Regulamin ZFŚS wzór 2026 z oświadczeniem o dochodach i wnioskiem pracownika online
Przygotuj regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, uzgodnij go i podaj załodze. Oświadczenia o dochodach oraz wnioski o dofinansowanie zbieraj z linku, bez zbierania kartek po działach.
Do 200 pracowników w jednej wysyłce, każdy z własnym linkiem i Kartą Podpisów.
1. Wgraj
2. Dodaj strony
3. Wyślij
Zacznij: wgraj dokument po założeniu konta
Plik PDF · do 6 MB · 30 sekund, bez karty
Bez karty płatniczej. Darmowe demo: 3 dokumenty na próbę.
50 pracowników
fundusz tworzą pracodawcy od tego stanu na 1 stycznia (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS)
20 do 49
fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 3 ust. 1c)
w formie oświadczenia
tak pracownik udostępnia dane do ulgowych świadczeń (art. 8 ust. 1a)
raz w roku
minimalna częstotliwość przeglądu danych z oświadczeń (art. 8 ust. 1d)
Krótka odpowiedź: regulamin ZFŚS ustala pracodawca w trybie uzgodnienia ze związkiem zawodowym albo z przedstawicielami pracowników, a dane o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownik przekazuje w formie oświadczenia. Fundusz obowiązkowo tworzą pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Poniżej masz wzór regulaminu, wzór oświadczenia i wzór wniosku o dofinansowanie wypoczynku, a obok narzędzie, którym wyślesz je całej załodze i zachowasz dowód, kto i kiedy podpisał.
Wzór regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Uzupełnij pola w nawiasach, kwoty i progi dochodowe dopasuj do swojego funduszu. Przed wprowadzeniem uzgodnij treść ze związkiem albo z przedstawicielami pracowników.
REGULAMIN ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH [nazwa pracodawcy]
§ 1. Postanowienia ogólne
Regulamin określa zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Regulamin ustalono w uzgodnieniu z [zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników], data uzgodnienia [data].
§ 2. Osoby uprawnione
- pracownicy zatrudnieni u pracodawcy [warunki, np. także w okresie zwolnienia lekarskiego],
- emeryci i renciści, byli pracownicy pracodawcy [do uzupełnienia],
- członkowie rodzin osób wymienionych wyżej [zakres: dzieci do wieku, małżonek, osoby pozostające na utrzymaniu].
§ 3. Podział środków
Środki funduszu przeznacza się na [wypoczynek, dofinansowanie do wypoczynku dzieci, działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną, pomoc rzeczową i finansową, pomoc zwrotną na cele mieszkaniowe, inne cele]. Procentowy albo kwotowy podział środków na poszczególne cele ustala pracodawca w planie rocznym [do uzupełnienia].
§ 4. Kryteria socjalne
Przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat zależą od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Dochód na osobę w rodzinie liczy się [sposób i okres obliczania]. Progi: do [kwota] zł dopłata [procent], od [kwota] do [kwota] zł dopłata [procent], powyżej [kwota] zł dopłata [procent].
§ 5. Dane osobowe i oświadczenia
Dane potrzebne do przyznania świadczenia osoba uprawniona udostępnia pracodawcy w formie oświadczenia według załącznika nr 1. Pracodawca może żądać udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Dane przetwarzają wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem pracodawcy [wskazać komórkę lub osoby]. Dane przechowuje się przez okres niezbędny do przyznania świadczenia i ustalenia jego wysokości oraz przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Przegląd danych odbywa się nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym.
§ 6. Wnioski i tryb rozpatrywania
Wniosek o świadczenie składa się według załącznika nr 2 [w formie papierowej albo elektronicznej z podpisem elektronicznym]. Wnioski rozpatruje [komisja socjalna albo pracodawca] w terminie [liczba] dni. Odmowę uzasadnia się i przekazuje wnioskodawcy [forma].
§ 7. Postanowienia końcowe
Zmiany regulaminu wymagają trybu, w jakim go ustalono. Regulamin wchodzi w życie z dniem [data] i jest dostępny dla pracowników [miejsce: intranet, wysyłka z linku, tablica].
Wzór jest punktem wyjścia. Podział środków, progi dochodowe i zakres osób uprawnionych musisz ustalić samodzielnie i uzgodnić. Przy wątpliwościach co do uzgodnienia z organizacją związkową skonsultuj tekst z prawnikiem.
Zapisz uzupełniony wzór z załącznikami jako PDF. Wyślij go pracownikom i pobierz potwierdzenia podpisu.
Wyślij regulamin ZFŚS do podpisuWzór oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej
Art. 8 ust. 1a ustawy wymaga, by dane osoby uprawnionej trafiły do pracodawcy w formie oświadczenia. Poniższy wzór zbiera tylko dane potrzebne do ustalenia progu dopłaty.
OŚWIADCZENIE O SYTUACJI RODZINNEJ I MATERIALNEJ DLA CELÓW ZFŚS
Ja, [imię i nazwisko], zatrudniony(a) na stanowisku [stanowisko], oświadczam, że w roku [rok] średni miesięczny dochód brutto na osobę w mojej rodzinie wynosi [kwota] zł. Liczba osób we wspólnym gospodarstwie domowym wynosi [liczba], w tym dzieci [liczba].
Sytuacja uzasadniająca zwiększoną dopłatę [opcjonalnie, np. samotne wychowywanie dziecka, orzeczenie o niepełnosprawności, bez dołączania dokumentacji medycznej do oświadczenia].
Oświadczam, że dane są prawdziwe, i zobowiązuję się zgłosić zmianę sytuacji w terminie [liczba] dni. Wyrażam zgodę na weryfikację danych w zakresie niezbędnym do przyznania świadczenia.
Administrator danych [nazwa pracodawcy] przetwarza dane w celu przyznania ulgowych usług i świadczeń z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości. Dane przechowuje przez okres niezbędny do realizacji tego celu i dochodzenia praw lub roszczeń. [Pełna klauzula informacyjna z art. 13 RODO].
[Miejscowość], [data] [podpis pracownika]
Jeżeli oświadczenie dotyczy zdrowia (np. niepełnosprawność dziecka), art. 8 ust. 1b wymaga, by dane przetwarzały wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem pracodawcy. Wzór upoważnienia znajdziesz na stronie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Uzupełniony dokument zapisz jako PDF i wyślij do podpisu. Druga strona podpisze z telefonu, bez zakładania konta.
Wyślij regulamin ZFŚS do podpisuWzór wniosku o dofinansowanie wypoczynku z ZFŚS
Wniosek składany po złożeniu oświadczenia, dla wypoczynku pracownika albo dziecka.
WNIOSEK O DOFINANSOWANIE WYPOCZYNKU Z ZFŚS
Wnioskodawca [imię i nazwisko], stanowisko [stanowisko], dział [dział]. Wnoszę o przyznanie dopłaty do wypoczynku [pracownika albo dziecka: imię, rok urodzenia] w terminie od [data] do [data], miejsce [miejscowość, organizator].
Forma wypoczynku [wczasy, kolonie, obóz, wypoczynek we własnym zakresie]. Koszt wypoczynku [kwota] zł.
Oświadczenie o sytuacji rodzinnej i materialnej złożyłem(am) dnia [data] i nie uległo zmianie. Oświadczam, że dane we wniosku są prawdziwe.
[Miejscowość], [data] [podpis wnioskodawcy]
Decyzja [komisji socjalnej albo pracodawcy] z dnia [data], przyznana dopłata [kwota] zł, podpisy [członków komisji].
Wnioskodawca i komisja podpisują ten sam plik jeden po drugim. Kolejność ustawisz w ustawieniach wysyłki.
Uzupełniony dokument zapisz jako PDF i wyślij do podpisu. Druga strona podpisze z telefonu, bez zakładania konta.
Wyślij regulamin ZFŚS do podpisuKto musi utworzyć ZFŚS i mieć regulamin w 2026 roku
Według art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej (ust. 1c). Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą go bez względu na liczbę zatrudnionych (ust. 2).
Mniejsi pracodawcy mogą utworzyć fundusz dobrowolnie albo wypłacać świadczenie urlopowe (ust. 3). Pierwszego stycznia liczy się etaty, nie osoby, więc dwie połówki dają jeden pełny etat. Jeżeli stan zatrudnienia przekracza próg, fundusz powstaje z mocy ustawy, a regulamin jest dokumentem, bez którego nie przyznasz żadnego świadczenia z funduszu.
Jak ustala się regulamin ZFŚS i kiedy wchodzi w życie
Art. 8 ust. 2 ustawy mówi, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikami, o których mowa w art. 4 ust. 3.
W praktyce kolejność jest prosta. Przygotowujesz projekt, uzgadniasz go na piśmie z drugą stroną, wprowadzasz zarządzeniem albo przez podpisanie regulaminu i podajesz załodze do wiadomości. Ustawa nie wskazuje terminu wejścia w życie, więc datę wskazujesz w samym regulaminie. Warto, żeby każdy pracownik potwierdził zapoznanie, bo to rozstrzyga spory o to, według jakich zasad dopłacono do wypoczynku.
Oświadczenie o dochodach do ZFŚS i dane osobowe pracowników
Art. 8 ust. 1 ustawy uzależnia ulgowe usługi i świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Ust. 1a dodaje, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych w tym celu następuje w formie oświadczenia, a pracodawca może żądać udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Z tego wynika kilka obowiązków kadrowych. Dane o zdrowiu mogą przetwarzać wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem pracodawcy i obowiązane są do zachowania ich w tajemnicy (ust. 1b). Dane przechowujesz tylko przez okres niezbędny do przyznania świadczenia, ustalenia jego wysokości i dochodzenia roszczeń (ust. 1c). Przegląd danych robisz nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym i usuwasz te, które nie są już potrzebne (ust. 1d).
Dlatego oświadczenia z ZFŚS najlepiej trzymać osobno od akt osobowych i wysyłać każdemu pracownikowi jako osobny dokument z własnym linkiem, a nie jako wspólną listę, na której widać cudze dochody.
Wnioski o dofinansowanie z podpisem elektronicznym
Najwięcej papieru powstaje wiosną, gdy pracownicy składają wnioski o dopłatę do wypoczynku, kolonii dzieci i wczasów pod gruszą. Wniosek z linku trafia do komisji socjalnej z datą złożenia, a decyzja może zostać podpisana na tym samym pliku przez członków komisji w ustalonej kolejności.
Księgowość dostaje rejestr CSV albo XLSX ze statusami, więc nie szuka, kto już złożył oświadczenie, a kto jeszcze nie. Kto nie przesłał oświadczenia w terminie, dostaje przypomnienie e-mail. Pracownikom bez poczty elektronicznej zostawiasz wariant papierowy, bo podpis elektroniczny uzupełnia regulamin, a nie zastępuje decyzji komisji.
Czego podpis elektroniczny w ZFŚS nie załatwia
Narzędzie do podpisu nie uzgodni regulaminu ze związkiem, nie wyliczy progów dochodowych i nie zastąpi decyzji komisji socjalnej. Zwykły podpis elektroniczny z linku dokumentuje, kto, kiedy i jaką wersję pliku otworzył i podpisał. Przy sporach o wysokość dopłaty to wystarcza jako dowód złożenia oświadczenia, a ocena merytoryczna wniosku zostaje po stronie pracodawcy.
Co ułatwia zebranie oświadczeń i wniosków do ZFŚS
PDF, zwykły podpis elektroniczny z linku i dokumentacja przebiegu podpisywania dla każdego pracownika.
Masowa wysyłka do 200 osób
Każdy pracownik dostaje własny link do regulaminu albo oświadczenia.
Karta Podpisów
Data otwarcia i podpisu oraz skrót SHA-256 wskazujący wersję pliku.
Kontakty z importem CSV
Wczytaj listę pracowników z kadr i użyj jej przy corocznej aktualizacji oświadczeń.
Przypomnienia e-mail
Przypomnij o oświadczeniu osobom, które jeszcze go nie podpisały.
Kolejność podpisów
Najpierw wnioskodawca, potem członkowie komisji socjalnej.
Eksport rejestru CSV i XLSX
Zestawienie statusów dla księgowości. Opcjonalny kod SMS potwierdza, kto podpisuje.
Od projektu regulaminu do podpisanych oświadczeń
Najpierw uzgodnij treść, potem zbierz oświadczenia i wnioski.
Przeciągnij PDF
Uzupełnij i uzgodnij regulamin
Dostosuj wzór, uzgodnij go ze związkiem albo przedstawicielami pracowników i zapisz jako PDF.
Wczytaj pracowników
Zaimportuj CSV do Kontaktów i sprawdź aktualność adresów e-mail.
Złóż podpis · rysowany
PodpisanoWyślij z linku
Pracownik otwiera dokument na telefonie, czyta i podpisuje bez drukowania.
Zachowaj dokumentację
Pobierz PDF, Karty Podpisów i rejestr CSV albo XLSX dla komisji i księgowości.
Oświadczenia ZFŚS z linku i na papierze
Obie drogi spełniają wymóg formy oświadczenia, różnią się pracą kadr.
Wysyłka do załogi
- Podpis z linku
- Do 200 odbiorców naraz
- Kartka do podpisu
- Rozdanie lub zbieranie po działach
Dowód daty złożenia
- Podpis z linku
- Karta Podpisów z datą i godziną
- Kartka do podpisu
- Data wpisana ręcznie
Kontrola, kto nie złożył
- Podpis z linku
- Rejestr statusów i przypomnienia
- Kartka do podpisu
- Lista w arkuszu
Wniosek i decyzja komisji
- Podpis z linku
- Jeden plik, podpisy w kolejności
- Kartka do podpisu
- Obieg teczki od osoby do osoby
Ochrona cudzych dochodów
- Podpis z linku
- Własny link dla każdego pracownika
- Kartka do podpisu
- Zależy od sposobu zbierania
Przegląd danych raz w roku
- Podpis z linku
- Eksport rejestru do przeglądu
- Kartka do podpisu
- Ręczne przeglądanie segregatorów
Pracownik bez e-maila
- Podpis z linku
- Wymaga wariantu papierowego
- Kartka do podpisu
- Bez ograniczeń
Koszt
- Podpis z linku
- Od 49 zł netto miesięcznie, demo na 3 dokumenty bez karty
- Kartka do podpisu
- Druk i czas kadr
| Funkcja | Podpis z linku | Kartka do podpisu |
|---|---|---|
| Wysyłka do załogi | Do 200 odbiorców naraz | Rozdanie lub zbieranie po działach |
| Dowód daty złożenia | Karta Podpisów z datą i godziną | Data wpisana ręcznie |
| Kontrola, kto nie złożył | Rejestr statusów i przypomnienia | Lista w arkuszu |
| Wniosek i decyzja komisji | Jeden plik, podpisy w kolejności | Obieg teczki od osoby do osoby |
| Ochrona cudzych dochodów | Własny link dla każdego pracownika | Zależy od sposobu zbierania |
| Przegląd danych raz w roku | Eksport rejestru do przeglądu | Ręczne przeglądanie segregatorów |
| Pracownik bez e-maila | Wymaga wariantu papierowego | Bez ograniczeń |
| Koszt | Od 49 zł netto miesięcznie, demo na 3 dokumenty bez karty | Druk i czas kadr |
Kto wysyła regulamin i oświadczenia ZFŚS z linku
Firmy od 50 pracowników
Wprowadzają fundusz albo zmieniają regulamin i zbierają potwierdzenia od załogi.
Jednostki budżetowe i szkoły
Co roku zbierają oświadczenia o dochodach od pracowników i emerytów.
Biura kadrowo-płacowe
Przygotowują dokumenty dla klientów i porządkują oświadczenia według pracodawcy.
Zakłady z pracą zmianową
Pracownicy podpisują na telefonie, bez czekania na dział kadr.
Pytania o regulamin ZFŚS
Regulamin ZFŚS od ilu pracowników?
Co musi zawierać regulamin ZFŚS?
Jak wprowadzić regulamin ZFŚS?
Regulamin ZFŚS kiedy wchodzi w życie?
Oświadczenie ZFŚS jak wypełnić?
Czy oświadczenie o dochodach do ZFŚS trzeba składać co roku?
Zmiany w regulaminie ZFŚS jak je wprowadzić?
Co można finansować z ZFŚS?
Dokumenty i obieg kadrowy
Regulamin wynagradzania 2026
Drugi dokument płacowy firm od 50 pracowników.
Regulamin pracy 2026
Zasady organizacji pracy i ich zmiany.
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
Upoważnienie dla osób obsługujących dane z oświadczeń.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Zgody i klauzule podpisywane z linku.
E-teczka pracownicza
Przechowywanie podpisanych dokumentów kadrowych.
Podpisywanie dokumentów w dziale HR
Obieg umów, aneksów i oświadczeń.
Czy pracownik musi złożyć oświadczenie o dochodach do ZFŚS
Skutki braku oświadczenia i ochrona danych.
Wyślij regulamin ZFŚS i oświadczenia całej załodze
Przygotuj PDF, zbierz podpisy z linku i pobierz rejestr dla komisji. Demo obejmuje 3 dokumenty bez karty.
Wyślij regulamin ZFŚS do podpisu