Podpisanie umowy kodem SMS: podpis elektroniczny SMS i umowa przez SMS dla firm

Tak, jeżeli dla danej umowy prawo nie zastrzega formy pisemnej. Umowa podpisana kodem SMS ma formę dokumentową, a art. 77(2) Kodeksu cywilnego mówi wprost: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”

Kod SMS nie tworzy nowej formy. Robi coś bardziej praktycznego: ułatwia ustalenie osoby składającej oświadczenie, czyli właśnie ten element, o który toczą się spory. Przy samym linku e-mail druga strona może twierdzić, że z jej skrzynki korzystał ktoś inny. Przy linku i kodzie wysłanym na jej numer musiałaby twierdzić, że ktoś miał jednocześnie dostęp do skrzynki i do telefonu.

Po stronie unijnej obowiązuje art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS: „Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.” Sąd nie odrzuci więc umowy tylko dlatego, że podpisano ją kodem z telefonu. Oceni, czy materiał dowodowy pokazuje, kto ją podpisał, a do tego służy ślad audytowy.

Sam SMS nie jest podpisem. Podpisem elektronicznym jest to, co podpisujący składa pod dokumentem po wpisaniu kodu, a kod SMS jest sposobem uwierzytelnienia tej osoby. W rozumieniu art. 3 pkt 10 eIDAS podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej dołączone do innych danych i użyte przez podpisującego jako podpis. U nas są to narysowany albo wpisany podpis, powiązany z konkretną wersją pliku przez skrót SHA-256.

Dlatego rzetelny dostawca nie nazywa podpisu z kodem SMS „kwalifikowanym”. To nadal podpis zwykły (SES). Różnica jest w sile dowodu: podpis z kodem SMS ma dwa niezależne kanały potwierdzenia zamiast jednego. Kod przybliża go do wymogów podpisu zaawansowanego z art. 26 eIDAS, ale sam go tam nie przenosi. Szczegółowo porównujemy to na stronie o zaawansowanym podpisie elektronicznym.

Granica biegnie tam, gdzie ustawa wymaga formy pisemnej. Podpis z kodem SMS daje formę dokumentową i do tego się nadaje:

• Umowy zlecenia i o dzieło. Kodeks cywilny nie zastrzega dla nich formy. Agencje i firmy zatrudniające na zleceniu wysyłają je w masowej wysyłce, a kod SMS potwierdza, że podpisał sam zleceniobiorca, a nie osoba, która podała swój e-mail w formularzu.
• Umowy najmu mieszkania. Zwykły najem nie wymaga formy pisemnej. Wynajmujący, który nie widział najemcy osobiście, łączy kod SMS z weryfikacją dowodu. Najem okazjonalny wymaga dodatkowo oświadczenia w formie aktu notarialnego, więc ta część i tak idzie do notariusza.
• Umowy B2B, NDA, zamówienia, aneksy. Między firmami forma pisemna jest wyjątkiem, a kod SMS rozwiązuje stały problem wspólnych skrzynek typu biuro@ albo kontakt@.
• Umowy pożyczki powyżej 1 000 zł między osobami prywatnymi. Art. 720 § 2 KC wymaga dla nich formy dokumentowej, a nie pisemnej. Kod SMS i zdjęcie dowodu to tu rozsądne minimum.
• Umowy z konsumentami zawierane na odległość. Ważne, ale pamiętaj o art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta: „Konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów”. Kod SMS nie skraca tego terminu.

Kodem SMS nie zawrzesz ważnie umowy, która wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności albo formy notarialnej: poręczenia (art. 876 § 2 KC), przeniesienia autorskich praw majątkowych, zbycia nieruchomości. Przy umowie o pracę art. 29 § 2 Kodeksu pracy mówi: „Umowę o pracę zawiera się na piśmie.” Forma pisemna jest tu zastrzeżona dla celów dowodowych, ale pracodawca, który chce ją zachować elektronicznie, potrzebuje podpisów kwalifikowanych. Pełną listę umów z przepisami zebraliśmy w zestawieniu jakie umowy można podpisać elektronicznie.

Osobny przypadek to umowa o kredyt konsumencki. Art. 29 ust. 1 ustawy o kredycie konsumenckim stanowi, że „powinna być zawarta w formie pisemnej, chyba że odrębne przepisy przewidują inną szczególną formę”. Firmy pożyczkowe, które udzielają kredytu konsumentom, powinny z prawnikiem ustalić, czy podpis z kodem SMS spełnia ich wymogi. Prywatna pożyczka między osobami opisana jest na stronie o umowie pożyczki na odległość.

Spór o umowę podpisaną elektronicznie prawie nigdy nie dotyczy tego, czy podpis „się liczy”. Dotyczy tego, czy druga strona naprawdę ją podpisała. Dlatego przy każdym podpisie z kodem SMS zostają cztery ślady:

• Wysłanie kodu: data i godzina oraz końcówka numeru telefonu, na który poszedł SMS. Pełnego kodu nie przechowujemy nigdzie, tylko jego skrót, i to wyłącznie do chwili wpisania.
• Potwierdzenie kodem: data i godzina, adres IP oraz przeglądarka, z której podpisujący wpisał poprawny kod.
• Sam podpis: czas złożenia, adres IP, rodzaj podpisu (rysowany albo wpisany) i metoda uwierzytelnienia „link e-mail + kod SMS”.
• Integralność pliku: skrót SHA-256 oryginału i dokumentu po podpisaniu. Każdą późniejszą zmianę wykrywa publiczny walidator podpisanego PDF.

Wszystko to trafia na Kartę Podpisów, czyli ostatnią stronę finalnego PDF. Jeżeli klient kiedyś powie „to nie ja podpisałem”, masz w jednym pliku mail, na który poszedł link, końcówkę numeru, na który poszedł kod, i godzinę oraz IP obu zdarzeń.

Kod SMS potwierdza, że podpisujący ma w ręku telefon z numerem, który podałeś. Nie potwierdza, jak się nazywa. Jeżeli numer dostałeś od klienta w tej samej wiadomości co adres e-mail, kod SMS chroni przed przejętą albo współdzieloną skrzynką, ale nie przed osobą, która od początku podała się za kogoś innego.

• Sam kod SMS wystarczy, gdy znasz klienta z wcześniejszej współpracy, numer pochodzi z Twojej bazy albo umowa dotyczy niewielkiej kwoty: zlecenia, zamówienia, aneksy, NDA.
• Kod SMS i weryfikacja tożsamości podpisującego (zdjęcie przodu i tyłu dokumentu oraz twarzy, porównanie imienia i nazwiska) przy obcej osobie i większych pieniądzach: najem, pożyczka, sprzedaż na raty między osobami prywatnymi.
• Podpis kwalifikowany tam, gdzie ustawa wymaga formy pisemnej. Kod SMS tego nie zastąpi, niezależnie od tego, jak dobrze udokumentujesz tożsamość.

Kod SMS jest opcją przy każdym podpisującym, bez osobnego pakietu SMS-ów do dokupienia. Płacisz za plan: Business kosztuje 288 zł rocznie (24 zł miesięcznie) albo 49 zł w rozliczeniu miesięcznym, bez limitu dokumentów. Team to 888 zł rocznie albo 149 zł miesięcznie za 5 osób. Klient, który podpisuje, nie płaci nic i nie zakłada konta.

Dla porównania: platformy rozliczane za pojedynczy podpis liczą osobno każdy dokument, a certyfikat kwalifikowany kupuje się dla konkretnej osoby na rok. Jeżeli wysyłasz kilkadziesiąt umów miesięcznie z kodem SMS, stały abonament bez limitu dokumentów jest zwykle najprostszym rachunkiem. Sprawdzisz to na trzech dokumentach w darmowym demo, zanim wybierzesz plan w cenniku.