Zakres obowiązków pracownika: wzór, przykłady i podpis online

Umowa o pracę określa rodzaj pracy (art. 29 § 1 pkt 1 KP), a pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju pod kierownictwem pracodawcy (art. 22 § 1 KP). Zakres obowiązków to szczegółowe rozpisanie tego rodzaju pracy na konkretne zadania. Ma dwie konsekwencje:

• zakres obowiązków w granicach rodzaju pracy to wykonanie kierowniczych uprawnień pracodawcy, a pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, jeżeli nie są sprzeczne z prawem lub umową (art. 100 § 1 KP);
• zakres, który wychodzi poza rodzaj pracy z umowy, jest zmianą warunków umowy o pracę i nie wystarczy go „wręczyć”.

Nazwę stanowiska w zakresie przepisuj więc z umowy, a obowiązki dobieraj tak, żeby mieściły się w jej rodzaju pracy. Zakres jest też podstawą oceny pracownika: trudno zarzucić niewykonanie zadania, którego nikt nie przypisał.

Kilka przykładowych pozycji, które warto dopasować do własnej firmy:

• Zakres obowiązków księgowej: dekretowanie i księgowanie dokumentów, uzgadnianie sald, rozliczanie VAT i przygotowanie JPK, sporządzanie deklaracji w wyznaczonych terminach, kontakt z urzędem skarbowym w sprawach bieżących. Przy głównym księgowym dochodzą nadzór nad działem, polityka rachunkowości i przygotowanie sprawozdania finansowego. W biurze rachunkowym zakres wskazuje też, dla których klientów pracownik prowadzi księgi.
• Zakres obowiązków pracownika biurowego: obsługa korespondencji i sekretariatu, prowadzenie rejestru umów, zamawianie materiałów biurowych, przygotowanie spotkań, archiwizacja dokumentów.
• Zakres obowiązków kierowcy: przewóz towaru według zleceń, codzienna kontrola stanu technicznego pojazdu przed wyjazdem, prowadzenie dokumentacji przewozowej, rozliczanie kart paliwowych, przestrzeganie przepisów o czasie pracy kierowców.
• Pracownik produkcji lub pracownik gospodarczy: obsługa wskazanych maszyn zgodnie z instrukcjami stanowiskowymi, kontrola jakości wyrobów, utrzymanie porządku na stanowisku, drobne naprawy i konserwacja.

Przy stanowiskach z maszynami lub czynnikami szkodliwymi zakres powinien odwoływać się do instrukcji BHP i instruktażu stanowiskowego, a te same czynności opisz w skierowaniu na badania lekarskie.

Rozszerzenie zakresu obowiązków w ramach tego samego rodzaju pracy to polecenie służbowe: wręczasz nowy zakres i zbierasz potwierdzenie zapoznania. Trzy sytuacje wymagają jednak innej drogi:

• Inna praca na krótko. Pracodawca może bez wypowiedzenia warunków powierzyć inną pracę niż określona w umowie na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeśli jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy, nie obniża wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika (art. 42 § 4 KP).
• Trwała zmiana rodzaju pracy za zgodą pracownika. Zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej (art. 29 § 4 KP): podpis odręczny albo kwalifikowany. Zobacz porozumienie zmieniające warunki pracy i aneks do umowy o pracę.
• Zmiana bez zgody pracownika. Potrzebne jest wypowiedzenie zmieniające, a zaproponowanie nowych warunków musi nastąpić na piśmie (art. 42 § 2 KP).

W tych przypadkach podpiszmy nie zastąpi formy pisemnej, bo nie oferujemy podpisu kwalifikowanego. Nowy zakres obowiązków, który jest skutkiem podpisanego aneksu, możesz już jednak przekazać i potwierdzić online.

Przy umowie zlecenia opisujesz przedmiot zlecenia, czyli czynności do wykonania, np. dla sprzedawcy: „prezentacja produktów klientom w punkcie [adres], przyjmowanie zamówień i przekazywanie ich zleceniodawcy”. Nie przenoś do umowy zlecenia wzoru dla pracownika z podległością służbową, stałymi godzinami i „innymi poleceniami przełożonego”. Zatrudnienie w warunkach stosunku pracy jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1(1) KP), a dokument z zakresem obowiązków i przełożonym to mocny argument w sporze o ustalenie stosunku pracy. Więcej o dokumentach zlecenia: umowa zlecenie a podpis elektroniczny.

1. Uzupełnij wzór i zapisz PDF. Wersję dla danego stanowiska zapisz w panelu jako szablon.
2. Dodaj sygnatariuszy: pracownika, a jako drugiego przełożonego lub osobę reprezentującą pracodawcę. Włącz kolejność podpisywania.
3. Pracownik czyta dokument na komputerze albo telefonie i podpisuje oświadczenie o zapoznaniu. Jeśli ma zastrzeżenia, odrzuca dokument z uzasadnieniem, np. „punkt 4 dotyczy obsługi kasy, a jestem zatrudniony jako magazynier”, i dowiadujesz się o tym, zanim spór trafi do sądu.
4. Obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów, który trafia do części B akt osobowych.

Gdy ten sam zakres dostaje cały zespół (np. nowa procedura obsługi reklamacji dla wszystkich konsultantów), użyj masowej wysyłki: każdy pracownik dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.

• Zakres skopiowany z internetu. Obowiązki, których na stanowisku nie ma, osłabiają cały dokument.
• „Oraz wszystkie inne polecenia przełożonego” bez ograniczenia. Polecenie wiąże tylko w granicach rodzaju pracy i prawa (art. 100 § 1 KP).
• Zakres zmieniany co miesiąc bez śladu. Każda wersja powinna mieć datę i potwierdzenie zapoznania, inaczej nie wiadomo, która obowiązywała w dniu sporu.
• Brak zakresu przy odpowiedzialności za mienie. Wydanie laptopa czy kluczy dokumentuj osobno, zakres tylko do nich odsyła.