Czy pracownik musi podpisać zgodę na monitoring i co podpisuje zamiast niej

Krótka odpowiedź: nie. Kodeks pracy nie wymaga zgody pracownika na monitoring wizyjny ani na monitoring służbowej poczty. Wymaga czegoś innego: pracodawca musi opisać monitoring w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, uprzedzić załogę co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem i przekazać każdemu pracownikowi informację w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracownik podpisuje więc potwierdzenie otrzymania tej informacji, a nie zgodę.

To rozróżnienie ma praktyczne skutki. Zgodę można cofnąć w każdej chwili, więc monitoring oparty na zgodach rozpada się, gdy jeden pracownik zmieni zdanie. Potwierdzenie informacji niczego nie uzależnia od woli pracownika, za to daje pracodawcy dowód, że wykonał obowiązek z Kodeksu pracy. Niżej masz przepisy, tabelę dla różnych rodzajów monitoringu, terminy, wzór potwierdzenia i sposób, żeby zebrać podpisy całej załogi bez rozdawania kartek.

Zgoda na monitoring w pracy czy informacja, co mówi Kodeks pracy

Podstawą monitoringu jest art. 22(2) Kodeksu pracy, a nie zgoda pracownika. Przepis pozwala wprowadzić monitoring, „jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę”. Decyzja należy do pracodawcy, a pracownik nie ma prawa weta.

W zamian Kodeks nakłada na pracodawcę cztery obowiązki:

• Opis w dokumencie. „Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu” (art. 22(2) § 6 KP).
• Uprzedzenie załogi. „Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem” (§ 7).
• Informacja dla każdego. „Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu w postaci papierowej lub elektronicznej informacje, o których mowa w § 6” (§ 8).
• Oznaczenie terenu. Znaki albo ogłoszenia dźwiękowe najpóźniej dzień przed uruchomieniem (§ 9).

Słowa „w postaci papierowej lub elektronicznej” w § 8 rozstrzygają sprawę formy. Informację o monitoringu można przekazać elektronicznie, a potwierdzenie jej otrzymania może być podpisane z linku, bez kwalifikowanego podpisu.

Co pracownik podpisuje przy różnych rodzajach monitoringu

Monitoring poczty reguluje art. 22(3) KP. Pracodawca może go wprowadzić, jeśli jest to niezbędne „do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy”, a monitoring „nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika”. Do poczty i do innych form monitoringu, takich jak GPS w aucie służbowym czy rejestracja aktywności na komputerze, stosuje się odpowiednio te same obowiązki informacyjne z art. 22(2) § 6 do 10.

Szczególny przypadek to pomieszczenia sanitarne. Monitoring w nich „wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników” (art. 22(2) § 2 KP). Zgoda jest więc zbiorowa, a nie indywidualna, i dotyczy tylko sytuacji, w których monitoring jest niezbędny i nie pozwala rozpoznać osób.

Dlaczego zgoda pracownika to zły pomysł

Zgoda w relacji pracodawca i pracownik rzadko jest dobrowolna, a bez dobrowolności nie jest ważną podstawą przetwarzania danych. RODO zwraca uwagę na brak równowagi między stronami (motyw 43), a zgodę można wycofać w każdym momencie (art. 7 ust. 3 RODO). Gdyby pracodawca oparł monitoring na zgodach, każdy pracownik, który ją wycofa, musiałby zniknąć z kadru kamery.

Stąd typowy błąd we wzorach z internetu: dokument zatytułowany „zgoda na monitoring” z rubrykami „wyrażam zgodę / nie wyrażam zgody”. Taki formularz sugeruje pracownikowi, że może odmówić, i otwiera spór, którego przepisy w ogóle nie przewidują. Bezpieczniej nazwać dokument „potwierdzeniem otrzymania informacji o monitoringu” i dołączyć do niego treść z regulaminu albo obwieszczenia. Szerzej opisujemy ten błąd na stronie oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy.

Terminy przy wprowadzaniu monitoringu

• Najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem. Informacja dla obecnych pracowników o wprowadzeniu monitoringu (§ 7).
• Najpóźniej dzień przed uruchomieniem. Widoczne oznaczenie pomieszczeń i terenu (§ 9).
• Przed dopuszczeniem do pracy. Informacja dla każdego nowego pracownika (§ 8).
• Do 3 miesięcy od nagrania. Maksymalny okres przechowywania nagrań, chyba że stanowią dowód w postępowaniu (§ 3 i 4).

Jeśli monitoring opisujesz w regulaminie pracy, pamiętaj, że zmieniony regulamin wchodzi w życie 2 tygodnie po podaniu go do wiadomości pracowników (art. 104(3) § 1 KP). Oba terminy można połączyć w jednej wysyłce. Od 5 listopada 2026 r. regulamin pracy i tak trzeba otworzyć z powodu nowego punktu o przeciwdziałaniu mobbingowi, więc dobrze jest dopisać zasady monitoringu w tym samym aneksie. Gotowy wzór takiego aneksu jest na stronie regulamin pracy 2026 wzór.

Monitoring wprowadzony po cichu, bez uprzedzenia i bez oznaczeń, to nie tylko ryzyko kontroli PIP. Takie sytuacje szybko trafiają do opinii o pracodawcy i atmosferze w pracy, które czytają kandydaci przed przyjęciem oferty, więc rzetelna informacja dla załogi chroni też rekrutację.

Wzór potwierdzenia otrzymania informacji o monitoringu

POTWIERDZENIE OTRZYMANIA INFORMACJI O MONITORINGU

Ja, niżej podpisany(a) [imię i nazwisko], zatrudniony(a) na stanowisku [stanowisko], potwierdzam, że w dniu [data] otrzymałem(am) w postaci elektronicznej informację o celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu [wizyjnego / poczty elektronicznej / innego] u pracodawcy [nazwa pracodawcy], określonych w [regulaminie pracy / obwieszczeniu] z dnia [data], wraz z informacją o przetwarzaniu moich danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO.

[data] [podpis pracownika]

Celowo nie ma tu rubryki „wyrażam zgodę”. Dokument potwierdza fakt doręczenia, a jego wartość dowodowa zależy od tego, czy da się ustalić datę i treść, którą pracownik dostał. Przy podpisie z linku Karta Podpisów zapisuje datę, godzinę i skrót SHA-256 pliku, więc wiadomo, którą wersję informacji pracownik potwierdził.

Jak doręczyć informację o monitoringu całej załodze

Przy 15 osobach w jednym biurze kartka do podpisu jeszcze działa. Przy 120 pracownikach na trzech zmianach i w dwóch lokalizacjach zbieranie potwierdzeń trwa tygodniami, a termin 2 tygodni z § 7 biegnie niezależnie od tego, ile kartek wróciło. W podpiszmy.pl robisz to tak:

• Jeden PDF. Informacja o monitoringu albo aneks do regulaminu pracy, a na ostatniej stronie potwierdzenie.
• Masowa wysyłka. Do 200 pracowników w jednej wysyłce z listy Kontaktów zaimportowanej z CSV, każdy z osobnym linkiem.
• Podpis na telefonie. Pracownik otwiera link z e-maila i podpisuje w przeglądarce, bez zakładania konta.
• Status w panelu. Widzisz, kto podpisał, kto otworzył, a kto nie, i wysyłasz przypomnienia tylko do tych ostatnich.

Podpisane potwierdzenia trafiają do części B akt osobowych, a jeśli prowadzisz akta elektronicznie, odkładasz je w e-teczce pracowniczej. Plan Business kosztuje 49 zł netto miesięcznie, a dla działu kadr z kilkoma osobami jest plan Team. Zobacz też, jak wygląda podpisywanie dokumentów w dziale HR w całości.

Pytania o zgodę na monitoring

Czy pracodawca musi poinformować pracownika o monitoringu?

Tak. Musi poinformować załogę najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu i przekazać każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy informację o celach, zakresie i sposobie monitoringu, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 22(2) § 7 i 8 KP). Teren monitorowany trzeba też widocznie oznaczyć.

Czy pracownik może nie zgodzić się na monitoring?

Nie w sensie prawnym, bo Kodeks pracy nie uzależnia monitoringu od zgody pracownika. Może natomiast kwestionować monitoring, który nie jest niezbędny do celów z art. 22(2) § 1 KP, obejmuje szatnie lub łazienki bez zgody związku albo narusza jego godność. Odmowa podpisania potwierdzenia nie blokuje monitoringu, ale wtedy warto udokumentować doręczenie inaczej.

Czy informację o monitoringu można wysłać mailem?

Tak. Art. 22(2) § 8 KP pozwala przekazać ją w postaci elektronicznej. Sam mail nie dowodzi jednak, że pracownik go otworzył. Lepszy jest link do podpisu, który zapisuje datę i godzinę otwarcia oraz podpisania dokumentu przez każdą osobę osobno.

Jak długo pracodawca przechowuje nagrania z monitoringu?

Najdłużej 3 miesiące od dnia nagrania (art. 22(2) § 3 KP). Wyjątek dotyczy nagrań, które są dowodem w postępowaniu albo mogą nim być: wtedy termin przedłuża się do prawomocnego zakończenia sprawy. Po tym czasie nagrania z danymi osobowymi trzeba zniszczyć.

Czy monitoring musi być w regulaminie pracy?

Tak, jeśli firma ma regulamin pracy albo układ zbiorowy. Pracodawca, który nie musi mieć regulaminu pracy, opisuje monitoring w obwieszczeniu (art. 22(2) § 6 KP). Wpisanie monitoringu do regulaminu oznacza aneks, który wchodzi w życie 2 tygodnie po podaniu go do wiadomości pracowników.