczki pracowniczej albo segregatora, a raport statusów w XLSX pokazuje, kto podpisał i kiedy.
• API. Jeżeli program kadrowy umie wysłać plik przez API, nowi pracownicy dostają regulamin automatycznie w dniu zatrudnienia.

Plan Business kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 1 188 zł netto rocznie, bez limitu dokumentów w ramach uczciwego użytkowania. Zespół kadr z kilkoma osobami wybiera plan Team za 399 zł netto miesięcznie z 5 miejscami. Pełne zestawienie jest na stronie cena podpisu elektronicznego.

• Treści regulaminu. Nie piszemy regulaminów i nie doradzamy prawnie. Projekt przygotowuje dział kadr, prawnik albo doradca, a my obsługujemy obieg podpisów.
• Postępowań wyjaśniających. Zgłoszenia mobbingu i prace komisji prowadzisz według regulaminu, poza podpiszmy. Protokół komisji możesz jednak podpisać u nas przez wszystkich członków.
• Pracowników bez e-maila. Osoby bez adresu e-mail albo telefonu podpiszą oświadczenie na papierze. Zwykle to kilka procent załogi na produkcji albo w magazynie.
• Szkoleń. Art. 94(3) § 1 KP mówi o działaniach prewencyjnych. Samo oświadczenie nie zastąpi szkolenia, ale potwierdzenie udziału w szkoleniu antymobbingowym zbierzesz tak samo jak kartę szkolenia BHP.