Karta drogowa: wzór karty drogowej kierowcy i rozliczenie przebiegu online

Nie. Wzór karty drogowej określało rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 17 września 2002 r., wydane na podstawie art. 36 ust. 3 ustawy z 24 sierpnia 2001 r. o czasie pracy kierowców. Tę ustawę zastąpiła ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, a rozporządzenie straciło moc z dniem 1 maja 2004 r. (w bazie aktów prawnych Sejmu ma status „nieobowiązujący, uchylona podstawa prawna”). Obecne przepisy nie przewidują nowego wzoru.

Karta drogowa druk ścisłego zarachowania to dziś wyłącznie decyzja firmy: jeśli chcesz numerować karty i ewidencjonować wydane egzemplarze, zapisz to w zarządzeniu wewnętrznym. Jednostki publiczne często mają takie zarządzenia i dalej wymagają kart przy każdym pojeździe służbowym. Firmy prywatne zostawiają karty tam, gdzie się opłacają: przy kontroli paliwa, rozliczaniu kierowców i odliczaniu VAT.

Pełne odliczenie VAT od wydatków na samochód osobowy (w tym paliwa) wymaga, żeby pojazd był wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Sposób jego używania, określony w zasadach ustalonych przez podatnika, trzeba „dodatkowo” potwierdzić ewidencją przebiegu pojazdu (art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT). Zgodnie z art. 86a ust. 7 ewidencja zawiera:

• numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika na początku, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na zakończenie,
• wpis kierującego przy każdym wykorzystaniu pojazdu: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd, dokąd), liczbę kilometrów, imię i nazwisko kierującego,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego.

Wpisy kierowcy, który nie jest podatnikiem, podatnik potwierdza na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie ich autentyczności. Dlatego wzór ma podpis osoby rozliczającej. Ewidencji nie trzeba prowadzić m.in. dla aut rozliczanych w modelu 50% odliczenia (art. 86a ust. 5), a pojazdy, których konstrukcja wyklucza użytek prywatny, spełniają warunek bez niej (art. 86a ust. 4 pkt 2).

Pod hasłem „oświadczenie kierowcy” kryją się w praktyce trzy różne dokumenty:

1. Oświadczenie o innym zatrudnieniu. Pracodawca musi uzyskać od kierowcy oświadczenie na piśmie o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy oraz o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin przewozów wykonywanych na innej podstawie (art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców). Ustawa mówi „na piśmie”, dlatego bezpieczniejszy jest podpis własnoręczny albo kwalifikowany.
2. Zaświadczenie o działalności. Gdy danych nie da się wprowadzić do tachografu (choroba, urlop, czas wolny, prowadzenie pojazdu wyłączonego z przepisów unijnych, inna praca, gotowość), przewoźnik wystawia kierowcy zaświadczenie na formularzu z decyzji Komisji 2007/230/WE albo z Umowy AETR; kierowca je podpisuje, a wzór udostępnia ministerstwo właściwe do spraw transportu (art. 31 ustawy o czasie pracy kierowców). To formularz „przeznaczony do druku”, który kierowca wozi ze sobą, więc nie zastępuj go plikiem podpisanym elektronicznie.
3. Oświadczenie o przebiegu dnia pracy. Wewnętrzne wyjaśnienie kierowcy, np. do przekroczenia normy paliwa albo różnicy między tachografem a kartą. To dokument firmowy, bez wymogów formy; możesz go dołączyć do karty drogowej i podpisać online.

Ewidencję czasu pracy kierowcy opisujemy osobno przy ewidencji czasu pracy.

Kartę wypełniasz tam, gdzie dziś: w arkuszu, programie flotowym albo na podstawie danych z karty paliwowej i GPS. Na koniec dnia lub miesiąca eksportujesz ją do PDF (do 6 MB) i wysyłasz do podpisu: najpierw kierowca potwierdza przejazdy i tankowania, potem osoba rozliczająca potwierdza autentyczność wpisów. Kierowca podpisuje na telefonie w kabinie, bez konta i aplikacji. Jeśli nie zgadza się z rozliczeniem paliwa, odrzuca kartę z uzasadnieniem. Przy flocie kilkunastu aut masowa wysyłka rozsyła karty wszystkim kierowcom naraz, a przypomnienia pilnują zaległych podpisów. Podpisany PDF z Kartą Podpisów (znaczniki czasu, skrót SHA-256) jest dowodem, że wpisy nie zmieniły się po zamknięciu okresu, co ma znaczenie przy kontroli podatkowej.

• Cel wyjazdu „sprawy firmowe”. Przy kontroli VAT taki wpis nic nie dowodzi; wpisz klienta, adres, zadanie.
• Kilometry wpisane zbiorczo na koniec miesiąca. Ewidencja dla VAT wymaga wpisu przy każdym wykorzystaniu pojazdu.
• Brak potwierdzenia wpisów. Karta wypełniona przez pracownika, ale nigdy nie potwierdzona przez firmę, nie spełnia warunku z art. 86a ust. 7 pkt 4.
• Karta zamiast zlecenia. Karta drogowa rozlicza przejazd, a warunki przewozu dla klienta ustala zlecenie transportowe, dostawę potwierdza list przewozowy CMR.
• Brak protokołu wydania auta. Gdy pojazd zmienia kierowcę, stan licznika i usterki zapisuje protokół przekazania samochodu służbowego.