Rachunek do umowy zlecenia: wzór i comiesięczny podpis online

Skoro wzoru nie ma w przepisach, o elementach decyduje to, do czego rachunek służy. Musi pozwolić zleceniodawcy wypłacić prawidłową kwotę i rozliczyć się jako płatnik:

1. dane zleceniobiorcy i zleceniodawcy;
2. numer i data umowy, której dotyczy;
3. okres rozliczeniowy i opis wykonanych czynności;
4. liczba godzin i stawka albo kwota ryczałtu;
5. wynagrodzenie brutto, a po rozliczeniu przez płatnika kwota netto;
6. numer konta i podpis zleceniobiorcy.

Prosty rachunek do umowy zlecenia może zmieścić się na pół strony. Rachunek aktywny albo kalkulator z arkusza tylko liczą kwoty; o jego ważności decyduje treść i podpis, nie format pliku.

Art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wymaga, żeby wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie było niższe niż minimalna stawka godzinowa. Stawkę ogłasza co roku rozporządzeniem Rada Ministrów, więc przed wystawieniem rachunku za styczeń zawsze sprawdź aktualną wysokość. Zleceniobiorca nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia w tej wysokości (art. 8a ust. 4), a jeżeli umowa przewiduje mniej, i tak należy mu się kwota wyliczona według stawki minimalnej (art. 8a ust. 2).

Przy umowie zawartej na dłużej niż miesiąc wynagrodzenie według stawki minimalnej wypłaca się co najmniej raz w miesiącu (art. 8a ust. 6). Stąd comiesięczny rytm rachunków w większości firm. Zasady nie dotyczą między innymi zleceń, w których zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie pracy i dostaje wyłącznie prowizję (art. 8d ust. 1 pkt 1). Wypłata poniżej stawki minimalnej jest wykroczeniem zagrożonym grzywną (art. 8e).

Gdy umowa nie przewiduje inaczej, wynagrodzenie za zlecenie należy się dopiero po jego wykonaniu (art. 744 KC). Dlatego przy dłuższych zleceniach terminy rozliczeń warto wpisać wprost do umowy.

Zleceniodawca jest płatnikiem: to on oblicza i odprowadza zaliczkę na podatek oraz składki, a zleceniobiorca dostaje kwotę netto. Rachunek pokazuje ten podział, ale nie jest miejscem na samodzielne wyliczenia zleceniobiorcy. Stawki i progi zmieniają się, dlatego we wzorze zostawiliśmy puste pola dla księgowości.

Najczęstsze sytuacje szczególne:

• Rachunek do umowy zlecenia dla studenta do 26 roku życia: uczeń lub student do ukończenia 26 lat co do zasady nie podlega składkom ZUS z tytułu zlecenia, a osoby do 26 lat mogą korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego do rocznego limitu. Na rachunku widać wtedy często kwotę netto równą brutto. Aktualność legitymacji sprawdza zleceniodawca.
• Zleceniobiorca zatrudniony u tego samego zleceniodawcy na umowę o pracę: zlecenie rozlicza się jak przychód ze stosunku pracy, co zmienia składki.
• Zbieg z innymi zleceniami: o obowiązku składek decyduje wtedy między innymi oświadczenie zleceniobiorcy o innych tytułach ubezpieczenia.

Tak. Ani Kodeks cywilny, ani przepisy podatkowe nie zastrzegają dla rachunku formy pisemnej. Sama umowa zlecenia też jej nie wymaga, o czym piszemy na stronie podpis elektroniczny a umowa zlecenie. Zwykły podpis elektroniczny z Kartą Podpisów daje przy tym więcej niż podpis na skanie: imię i nazwisko, e-mail, adres IP, datę i skrót SHA-256, który pokazuje, że po podpisaniu nikt nie zmienił liczby godzin ani kwoty.

Rachunek podpisuje zleceniobiorca, bo to on rozlicza się z wykonanego zlecenia. W praktyce często przygotowuje go dział kadr zleceniodawcy, a zleceniobiorca sprawdza dane i podpisuje. Drugi podpis, osoby zatwierdzającej do wypłaty, jest wewnętrzną kontrolą firmy.

Zapisz wzór rachunku jako szablon w panelu. Co miesiąc uzupełniasz liczbę godzin i kwoty dla każdej osoby, wgrywasz PDF, dodajesz zleceniobiorcę jako pierwszego sygnatariusza i osobę zatwierdzającą jako drugiego (kolejność podpisywania). Zleceniobiorca podpisuje z linku w mailu, bez konta, także na telefonie. Kto nie podpisał, dostaje przypomnienie. Jeżeli liczba godzin się nie zgadza, zleceniobiorca odrzuca rachunek z uzasadnieniem, a Ty poprawiasz go przed wypłatą, a nie po.

Dobra praktyka: umieść w jednym PDF miesięczną ewidencję godzin i rachunek. Zleceniobiorca jednym podpisem potwierdza godziny i rozliczenie. Masową wysyłkę zostaw dla dokumentów identycznych dla wszystkich (na przykład aneksu zmieniającego stawkę albo sposób potwierdzania godzin); rachunki różnią się kwotami, więc każdy wysyłasz osobno. Przy rozstaniu przydadzą się też wypowiedzenie umowy zlecenia i porozumienie o rozwiązaniu umowy zlecenia.

• Godziny na rachunku inne niż w ewidencji. Przy kontroli inspektor zestawia oba dokumenty.
• Data wystawienia rachunku przed końcem okresu. Rachunek za wrzesień z datą 20 września sugeruje, że godziny wpisano z góry.
• Brak numeru umowy przy kilku równoległych zleceniach tej samej osoby.
• Korekta przez nadpisanie pliku. Błędny rachunek zastąp korektą z nowym numerem i odwołaniem do pierwotnego, podpisaną tak samo.