Podpis elektroniczny w HR: dokumenty kadrowe, które pracownik podpisze online

Najprostszy sposób, żeby podpis elektroniczny w HR nie stał się ryzykiem, to przypisać każdemu dokumentowi formę, której wymaga przepis. Tabela obejmuje dokumenty, które dział kadr obsługuje najczęściej.

Wniosek z tabeli: większość codziennego obiegu kadrowego to dokumenty bez zastrzeżonej formy albo takie, dla których Kodeks pracy wprost dopuszcza postać elektroniczną. Umowa o pracę, jej zmiana i wypowiedzenie to osobna kategoria, opisana niżej.

Art. 29 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że umowę o pracę zawiera się na piśmie. Formę pisemną spełnia podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny, bo tylko on ma skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS). Zwykły ani zaawansowany podpis elektroniczny formy pisemnej nie spełnia, także ten złożony w podpiszmy.pl po weryfikacji dowodu osobistego.

Brak formy pisemnej nie unieważnia umowy o pracę, ale przepis wymaga wtedy, żeby pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdził mu na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy i jej warunków. To samo dotyczy zmiany warunków zatrudnienia (art. 29 § 4 KP) oraz wypowiedzenia, które powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 KP). Aneks podnoszący wynagrodzenie wysłany zbiorczo do całego zespołu to więc zmiana warunków umowy, a nie zwykłe oświadczenie.

W praktyce działy kadr robią tak: umowę o pracę i aneksy podpisują odręcznie albo kwalifikowanym podpisem, a wszystko, co dzieje się wokół nich, przenoszą do podpisu przez link. Szczegóły formy umowy opisaliśmy na stronie umowa o pracę a podpis elektroniczny.

Pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a KP). Szczegółowe wymogi, w tym podział akt osobowych na części i sposób prowadzenia dokumentacji elektronicznej, określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Warto odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to dokument, który od początku powstał elektronicznie, na przykład oświadczenie podpisane przez pracownika przez link: taki PDF z Kartą Podpisów trafia do e-teczki bez przekształcania. Druga to zmiana postaci akt z papierowych na elektroniczne: zgodnie z art. 94(8) § 1 KP wymaga ona odwzorowania cyfrowego (skanu) opatrzonego kwalifikowanym podpisem lub kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy. Do tego drugiego podpiszmy.pl nie służy, bo nie oferujemy podpisu kwalifikowanego.

Jak zbudować elektroniczne akta osobowe krok po kroku, opisaliśmy osobno na stronie e-teczka pracownicza. Tutaj wystarczy zasada: dokumenty podpisane przez link zachowują skrót SHA-256, więc każda późniejsza zmiana pliku jest wykrywalna, a to jest jeden z warunków integralności dokumentacji.

Onboarding nowego pracownika

Przygotuj w panelu szablony: informację o warunkach zatrudnienia, oświadczenie o zapoznaniu z regulaminem pracy, zakres obowiązków, zgodę na wykorzystanie wizerunku w materiałach firmowych. Nowa osoba dostaje linki jeszcze przed pierwszym dniem, podpisuje na telefonie, a Ty masz komplet z Kartą Podpisów, zanim pracownik usiądzie przy biurku.

Kolejność podpisów

Zakres obowiązków czy wniosek urlopowy często podpisują dwie osoby. Ustaw kolejność: najpierw pracownik, potem przełożony. Przełożony dostaje link dopiero wtedy, gdy pracownik podpisze, a oba podpisy lądują w jednym pliku.

Dokument dla całej firmy

Nowy regulamin pracy, zmieniona polityka pracy zdalnej albo informacja o monitoringu: masowa wysyłka tworzy osobny egzemplarz dla każdego pracownika, z osobną Kartą Podpisów. Widzisz, kto podpisał, a przypomnienia do pozostałych wychodzą same.

Pracownicy zdalni i silniejsza identyfikacja

Gdy pracownik jest w innym mieście, włącz kod SMS, a przy dokumentach o większej wadze także weryfikację tożsamości (zdjęcie dowodu i twarzy). Jeśli wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego.

Zespół i system kadrowy

W planie Team kilka osób z kadr i kierownicy pracują na wspólnych dokumentach firmy. Jeśli macie własny system kadrowy, API i webhooki pozwalają wysyłać dokumenty do podpisu z tego systemu i odbierać podpisane pliki z powrotem.

• Brak potwierdzenia przy kontroli. Inspektor pyta o oświadczenie o zapoznaniu z przepisami, a papier zaginął przy przeprowadzce biura. Karta Podpisów zawiera datę, godzinę, adres IP i e-mail, więc potwierdzenie da się odtworzyć w każdej chwili.
• Skan zamiast podpisu. Pracownik drukuje, podpisuje, fotografuje telefonem i odsyła. Taki obraz nie pokazuje, kiedy i przez kogo podpis został złożony. Podpis przez link zostawia ślad audytowy.
• Aneks płacowy przez link. Zmiana wynagrodzenia to zmiana warunków umowy o pracę i wymaga formy pisemnej. Wyślij przez link informację o zmianie lub potwierdzenie odbioru, a sam aneks podpisz odręcznie albo kwalifikowanym podpisem.
• RODO i poczta. Wysyłanie dokumentów kadrowych jako załączników do grupowych wiadomości kończy się tym, że cudze dane trafiają do niewłaściwych osób. W masowej wysyłce każdy dostaje wyłącznie własny egzemplarz.
• Rozstanie w pośpiechu. Porozumienie o rozwiązaniu umowy podpisane „na szybko” bez daty rozwiązania i rozliczenia urlopu wraca potem jako spór. Skorzystaj ze wzoru porozumienia stron.