Ewidencja czasu pracy: wzór karty ewidencji i miesięczne potwierdzenie online

Zakres ewidencji wyznacza § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ewidencja zawiera informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru, godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscu pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności,
• czasie pracy młodocianego przy pracach wzbronionych, wykonywanych w ramach przygotowania zawodowego.

Pracowników w zadaniowym czasie pracy, zarządzających zakładem pracy i otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub porę nocną obejmuje wyjątek: nie ewidencjonuje się ich godzin pracy (art. 149 § 2 KP), ale urlopy i nieobecności nadal trzeba odnotować.

Nie. Ani art. 149 KP, ani rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie wymagają podpisu pracownika na karcie ewidencji. Ewidencję prowadzi pracodawca. Nie trzeba też prowadzić listy obecności: to jeden z możliwych sposobów potwierdzania obecności, opisany na stronie lista obecności online.

Mimo to wiele firm co miesiąc prosi pracowników o potwierdzenie karty. Powód jest praktyczny: w sporze o nadgodziny sąd porównuje ewidencję z innymi dowodami (maile wysłane po godzinach, logowania, zeznania). Karta, którą pracownik potwierdził bez uwag albo z konkretną uwagą, jest znacznie trudniejsza do podważenia niż zestawienie przygotowane jednostronnie.

Forma jest dowolna. Pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą „w postaci papierowej lub elektronicznej” (art. 94 pkt 9a KP), więc elektroniczna ewidencja czasu pracy z potwierdzeniem zwykłym podpisem elektronicznym jest w pełni dopuszczalna. Uwaga na zmianę postaci: skan papierowej karty staje się dokumentacją elektroniczną dopiero po opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią (art. 94(8) § 2 KP). Dlatego prościej od razu prowadzić ewidencję jako plik i w tej postaci ją potwierdzać.

Dla kierowców wykonujących przewozy drogowe obowiązuje ustawa o czasie pracy kierowców. Pracodawca prowadzi ewidencję dla każdego kierowcy (art. 25 ust. 1), a jej zakres uwzględnia zapisy na wykresówkach, wydruki i pliki z karty kierowcy i tachografu cyfrowego oraz inne dokumenty potwierdzające czas pracy (art. 25 ust. 2). Ewidencję prowadzi się w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 25 ust. 5), udostępnia kierowcy na jego wniosek i przechowuje przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy (art. 25 ust. 6).

Sama wykresówka nie jest ewidencją: kadry muszą przełożyć dane z tachografu na godziny pracy, nocne i nadliczbowe. Kartę kierowcy możesz oprzeć na wzorze powyżej, dopisując czas prowadzenia pojazdu i dyżury. O dokumentach kierowcy i pojazdu piszemy przy karcie drogowej.

Przepisy nie określają, czy karta ma być miesięczna, czy roczna. Miesięczna ewidencja czasu pracy jest wygodniejsza, bo odpowiada cyklowi wypłat i łatwo ją co miesiąc potwierdzić. Roczna karta ewidencji czasu pracy (jeden arkusz na pracownika na rok) sprawdza się w małych firmach. Przy okresie rozliczeniowym dłuższym niż miesiąc karta musi pozwalać policzyć nadgodziny w całym okresie, a nie tylko w miesiącu.

Ewidencja czasu pracy w excelu jest dozwolona, jeśli arkusz ma wszystkie dane z rozporządzenia i nie da się w nim niepostrzeżenie zmieniać zamkniętych miesięcy. Najbezpieczniej na koniec miesiąca eksportować kartę do PDF i w tej postaci ją potwierdzać: PDF z Kartą Podpisów i skrótem SHA-256 pokazuje, że po potwierdzeniu nikt nie zmienił ani jednej godziny.

Pracownicy na umowie o pracę zdalną podlegają tej samej ewidencji z art. 149 KP. Sposób potwierdzania obecności przy pracy zdalnej określa się w regulaminie, porozumieniu albo poleceniu pracy zdalnej, o czym piszemy przy wzorze wniosku i porozumienia o pracy zdalnej. Zleceniobiorców kodeksowa ewidencja nie dotyczy: dla nich jest ewidencja godzin umowy zlecenia.

1. Przygotuj karty. Wyeksportuj z systemu kadrowego albo arkusza karty wszystkich pracowników za miesiąc, każdą jako osobny PDF (do 6 MB).
2. Wyślij do podpisu. Przy jednej karcie dodaj pracownika i osobę z kadr jako sygnatariuszy, z kolejnością: najpierw pracownik, potem kadry. Przy wielu kartach tego samego wzoru użyj masowej wysyłki: każdy pracownik dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.
3. Pracownik potwierdza albo zgłasza uwagi. Podpisuje w przeglądarce, bez zakładania konta. Jeśli godziny się nie zgadzają, odrzuca dokument z uzasadnieniem, a Ty poprawiasz kartę i wysyłasz ją ponownie przed wypłatą.
4. Archiwizuj. Podpisane PDF-y z Kartą Podpisów (imię i nazwisko, e-mail, IP, znaczniki czasu, skrót dokumentu) trafiają do dokumentacji pracowniczej. Przypomnienia e-mail pilnują osób, które nie potwierdziły karty w terminie.

Ewidencja nie wymaga szczególnej formy, więc wystarcza zwykły podpis elektroniczny. Więcej o mocy dowodowej podpisu na stronie moc prawna, a o prowadzeniu całej dokumentacji w postaci elektronicznej przy e-teczce pracowniczej.

• Grafik zamiast ewidencji. Harmonogram mówi, ile pracownik miał pracować, ewidencja ile pracował naprawdę. Przepisanie grafiku do karty bez korekt to najczęstszy powód zaniżonych nadgodzin.
• Brak godzin rozpoczęcia i zakończenia. Sama liczba „8” przy każdym dniu nie spełnia wymogów rozporządzenia.
• Nadgodziny odbierane „na gębę”. Czas wolny za nadgodziny musi być widoczny w ewidencji, tak samo jak dzień wolny za pracę w sobotę.
• Brak ewidencji dla pracowników zdalnych. Praca w domu nie zwalnia z ewidencji, zmienia tylko sposób zbierania danych.

Naruszanie przepisów o czasie pracy i nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej to wykroczenia z art. 281 § 1 pkt 5 i 6 KP. Inspektor pracy zaczyna kontrolę czasu pracy właśnie od kart ewidencji, dlatego karty potwierdzone co miesiąc to także najprostsze przygotowanie do kontroli.