Podpisywanie zleceń spedycyjnych online: od zapytania do akceptacji przewoźnika

Przez umowę spedycji spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem do wysłania lub odbioru przesyłki albo do innych usług związanych z jej przewozem (art. 794 § 1 KC). Może działać w imieniu własnym albo w imieniu dającego zlecenie (art. 794 § 2 KC). To rozróżnienie decyduje, czyje dane wpisujesz w zleceniu do przewoźnika i kto jest stroną umowy przewozu.

• Zlecenie spedycyjne składa klient spedytorowi. Opisuje towar, trasę, terminy, wynagrodzenie spedytora i zakres usług, na przykład odprawę albo ubezpieczenie ładunku.
• Zlecenie transportowe wystawia spedytor przewoźnikowi. Po akceptacji jest umową przewozu. Zawiera stawkę, walutę, termin płatności, dane pojazdu i kierowcy, wymagania co do naczepy oraz zasady podwykonawstwa.
• Umowa ramowa z przewoźnikiem albo klientem ustala warunki stałe, a pojedyncze zlecenia tylko je uzupełniają.

Umowę spedycji podpisujesz tak samo jak każdą umowę handlową. Jeżeli klient wymaga odręcznego podpisu albo podpisu kwalifikowanego, wynika to z jego wewnętrznych zasad, a nie z przepisów.

Przewoźnik z giełdy rzadko siedzi przy komputerze. Często to właściciel jednego lub dwóch aut, który sam jeździ. Dlatego zlecenie wysłane do podpisu otwiera się w przeglądarce telefonu, bez konta i bez aplikacji. Przewoźnik czyta PDF, podpisuje palcem albo kliknięciem i od razu dostaje swój egzemplarz.

Jeżeli stawka mu nie pasuje, nie musi dzwonić. Odrzuca zlecenie i wpisuje uzasadnienie, na przykład oczekiwaną stawkę albo inny termin załadunku. Uzasadnienie trafia do spedytora, który poprawia zlecenie i wysyła nowe. Każda wersja ma własny skrót SHA-256, więc później nie ma wątpliwości, którą przyjęto.

Kod SMS i weryfikacja tożsamości przy nowym przewoźniku. Branża zna przypadki, w których ktoś podszywa się pod prawdziwą firmę transportową, przejmuje ładunek i znika. Kod SMS wiąże podpis z numerem telefonu, a weryfikacja tożsamości ze zdjęciem dowodu i twarzy osoby podpisującej. To nie zastępuje sprawdzenia firmy (NIP, licencja, polisa OC przewoźnika), ale daje twardy ślad, kto faktycznie przyjął zlecenie.

Spedycja pracująca ze stałą grupą przewoźników zwykle ma jedną umowę ramową i ogólne warunki zleceń. Gdy zmieniają się terminy płatności, kary za opóźnienie podstawienia albo zasady podwykonawstwa, trzeba zebrać akceptację od kilkunastu albo kilkudziesięciu firm.

Masowa wysyłka robi to jednym ruchem: ten sam PDF trafia do każdego przewoźnika jako osobny egzemplarz z własną Kartą Podpisów. W panelu widzisz, kto podpisał, kto odrzucił i kto nie otworzył maila, a przypomnienia wychodzą bez Twojego udziału. Przy umowie ramowej ustaw kolejność: najpierw podpisuje osoba uprawniona po stronie spedycji, potem przewoźnik. Zasady reprezentacji spółek opisaliśmy na stronie o podpisywaniu umów w spółce z o.o.

Zlecenie transportowe zawiera zwykle imię i nazwisko kierowcy, numer telefonu i numery rejestracyjne. To dane osobowe. Spedytor i przewoźnik są w takim układzie najczęściej odrębnymi administratorami, więc każdy odpowiada za swoje obowiązki informacyjne. Umowę powierzenia zawiera się wtedy, gdy jedna firma przetwarza dane na zlecenie drugiej, na przykład dostawca systemu spedycyjnego.

• Nie żądaj kopii dowodu osobistego kierowcy, jeżeli do awizacji wystarczy imię, nazwisko i numer rejestracyjny.
• Karta Podpisów zawiera e-mail, adres IP i czas podpisu osoby przyjmującej zlecenie. To też dane osobowe, uwzględnij je w klauzuli informacyjnej.
• Ustal okres przechowywania podpisanych zleceń. Zwykle wyznacza go termin przedawnienia roszczeń i obowiązki podatkowe.

Jak przechowywać podpisane pliki, opisaliśmy w poradniku o archiwizacji dokumentów podpisanych elektronicznie.

• Zlecenie bez waluty i terminu płatności. Przewoźnik zakłada 30 dni, spedytor 60. Pole w zleceniu kosztuje sekundę, spór kilka miesięcy.
• Zmiana stawki ustalona przez telefon. Dopłata za postój albo dodatkowy punkt rozładunku powinna trafić do podpisanego aneksu albo nowego zlecenia.
• Akceptacja z anonimowego adresu e-mail. Mail z darmowej skrzynki nie mówi, kto go wysłał. Podpis z kodem SMS mówi znacznie więcej.
• Brak zakazu podwykonawstwa. Przewoźnik przekazuje ładunek dalej, a spedytor nie wie, kto wiezie towar klienta.
• Przyjęcie zlecenia przez osobę bez umocowania. Przy umowie ramowej sprawdź w KRS lub CEIDG, kto reprezentuje przewoźnika.