Podpis elektroniczny dla agencji pracy tymczasowej: zlecenia, regulaminy i ewidencja godzin

Tabela obejmuje dokumenty, które agencja obsługuje przy każdym skierowaniu. Artykuły bez nazwy aktu dotyczą ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Zwróć uwagę na słowa ustawy. Przy danych kontaktowych agencji (art. 13 ust. 2a) ustawodawca napisał wprost, że informacje przekazuje się w postaci papierowej lub elektronicznej. Przy uzgodnieniach z pracodawcą użytkownikiem i zawiadomieniu kandydata napisał „na piśmie” i takiej furtki nie dał. Dlatego przy tych dokumentach zalecamy formę pisemną, a podpis przez link stosujemy tam, gdzie przepis go dopuszcza albo nie wymaga żadnej formy.

Agencja zatrudnia pracowników tymczasowych na podstawie umowy o pracę na czas określony (art. 7 ust. 1), a osoby niebędące jej pracownikami może kierować na podstawie umowy prawa cywilnego (art. 7 ust. 2). Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została zawarta na piśmie, agencja potwierdza pracownikowi w formie pisemnej warunki umowy nie później niż w drugim dniu wykonywania pracy tymczasowej (art. 13 ust. 4). Zwykły ani zaawansowany podpis elektroniczny tej formy nie spełnia.

Inaczej jest z umową zlecenia zawieraną z obywatelem Polski. Kodeks cywilny nie zastrzega dla niej formy, więc podpis przez link w pełni wystarcza, a Karta Podpisów pokazuje, kto i kiedy ją zaakceptował. Wzór i zasady opisaliśmy na stronie umowa zlecenie z podpisem elektronicznym, a treść samej umowy o pracę tymczasową na stronie umowa o pracę tymczasową.

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jej art. 5 ust. 1 stanowi, że powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Dotyczy to także umów cywilnoprawnych. Jeżeli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, przed podpisaniem trzeba mu przedstawić jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej (art. 5 ust. 2).

Umowę z cudzoziemcem podpisujecie więc odręcznie albo kwalifikowanym podpisem. Przez link obsłużysz dokumenty wokół niej: oświadczenie o zapoznaniu z regulaminem, zgodę na przetwarzanie danych, potwierdzenie odbioru informacji o danych kontaktowych, potwierdzenia godzin. Weryfikacja tożsamości w podpiszmy.pl (zdjęcie dokumentu z obu stron i twarzy) pomaga ustalić, że podpisuje ta sama osoba, która przyszła na rozmowę. Nie zastępuje natomiast sprawdzenia dokumentu uprawniającego do pobytu i pracy, które agencja wykonuje sama. Więcej o podpisie osób bez PESEL piszemy na stronie podpis elektroniczny dla cudzoziemca.

Ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego prowadzi pracodawca użytkownik, na zasadach obowiązujących wobec jego pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2). Pracodawca użytkownik prowadzi też ewidencję osób wykonujących u niego pracę tymczasową, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 14a). Agencja potrzebuje tych danych, żeby poprawnie naliczyć wynagrodzenie.

W praktyce spory biorą się z miesięcznego zestawienia godzin, które koordynator klienta „zatwierdził mailem”, a pracownik twierdzi, że przepracował więcej. Wyślij zestawienie do podpisu w kolejności: pracownik, potem koordynator pracodawcy użytkownika. Obie akceptacje są w jednym pliku z datą i godziną. Wzór zestawienia znajdziesz na stronach ewidencja czasu pracy i ewidencja godzin przy umowie zlecenia.

• Szablony dla każdego klienta. Regulamin i zasady BHP u każdego pracodawcy użytkownika są inne. Zapisz osobny szablon dla każdego obiektu, żeby rekruter nie wysłał regulaminu magazynu osobie kierowanej do produkcji.
• Masowa wysyłka przy starcie projektu. Pięćdziesiąt osób zaczyna w poniedziałek: jeden PDF z oświadczeniem idzie do wszystkich, każdy podpisuje własny egzemplarz, a Ty widzisz listę brakujących podpisów przed pierwszą zmianą.
• SMS dla pracowników bez stałego adresu e-mail. Kod SMS przy podpisie wiąże podpis z numerem telefonu podanym w rekrutacji.
• Zespół w planie Team. Rekruterzy i koordynatorzy pracują na wspólnych dokumentach agencji i widzą status każdego skierowania.
• API dla agencji z własnym systemem. Jeśli kandydaci są w systemie rekrutacyjnym, dokumenty do podpisu mogą wychodzić z niego, a webhook zwraca informację o podpisaniu.

Pracownik przychodzi na zmianę bez podpisanego regulaminu. Link wysłany dzień wcześniej rozwiązuje problem, bo pracownik podpisuje w autobusie. Zleceniobiorca zmienia numer telefonu i znika po tygodniu. Podpisane wypowiedzenie zlecenia albo potwierdzenie godzin masz już w pliku, nie trzeba go szukać. Kontrola pyta o limit okresu skierowania. Ewidencja z art. 14a i podpisane zestawienia pokazują okresy pracy u danego użytkownika. Pracodawca użytkownik chce zmienić wymiar czasu pracy w trakcie. To zmiana uzgodnień z art. 9, więc przygotuj nowe uzgodnienie na piśmie, a pracownikowi wyślij przez link potwierdzenie odbioru informacji o zmianie.