Oświadczenie o zapoznaniu z procedurą sygnalistów papierowo czy elektronicznie

Krótka odpowiedź: ustawa o ochronie sygnalistów nie wymaga, żeby pracownik podpisał oświadczenie o zapoznaniu się z procedurą zgłoszeń wewnętrznych na papierze. Wymaga, żeby procedurę podać do wiadomości osób wykonujących pracę „w sposób przyjęty w podmiocie prawnym”, a wchodzi ona w życie 7 dni później. Oświadczenie jest dowodem, a podpis elektroniczny z datą i skrótem pliku dowodzi tego samego co kartka, szybciej i bez segregatora. Papier wygrywa tylko przy osobach bez e-maila.

Ten tekst jest dla działu kadr albo osoby odpowiedzialnej za compliance w firmie, która ma co najmniej 50 osób, procedurę już uzgodnioną i teraz musi ją „rozdać” załodze. Albo dla firmy, która procedurę zmienia, bo zmienił się adres do zgłoszeń, osoba przyjmująca zgłoszenia albo dostawca kanału. Porównujemy cztery sposoby, liczymy czas pracy przy 80 pracownikach i pokazujemy, gdzie każdy z nich zawodzi.

Co mówi ustawa o zapoznaniu pracowników z procedurą sygnalistów

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nakłada obowiązek na podmiot prawny, na rzecz którego „według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób” (art. 23 ust. 1). Do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby pracujące na innej podstawie, jeżeli nie zatrudniają do tej pracy innych osób (art. 23 ust. 2). Dla firm z sektora finansowego, AML, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska próg 50 osób nie obowiązuje (art. 23 ust. 3).

O zapoznaniu mówią dwa przepisy art. 24:

• Art. 24 ust. 5: „Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym”.
• Art. 24 ust. 6: osobie ubiegającej się o pracę podmiot prawny „przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy”.

Ustawa nie mówi więc nic o podpisie ani o formie pisemnej. Mówi o dacie podania do wiadomości, od której liczy się 7 dni. Dlatego w praktyce pytanie brzmi: który sposób najlepiej udowodni tę datę i to, że konkretna osoba procedurę dostała. Brak procedury albo ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawy to wykroczenie zagrożone grzywną (art. 58), a procedura, o której pracownicy nie wiedzą, trudno uznać za skutecznie wprowadzoną.

Cztery sposoby i co z nich zostaje jako dowód

Czas przy kartce to nasze założenie: około 3 minut na osobę na wydrukowanie, rozdanie, odebranie, sprawdzenie i odłożenie do akt. Przy 80 osobach daje to 4 godziny, ale realny problem nie leży w tych godzinach. Leży w tym, że po dwóch tygodniach brakuje zwykle kilkunastu kartek od osób na urlopie, zwolnieniu, w terenie albo na innej zmianie.

Kartka do podpisu

Najbardziej znana i najmocniejsza w odbiorze droga: pracownik czyta procedurę i podpisuje oświadczenie, które trafia do części B akt osobowych. Sprawdza się w małych zespołach pracujących w jednym miejscu. Przy kilku lokalizacjach albo pracy zmianowej kartki krążą tygodniami, a data podania do wiadomości różni się dla każdej osoby, więc trudno ustalić jedną datę wejścia procedury w życie.

Mail z procedurą w załączniku

Szybki i darmowy, ale jako dowód słaby. Masz potwierdzenie wysłania, nie przeczytania. Potwierdzenia odczytu w programie pocztowym pracownik może wyłączyć, a w sporze trudno wykazać, którą wersję pliku dostał. Mail bywa dobrym uzupełnieniem, ale nie zastępuje oświadczenia.

Intranet albo tablica ogłoszeń

Spełnia wymóg „sposobu przyjętego w podmiocie prawnym”, jeżeli tak przyjęto w regulaminie. Daje jedną datę publikacji, ale nie wiesz, kto procedurę otworzył. Dobrze działa jako stałe miejsce, gdzie procedura wisi, a nie jako jedyny dowód zapoznania.

Link z podpisem elektronicznym

Każda osoba dostaje e-mail z linkiem, otwiera procedurę z oświadczeniem na ostatniej stronie i podpisuje w przeglądarce, także na telefonie. Karta Podpisów zapisuje datę i godzinę, adres IP, metodę potwierdzenia i skrót SHA-256 pliku, czyli dokładnie to, czego brakuje mailowi: kto, kiedy i którą wersję. W panelu widać, kto jeszcze nie podpisał, a przypomnienia wychodzą same.

Ile to kosztuje przy 80 pracownikach

Przy kartce koszt to papier, druk i przede wszystkim czas działu kadr, a do tego ryzyko, że kilka oświadczeń zginie albo nigdy nie wróci. Przy linku koszt to abonament. W podpiszmy.pl plan Business kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 1 188 zł netto rocznie, bez limitu dokumentów w ramach uczciwego użytkowania, więc w tej samej cenie wysyłasz procedurę sygnalistów, regulamin antymobbingowy obowiązkowy od listopada 2026, aneksy płacowe w grudniu i PIT-11 w lutym.

Masowa wysyłka obejmuje do 200 osób naraz. Każda osoba dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów, a raport statusów pobierasz w XLSX i dołączasz do dokumentacji wdrożenia procedury. Jeżeli przy okazji organizujesz szkolenia BHP online dla całej załogi, potwierdzenia zapoznania z procedurami warto zebrać w tym samym tygodniu, żeby pracownicy nie dostawali dokumentów co kilka dni.

Kiedy papier nadal wygrywa

Uczciwie: przy pracownikach bez adresu e-mail i bez telefonu służbowego albo prywatnego, którego chcą użyć. Na produkcji czy w magazynie to bywa kilka procent załogi. Dla nich drukujesz ten sam PDF i zbierasz podpis na kartce, a pozostałym wysyłasz link. Mieszany obieg jest w porządku, bo ustawa nie wymaga jednego sposobu dla wszystkich, tylko sposobu przyjętego u pracodawcy.

Drugi przypadek to firmy, które z innych powodów chcą mieć wszystko w papierowych aktach. Plik z Kartą Podpisów można wydrukować, ale wtedy wydruk jest tylko kopią, a dowodem pozostaje plik elektroniczny. Lepiej trzymać go w elektronicznych aktach osobowych.

Kandydaci do pracy i zmiany procedury

Art. 24 ust. 6 dotyczy kandydatów: informację o procedurze dostają na początku rekrutacji. Nie muszą niczego podpisywać, ale jeżeli chcesz mieć ślad, że informację przekazano, dołącz ją do dokumentów, które kandydat i tak podpisuje online przy podpisywaniu dokumentów w rekrutacji.

Każda zmiana procedury, na przykład nowa osoba przyjmująca zgłoszenia albo nowy adres e-mail kanału, to nowa wersja, którą znowu podajesz do wiadomości. Przy linku wysyłasz nowy plik do tej samej listy Kontaktów, a skrót SHA-256 pokazuje, kto podpisał którą wersję.

Najczęstsze pytania

Czy pracownik musi podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z procedurą sygnalistów?

Ustawa tego nie wymaga. Wymaga podania procedury do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w firmie. Podpisane oświadczenie jest jednak najprostszym dowodem, że konkretna osoba procedurę dostała i od kiedy obowiązuje, dlatego większość pracodawców je zbiera.

Czy oświadczenie o zapoznaniu się z procedurą zgłoszeń wewnętrznych można podpisać elektronicznie?

Tak. Przepisy nie wymagają formy pisemnej, więc wystarczy podpis elektroniczny z zapisem daty i tożsamości. Przy wyższych wymaganiach dowodowych włączasz kod SMS przed podpisem, który daje poziom podpisu zaawansowanego.

Kiedy procedura sygnalistów wchodzi w życie?

Po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę (art. 24 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów). Wcześniej projekt trzeba skonsultować ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników przez 5 do 10 dni.

Gdzie przechowywać oświadczenie o zapoznaniu się z procedurą sygnalistów?

Najczęściej w części B akt osobowych pracownika, tak jak oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy. Plik PDF z Kartą Podpisów trafia do e-akt bez skanowania.

Czy zleceniobiorców też trzeba zapoznać z procedurą?

Ustawa mówi o osobach wykonujących pracę, a nie tylko o pracownikach, a zleceniobiorcy są wliczani do progu 50 osób. Bezpieczniej wysłać procedurę wszystkim, którzy pracują na rzecz firmy, także na umowach cywilnoprawnych.

Czy można wysłać procedurę sygnalistów i regulamin antymobbingowy w jednym pliku?

Można, ale lepiej osobno. To dwie różne procedury z innymi terminami wejścia w życie (7 dni i 2 tygodnie) i innymi trybami uzgodnienia. Osobne pliki dają czytelny dowód dla każdej z nich i nie mieszają wersji przy kolejnych zmianach.