Wniosek o pracę zdalną: wzór wniosku i porozumienia o pracy zdalnej

Zwykły wniosek pracodawca może przyjąć albo odrzucić. Inaczej jest przy pracownikach wymienionych w art. 67(19) § 6 KP: pracownicy w ciąży, rodzicu dziecka do 4. roku życia, opiekunie osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności oraz rodzicu dziecka z niepełnosprawnością lub z zaświadczeniem z ustawy „Za życiem”, o których mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3 KP. Ich wniosek pracodawca „jest obowiązany uwzględnić”, chyba że nie pozwala na to organizacja lub rodzaj pracy. O przyczynie odmowy informuje w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Odmowa zgody na zmianę warunków pracy, złożenie wniosku przez pracownika uprzywilejowanego i powrót do pracy stacjonarnej nie mogą być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę (art. 67(23) KP). Naruszenie obowiązku uwzględnienia wniosku to wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 5c KP.

Zasady pracy zdalnej określa się w porozumieniu z zakładowymi związkami zawodowymi albo w regulaminie wydanym po konsultacji z przedstawicielami pracowników (art. 67(20) § 1 do 4 KP). Jeśli takiego aktu nie ma, pracodawca określa zasady w porozumieniu zawartym z pracownikiem (art. 67(20) § 5 KP). Taki dokument powinien obejmować co najmniej sprawy z art. 67(20) § 6:

Porozumienie w sprawie wykonywania pracy zdalnej (wzór skrócony)

1. Strony: [pracodawca], [pracownik], umowa o pracę z dnia [data].
2. Rodzaj pracy zdalnej: [całkowita / częściowa, dni tygodnia], od [data].
3. Miejsce pracy zdalnej: [adres]; zmiana wymaga uprzedniego uzgodnienia.
4. Narzędzia pracy: [laptop, telefon, monitor zapewnione przez pracodawcę / własne za ekwiwalentem]; instalacja, serwis i aktualizacje: [zasady].
5. Koszty: [ryczałt miesięczny w wysokości [kwota] / zwrot udokumentowanych kosztów energii i internetu].
6. Porozumiewanie się i potwierdzanie obecności: [komunikator, godziny dostępności, sposób potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy].
7. Kontrola wykonywania pracy, kontrola BHP i ochrony informacji: [zasady, terminy uzgadniania wizyty].
8. Ochrona danych: [procedury, zakaz udostępniania sprzętu domownikom].
9. Osoba do kontaktu i jednostka organizacyjna: [imię i nazwisko, dział].

Podpisy obu stron. Przy pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia pracodawca przekazuje też informację o jednostce organizacyjnej i osobie odpowiedzialnej za współpracę, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej (art. 67(21) § 2 KP).

Tak, i to wprost z Kodeksu. Wniosek pracownika składa się „w postaci papierowej lub elektronicznej”, w tej samej postaci pracodawca odmawia, a strony składają wiążący wniosek o powrót do pracy stacjonarnej (art. 67(22) § 1 KP). Przy uzgodnieniu w trakcie zatrudnienia nie stosuje się art. 29 § 4 KP, który wymaga pisemnej formy zmiany warunków umowy. Postać elektroniczna nie oznacza podpisu kwalifikowanego: wystarczy dokument, który da się zachować i przypisać osobie, np. PDF podpisany zwykłym podpisem elektronicznym z Kartą Podpisów.

Inaczej jest, gdy pracę zdalną wpisujesz do nowej umowy o pracę albo zmieniasz inne warunki (wynagrodzenie, stanowisko). Wtedy obowiązują zasady formy umowy o pracę, opisane na stronach umowa o pracę a podpis elektroniczny i porozumienie zmieniające warunki pracy.

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego i informacją o zasadach bezpiecznej pracy zdalnej (art. 67(31) § 6 KP). Składa też oświadczenie, że w uzgodnionym miejscu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy (art. 67(31) § 7 KP). Ocena ryzyka uwzględnia w szczególności wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne; pracodawca może przygotować uniwersalną ocenę dla grup stanowisk (art. 67(31) § 5 KP).

Te dwa oświadczenia najlepiej wysłać razem z porozumieniem jako jeden PDF: pracownik podpisuje wszystko za jednym razem. Wzór potwierdzenia zapoznania z oceną ryzyka znajdziesz przy ocenie ryzyka zawodowego.

Praca zdalna nie zmienia obowiązku prowadzenia ewidencji z art. 149 KP. Zmienia się tylko źródło danych: zamiast czytnika kart logowanie, komunikator albo raport pracownika. Sposób potwierdzania obecności ustal w porozumieniu (pkt 6 wzoru), a miesięczną kartę możesz przygotować według wzoru ewidencji czasu pracy, z symbolem dni pracy zdalnej.

Praca zdalna a miejsce wykonywania pracy w umowie: miejsce pracy z umowy o pracę (np. siedziba firmy) zostaje, a obok niego pojawia się uzgodnione miejsce pracy zdalnej. Przy pracy całkowicie zdalnej od początku zatrudnienia warto opisać to w samej umowie. Przepisy KP o pracy zdalnej nie dotyczą zleceniobiorców: przy umowie zlecenia miejsce i sposób wykonywania zadań ustalają strony w umowie, bez wniosków i oświadczeń BHP w trybie art. 67(31).

Wgraj wniosek jako PDF i dodaj pracownika oraz osobę z kadr jako sygnatariuszy, w kolejności: najpierw pracownik, potem pracodawca z decyzją. Przy wprowadzaniu pracy hybrydowej dla całego zespołu użyj masowej wysyłki: każdy dostaje własny egzemplarz porozumienia i oświadczeń BHP oraz własną Kartę Podpisów. Pracownik, który się nie zgadza, odrzuca dokument z uzasadnieniem, a Ty widzisz, kto jeszcze nie podpisał, i wysyłasz przypomnienia. Szablon porozumienia zapiszesz w panelu do kolejnych osób.