Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy: wzór i podpis online

• Kto musi mieć regulamin. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że sprawy porządkowe reguluje układ zbiorowy (art. 104 § 1(1) KP). Przy 20 do 49 pracownikach regulamin jest obowiązkowy na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 104 § 3 KP). Mniejszy pracodawca może go wprowadzić dobrowolnie.
• Wejście w życie. Regulamin obowiązuje po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 104(3) § 1 KP).
• Nowy pracownik. Pracodawca zapoznaje go z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy (art. 104(3) § 2 KP).

Przepis nakłada obowiązek na pracodawcę i nie wskazuje formy potwierdzenia. Oświadczenie pracownika to dowód, że obowiązek spełniono. Jest przydatne zwłaszcza wtedy, gdy pracodawca wyciąga konsekwencje porządkowe za naruszenie regulaminu, bo pracownik nie może skutecznie twierdzić, że zasad nie znał.

Wiele firm szuka wzoru „zgody pracownika na monitoring” w PDF. Tymczasem Kodeks pracy opiera monitoring na innych zasadach:

1. pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji (art. 22(2) § 1 KP), a monitoring poczty służbowej i inne formy monitoringu na warunkach art. 22(3) KP;
2. cele, zakres i sposób stosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu (art. 22(2) § 6 KP);
3. pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22(2) § 7 KP);
4. przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy przekazuje mu te informacje w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 22(2) § 8 KP);
5. teren monitorowany oznacza znakami lub komunikatem dźwiękowym najpóźniej dzień przed uruchomieniem (art. 22(2) § 9 KP).

Zgoda pracownika nie jest tu podstawą i nie zastąpi żadnego z tych kroków. Co więcej, w relacji pracowniczej zgoda rzadko jest dobrowolna w rozumieniu RODO, więc „zgoda na monitoring” może bardziej zaszkodzić, niż pomóc. Właściwy dokument to potwierdzenie otrzymania informacji o monitoringu, czyli punkt 2 naszego wzoru. Wyjątkiem jest monitoring pomieszczeń sanitarnych: wymaga on uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej albo przedstawicieli pracowników (art. 22(2) § 2 KP), a nie zgody pojedynczego pracownika.

Od 27 stycznia 2026 r. art. 237(4) § 3 KP brzmi: pracownik jest obowiązany potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami BHP można więc podpisać online. Potwierdzenia instruktażu ogólnego i stanowiskowego mają swoje miejsce na karcie szkolenia wstępnego i zasady opisaliśmy na stronie karta szkolenia BHP online.

Pracodawca wydaje też szczegółowe instrukcje BHP na stanowiskach pracy (art. 237(4) § 2 KP), a przy substancjach chemicznych udostępnia karty charakterystyki. Oświadczenie o zapoznaniu się z instrukcją obsługi maszyny albo z kartami charakterystyk przygotuj osobno dla każdego stanowiska: wypisz nazwę maszyny lub substancji, numer i datę instrukcji. Ogólne „zapoznałem się z instrukcjami” nie pokaże, z którą instrukcją. Wyniki oceny ryzyka zawodowego pracownik potwierdza na oddzielnym dokumencie.

Żaden z przepisów omawianych na tej stronie nie wymaga formy pisemnej. Regulamin pracy i klauzula informacyjna nie mają zastrzeżonej formy potwierdzenia, a informacje o monitoringu i potwierdzenie zapoznania z BHP ustawa wprost dopuszcza w postaci elektronicznej. Zwykły podpis elektroniczny (SES) z Kartą Podpisów spełnia więc cel dowodowy: wskazuje osobę, datę, godzinę i treść, którą potwierdziła. Na podstawie art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS sąd nie może odmówić mu skutku prawnego tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Szerzej piszemy o tym na stronie moc prawna podpisu.

Formy pisemnej wymaga natomiast sama umowa o pracę. Dlatego dobrze rozdzielić dokumenty: umowę podpisać odręcznie albo kwalifikowanie, a oświadczenia wysłać online.

1. Scal oświadczenie, regulamin, informację o monitoringu i klauzulę RODO w jeden PDF (do 6 MB).
2. Wgraj plik, dodaj pracownika, a jako drugiego sygnatariusza osobę z kadr, która potwierdza przekazanie dokumentów.
3. Pracownik dostaje link e-mailem, przewija cały plik i podpisuje na telefonie albo komputerze. Nie zakłada konta.
4. Po podpisaniu oboje dostajecie PDF z Kartą Podpisów, który przechowujesz w aktach osobowych w postaci elektronicznej.

Po zmianie regulaminu wyślij nową wersję wszystkim pracownikom masową wysyłką. Każdy podpisuje własny egzemplarz, a panel pokazuje, kto jeszcze nie potwierdził.

• Oświadczenie bez daty wersji regulaminu. Po trzech zmianach regulaminu nie wiadomo, którą treść pracownik znał.
• Podpis po dopuszczeniu do pracy. Oświadczenie z datą z drugiego tygodnia zatrudnienia dokumentuje spóźnienie pracodawcy.
• „Zgoda na monitoring” zamiast informacji. Nie zastępuje ustalenia zasad w regulaminie ani terminu 2 tygodni.
• Regulamin w osobnym mailu. Podpis obejmuje tylko plik, na którym go złożono. Załączniki scalaj z oświadczeniem.