Polecenie wyjazdu służbowego: wzór delegacji i rozliczenie online

Z polecenia musi wynikać, kto jedzie, dokąd, po co, na jak długo i czym. Rozporządzenie z 2013 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz. 2190) dodaje zasady, które przenoszą się do dokumentu:

• podróż odbywa się „w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę”, a należności obejmują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów komunikacją miejscową, noclegów i innych niezbędnych wydatków (§ 2),
• środek transportu, jego rodzaj i klasę określa pracodawca; przejazd samochodem niebędącym własnością pracodawcy wymaga zgody na wniosek pracownika, a zwrot to iloczyn kilometrów i stawki ustalonej przez pracodawcę, nie wyższej niż limit z przepisów o transporcie drogowym (§ 3),
• miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca, może nią być miejsce zamieszkania pracownika (§ 6),
• dieta krajowa wynosi 45 złotych za dobę; przy podróży do 8 godzin nie przysługuje, od 8 do 12 godzin przysługuje połowa, a zapewnione posiłki pomniejszają dietę: śniadanie o 25%, obiad o 50%, kolacja o 25% (§ 7).

Polecenie wyjazdu służbowego za granicę wymaga dodatkowo państwa docelowego, bo od niego zależy waluta, stawka diety i limit noclegu określone w załączniku do rozporządzenia. Przy delegacji zagranicznej zwykle rozlicza się też zaliczkę w walucie, więc warto od razu wpisać jej kwotę i sposób rozliczenia różnic kursowych.

Delegacja ma zwykle trzy podpisy w dwóch momentach:

1. Przed wyjazdem: zlecający, czyli przełożony albo osoba upoważniona przez pracodawcę. To jego podpis potwierdza, że podróż jest służbowa. Podpis pracownika na poleceniu nie jest wymagany, choć wiele firm go zbiera jako potwierdzenie zapoznania się z warunkami.
2. Po powrocie: pracownik podpisuje rozliczenie i dołącza bilety, rachunki i faktury. Termin to 14 dni od zakończenia podróży (§ 5 ust. 1 rozporządzenia).
3. Zatwierdzenie: przełożony sprawdza merytorycznie, księgowość formalnie i rachunkowo, osoba upoważniona zatwierdza wypłatę.

Ta kolejność idealnie przekłada się na obieg online: w podpiszmy ustawiasz kolejność sygnatariuszy, więc księgowość dostaje rozliczenie dopiero wtedy, gdy przełożony je zaakceptował.

Ani Kodeks pracy, ani rozporządzenie nie zastrzegają formy pisemnej dla polecenia wyjazdu. Obowiązkowego druku też nie ma: popularne druki „polecenie wyjazdu służbowego” z hurtowni to gotowe formularze, a nie wzory urzędowe. E-delegacja podpisana zwykłym podpisem elektronicznym jest więc równie ważna jak papierowa. Dla urzędu skarbowego i ZUS liczy się, żeby z dokumentów wynikało, że podróż była służbowa i jakie koszty zwrócono, bo od tego zależy zwolnienie diet ze składek i podatku w granicach limitów.

Rozporządzenie mówi o „pisemnym” oświadczeniu pracownika, gdy nie może on udokumentować wydatku (§ 5 ust. 2 i 3). W firmie prywatnej warto w regulaminie podróży zapisać, że takie oświadczenia składa się także w postaci elektronicznej. Jednostka budżetowa, która stosuje rozporządzenie wprost, powinna tę kwestię uregulować wewnętrznie. Delegacja nie wymaga podpisu kwalifikowanego; ten jest potrzebny dopiero do czynności, dla których prawo zastrzega formę pisemną, o czym piszemy przy formie elektronicznej a pisemnej.

Jeśli pracownik zgubił bilet albo przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, składa oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia). Krótki wzór:

Oświadczenie o poniesionym wydatku

Ja, [imię i nazwisko], oświadczam, że w związku z podróżą służbową na podstawie polecenia wyjazdu nr [numer] poniosłem wydatek: [rodzaj, np. bilet kolejowy [relacja], klasa [klasa]] w dniu [data] w kwocie [kwota]. Dokumentu nie mogę przedstawić, ponieważ [przyczyna, np. bilet został zgubiony / przewoźnik nie wydał biletu]. Dołączam [potwierdzenie płatności kartą / wydruk rezerwacji / brak].

Oświadczenie o braku biletów dołącz do rozliczenia jako dodatkową stronę PDF. Pracodawca może, ale nie musi zwrócić wydatku na jego podstawie, więc potwierdzenie płatności kartą zwiększa szansę na zwrot.

Art. 77(5) KP dotyczy pracowników. Zleceniobiorca nie jest w delegacji w rozumieniu Kodeksu pracy: zwrot jego wydatków wynika z art. 742 Kodeksu cywilnego (dający zlecenie zwraca wydatki poczynione w celu należytego wykonania zlecenia) i z umowy. Jeśli zlecenie wymaga wyjazdów, najlepiej wpisać w umowie zlecenia zasady zwrotu kosztów i to, czy stosuje się stawki jak dla pracowników. Formularz rozliczenia może być ten sam co w naszym wzorze.

Delegacja bezkosztowa oznacza w praktyce, że pracodawca sam opłaca przejazd, nocleg i wyżywienie, a pracownikowi nie zostaje nic do rozliczenia. Pisemne zrzekanie się diet przez pracownika budzi spory, więc lepiej opisać w poleceniu, co pracodawca zapewnia bezpośrednio, i pomniejszyć dietę za zapewnione posiłki według zasad powyżej.

Wgraj polecenie jako PDF (do 6 MB) i dodaj sygnatariuszy w kolejności: przełożony, pracownik. Po powrocie wyślij rozliczenie z zeskanowanymi rachunkami jako kolejne strony PDF, z kolejnością: pracownik, przełożony, księgowość. Każdy podpisuje w przeglądarce, także na telefonie w trasie, bez zakładania konta. Firmy, które delegują często, zapisują polecenie jako szablon w panelu. Po podpisaniu wszyscy dostają PDF z Kartą Podpisów: widać, kto zatwierdził wyjazd i kiedy, co przy kontroli ZUS lub skarbowej zastępuje segregator papierowych delegacji.