Regulamin pracy 2026 wzór aneksu ze zmianami od 5 listopada i podpisem pracowników online

Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2026 r. poz. 1046) dopisuje do katalogu elementów regulaminu pracy nowy punkt. Od 5 listopada 2026 r. art. 104(1) § 1 pkt 10 KP brzmi: regulamin pracy powinien ustalać „reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania: a) naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, b) naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz dyskryminacji w zatrudnieniu, c) mobbingowi”, chyba że u pracodawcy wydany został osobny regulamin z art. 94(3a) KP.

Pracodawca ma więc wybór. Może dopisać rozdział do regulaminu pracy aneksem albo wydać osobny regulamin antymobbingowy 2026. Firma, która już ma regulamin pracy (obowiązkowy od 50 pracowników), zwykle wybiera aneks, bo nie tworzy drugiego dokumentu z osobną procedurą wprowadzania. Na dostosowanie jest 6 miesięcy od wejścia ustawy w życie, czyli czas do początku maja 2027 r.

Próg się nie zmienia. Art. 104 § 1(1) KP: „Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy”. Pracodawca zatrudniający od 20 do 49 osób musi go wprowadzić, gdy wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa (art. 104 § 3 KP), a mniejszy może to zrobić dobrowolnie (art. 104 § 2 KP).

• 50 pracowników i więcej. Regulamin pracy obowiązkowy, od 5 listopada 2026 r. z pkt 10 albo z osobnym regulaminem antymobbingowym.
• Od 20 do 49 pracowników. Regulamin pracy na wniosek związku. Bez regulaminu pracy zasady antymobbingowe idą do osobnego regulaminu, bo próg z art. 94(3a) KP to 10 pracowników.
• Od 10 do 19 pracowników. Regulamin pracy dobrowolny, ale zasady przeciwdziałania mobbingowi trzeba ustalić w jednej z dwóch form.
• Poniżej 10 pracowników. Brak obowiązku z art. 94(3a) KP. Informacje o czasie pracy i wypłatach przekazujesz w informacji o warunkach zatrudnienia.

Art. 104(1) § 1 KP wymienia elementy, które regulamin „powinien ustalać w szczególności”. Po nowelizacji to dziesięć punktów (pkt 3 jest uchylony):

• Organizacja pracy. Warunki przebywania na terenie zakładu, narzędzia, odzież i obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej (pkt 1).
• Czas pracy. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe (pkt 2) i pora nocna (pkt 4).
• Wynagrodzenie. Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty (pkt 5).
• Młodociani i kobiety. Wykazy prac wzbronionych i dozwolonych (pkt 6, 7 i 7a).
• BHP i ppoż. Obowiązki oraz sposób informowania o ryzyku zawodowym (pkt 8).
• Obecność. Sposób potwierdzania przybycia i usprawiedliwiania nieobecności (pkt 9).
• Przeciwdziałanie mobbingowi. Nowy pkt 10, od 5 listopada 2026 r.
• Kary porządkowe. Informacja o karach z art. 108 KP (art. 104(1) § 2), czyli upomnieniu, naganie i karze pieniężnej.

Jeśli w firmie działa monitoring wizyjny albo poczty, regulamin pracy jest też miejscem na jego cele, zakres i sposób stosowania (art. 22(2) § 6 KP). Każdemu nowemu pracownikowi te informacje przekazujesz przed dopuszczeniem do pracy w postaci papierowej lub elektronicznej (§ 8). Więcej o tym w artykule czy pracownik musi podpisać zgodę na monitoring. Przy pkt 8 przyda się też platforma szkoleń BHP online, bo regulamin opisuje obowiązki, a szkolenie je egzekwuje.

Zmiana regulaminu pracy przechodzi tę samą drogę co jego wprowadzenie. Art. 104(2) § 1 KP: „Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową”. Gdy związku nie ma albo nie dojdzie do uzgodnienia w terminie ustalonym przez strony, regulamin ustala pracodawca (§ 2).

Potem liczy się dzień podania do wiadomości. Art. 104(3) § 1 KP: „Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy”. Przepis nie narzuca kartki na tablicy ogłoszeń. Wysyłka aneksu e-mailem z linkiem do podpisu jest sposobem podania do wiadomości, jeśli tak go opiszesz w aneksie, i od razu daje datę doręczenia każdej osobie.

Nowego pracownika zapoznajesz z regulaminem „przed dopuszczeniem go do pracy” (art. 104(3) § 2 KP). Dlatego regulamin z oświadczeniem warto dołączać do pakietu dokumentów na start, razem z informacją o warunkach zatrudnienia.

Tak. Kodeks pracy nie wymaga dla oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem pracy formy pisemnej ani żadnego formularza. Wymaga, żeby pracownik znał regulamin, a w razie kontroli PIP albo sporu to pracodawca wykazuje, że zapoznanie nastąpiło. Podpis elektroniczny z linku daje dowód z datą, godziną i skrótem SHA-256 pliku, czyli informacją, którą wersję regulaminu pracownik podpisał.

Pełny wzór samego oświadczenia, także z klauzulą o monitoringu i BHP, znajdziesz na stronie oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy. Podpisane pliki odkładasz do części B akt, a gdy prowadzisz akta elektronicznie, przydaje się e-teczka pracownicza.