Podpis elektroniczny w firmie transportowej: zlecenia, dostawy i dokumenty kierowców

Punktem wyjścia jest Kodeks cywilny. Umowa przewozu (art. 774 KC) i zlecenie, które po akceptacji staje się taką umową, nie mają zastrzeżonej formy, więc wiąże je każdy sposób wyrażenia zgody, w tym podpis elektroniczny. Kodeksowe przepisy o przewozie stosuje się tylko o tyle, o ile dany rodzaj przewozu nie ma własnych regulacji (art. 775 KC), dlatego w transporcie międzynarodowym pierwszeństwo ma konwencja CMR.

Polska przystąpiła do protokołu dodatkowego do konwencji CMR, który dopuszcza elektroniczny list przewozowy. Protokół obowiązuje u nas od 11 września 2019 r. W praktyce e-CMR nie jest jednak plikiem PDF z podpisami. To zestaw danych prowadzony na platformie, która spełnia wymagania protokołu co do uwierzytelnienia stron, integralności i dostępu dla uprawnionych podmiotów. Przewóz na e-CMR wymaga też, żeby oba kraje na trasie były stronami protokołu, a nadawca, przewoźnik i odbiorca zgodzili się na tę formę.

Druga zmiana idzie od strony Unii. Rozporządzenie (UE) 2020/1056 o elektronicznych informacjach dotyczących transportu towarowego (eFTI) zobowiązuje organy kontrolne do przyjmowania danych przewozowych w postaci elektronicznej, udostępnianych przez certyfikowane platformy. Obowiązek po stronie organów zaczyna działać w 2027 r. Nie oznacza to zakazu papierowego CMR i nie nakłada na przewoźnika obowiązku przejścia na e-CMR.

Uczciwie o nas: podpiszmy.pl nie jest platformą e-CMR ani platformą eFTI. PDF z listem przewozowym podpisany u nas nie zastąpi CMR w kontroli drogowej. Wszystko, co dzieje się wokół listu, czyli zlecenie, potwierdzenie dostawy, protokół szkody czy reklamację, podpiszesz u nas bez przeszkód.

Kierowca nie zakłada konta i niczego nie instaluje. Dostaje e-mail z linkiem, otwiera PDF w przeglądarce telefonu, czyta i podpisuje rysując palcem, wpisując imię i nazwisko albo jednym kliknięciem. Przy dokumentach, które mogą wrócić w sporze, na przykład oświadczeniu o przyjęciu pojazdu z uszkodzeniami, włącz kod SMS. Wtedy do podpisu potrzebny jest też telefon kierowcy, a Karta Podpisów zapisuje tę metodę identyfikacji.

Tak podpiszesz dokumenty kadrowe, które nie wymagają formy pisemnej: oświadczenie o zapoznaniu z regulaminem pracy, potwierdzenie szkolenia BHP, zapoznanie z oceną ryzyka zawodowego, polecenie wyjazdu służbowego czy potwierdzenie ewidencji czasu pracy. Umowę o pracę kierowca podpisuje odręcznie albo podpisem kwalifikowanym, bo art. 29 § 2 Kodeksu pracy wymaga formy pisemnej.

Najwięcej pieniędzy przewoźnik traci nie na samym przewozie, tylko na tym, co dzieje się na rozładunku. Odbiorca przyjmuje towar bez uwag, a po trzech dniach zgłasza brak palety. Albo zgłasza uszkodzenie, ale nikt nie spisał, czy folia była naruszona przy załadunku. Tu pomagają dwa dokumenty.

• Potwierdzenie odbioru dostawy. Odbiorca podpisuje je na swoim telefonie zaraz po rozładunku. Karta Podpisów zapisuje czas i adres IP, więc spór o to, kiedy towar faktycznie dotarł, rozstrzyga się dokumentem, a nie wspomnieniami.
• Protokół szkody. Opis uszkodzeń, liczba sztuk, stan opakowania, zdjęcia wklejone do PDF. Kierowca przesyła zdjęcia dyspozytorowi, dyspozytor przygotowuje protokół na zapisanym szablonie i wysyła go do podpisu odbiorcy i kierowcy. Odbiorca, który nie zgadza się z opisem, może odrzucić dokument i wpisać uzasadnienie, które trafia do nadawcy.

Warunek praktyczny: podpisujący musi mieć adres e-mail, na który przyjdzie link. Ustal go przy awizacji, a nie na rampie.

1. Szablony. Zapisz w panelu stałe PDF-y: protokół szkody, potwierdzenie dostawy, oświadczenie kierowcy, protokół przekazania ciągnika. Dyspozytor nie szuka ostatniej wersji w poczcie.
2. Masowa wysyłka. Nowy regulamin korzystania z kart paliwowych albo aktualizację instrukcji dla kierowców wyślesz jednym ruchem do całej załogi. Każdy kierowca dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów, a w panelu widać, kto jeszcze nie podpisał.
3. Kolejność podpisów. Umowę ramową najpierw podpisuje właściciel firmy transportowej, potem kontrahent. Przypomnienia e-mail wysyłają się same.
4. Zespół w planie Team. Dyspozytorzy i kadrowa pracują na wspólnych dokumentach firmy, bez przekazywania haseł.
5. API i webhooki. Jeśli korzystasz z systemu TMS, dokument może wychodzić do podpisu prosto ze zlecenia, a status wraca do systemu. Opis w dokumentacji API.

• Zlecenie przyjęte telefonicznie. Stawka, termin płatności i kary umowne zostają w rozmowie. Przy sporze o zapłatę przewoźnik ma tylko fakturę. Podpisane zlecenie z Kartą Podpisów usuwa ten problem.
• Zdjęcie CMR zamiast potwierdzenia. Zdjęcie listu z nieczytelną pieczątką rzadko wystarcza zleceniodawcy do rozliczenia. Osobne potwierdzenie dostawy podpisane przez odbiorcę jest czytelne i ma znacznik czasu.
• Protokół szkody spisany po fakcie. Im później powstaje, tym łatwiej go podważyć. Wyślij go do podpisu jeszcze w dniu rozładunku.
• Umowa o pracę podpisana kliknięciem. Zwykły podpis nie spełnia formy pisemnej. Umowę podpisz odręcznie albo kwalifikowanym, a online przenieś dokumenty towarzyszące.

Więcej o tym, kiedy wystarcza zwykły podpis, piszemy na stronie o mocy prawnej.