Ewidencja godzin umowa zlecenie: wzór i miesięczne potwierdzenie online

Obowiązek z art. 8b dotyczy umów zlecenia (art. 734 KC) i umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 KC), zawieranych przez przedsiębiorcę albo inną jednostkę organizacyjną z osobą fizyczną. Po stronie zleceniobiorcy ustawa obejmuje osoby bez działalności gospodarczej, a także przedsiębiorców jednoosobowych, którzy nikogo nie zatrudniają ani nie zawierają umów ze zleceniobiorcami (art. 1 pkt 1b ustawy).

Przepisy o minimalnej stawce i potwierdzaniu godzin nie mają zastosowania między innymi, gdy zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie wykonywania zlecenia i przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne, oraz do niektórych umów opiekuńczych świadczonych nieprzerwanie dłużej niż dobę (art. 8d). Przy pracy tymczasowej ewidencję prowadzi pracodawca użytkownik (art. 8b ust. 4).

Zleceniobiorca nie jest pracownikiem, więc nie obowiązuje go kodeksowa ewidencja czasu pracy z art. 149 KP, normy dobowe, nadgodziny ani plan urlopów. Wymóg jest węższy: trzeba udokumentować liczbę godzin, za które należy się wynagrodzenie. Ustawa nie narzuca formularza. Sposób potwierdzania ustalają strony w umowie, na przykład:

• miesięczna ewidencja podpisywana przez zleceniobiorcę (wzór powyżej);
• lista godzin albo wykaz godzin zatwierdzany przez koordynatora;
• raport z systemu rejestracji czasu, potwierdzany mailem lub podpisem;
• liczba godzin wpisana w rachunek, jeśli umowa tak stanowi.

Uwaga na zlecenia, które w praktyce wyglądają jak etat: stałe godziny, podporządkowanie, praca pod kierownictwem. Wtedy problemem nie jest ewidencja, tylko rodzaj umowy (art. 22 KP i wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 KP).

Art. 8b wymienia trzy formy równorzędnie. Gdy umowa nie określa sposobu potwierdzania, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej przed terminem wypłaty (ust. 2). Gdy umowa w ogóle nie została zawarta w jednej z tych form, zleceniodawca przed rozpoczęciem pracy potwierdza zleceniobiorcy w takiej formie, jak będą potwierdzane godziny (ust. 3).

Forma dokumentowa jest najniższa z trzech: wystarcza oświadczenie w postaci dokumentu złożone w sposób pozwalający ustalić osobę składającą oświadczenie (art. 77(2) KC). Zwykły podpis elektroniczny ją spełnia, bo wiąże dokument z konkretną osobą przez e-mail, adres IP, znacznik czasu, a opcjonalnie kod SMS. Podpis kwalifikowany nie jest potrzebny.

Dokumenty określające sposób potwierdzania godzin i dokumenty potwierdzające godziny zleceniodawca przechowuje przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c). Plik PDF z Kartą Podpisów pobrany z panelu przechowasz razem z rachunkiem za ten sam miesiąc.

Najprostszy układ: pod koniec miesiąca uzupełniasz wzór danymi z grafiku albo prosisz zleceniobiorcę o uzupełnienie, wgrywasz PDF, dodajesz zleceniobiorcę jako pierwszego sygnatariusza, a koordynatora jako drugiego. Zleceniobiorca otwiera link w mailu, sprawdza godziny i podpisuje na telefonie albo komputerze. Jeżeli się nie zgadza, odrzuca ewidencję z uzasadnieniem („w dniu 14 pracowałem 8 godzin, nie 6”), a odpowiedź trafia do Ciebie jeszcze przed wypłatą.

Warto łączyć ewidencję i rachunek w jeden PDF: jeden podpis zleceniobiorcy obejmuje wtedy godziny i rozliczenie, a skrót SHA-256 wiąże oba dokumenty. Wzór ewidencji zapisz w panelu jako szablon. Masowa wysyłka przydaje się przy aneksie wprowadzającym nowy sposób potwierdzania godzin dla wszystkich zleceniobiorców naraz: każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów. Samą umowę zlecenia również podpiszesz online, zobacz podpis elektroniczny a umowa zlecenie.

• Brak zapisu w umowie o sposobie potwierdzania godzin. Wtedy działa tryb z art. 8b ust. 2, a zleceniodawca zależy od tego, czy zleceniobiorca sam przedłoży informację.
• Ewidencja podpisana raz na kwartał, gdy wynagrodzenie płacone jest co miesiąc. Informacja o godzinach ma poprzedzać termin wypłaty.
• Jedna ewidencja dla całej brygady. Przy zleceniu wspólnym potwierdzenie następuje odrębnie dla każdej osoby (art. 8b ust. 5).
• Wpisywanie godzin „do stawki”. Zaniżanie godzin, żeby miesięczny ryczałt wyglądał na zgodny ze stawką minimalną, to wykroczenie z art. 8e. Ewidencja ma odzwierciedlać rzeczywisty czas.
• Kasowanie dokumentów po zakończeniu współpracy. Termin 3 lat liczy się od wymagalności ostatniego wynagrodzenia, także po wypowiedzeniu umowy zlecenia albo rozwiązaniu za porozumieniem stron.