Umowa przez SMS z klientem: czy jest ważna i jak ją udowodnić

Krótka odpowiedź: umowa zawarta przez SMS jest ważna, jeżeli dla danego rodzaju umowy ustawa nie zastrzega formy szczególnej, a z wiadomości wynikają istotne postanowienia i zgoda obu stron. Kłopot zaczyna się dopiero przy sporze: z rozproszonej rozmowy trudno wykazać, co dokładnie ustalono i kto pisał z drugiego numeru. Dlatego przy zleceniach powyżej kilkuset złotych warto zamienić ustalenia z SMS-ów w jeden PDF podpisany przez klienta po wpisaniu kodu wysłanego na jego telefon.

Tak wygląda codzienność wielu małych firm. Fachowiec umawia remont łazienki w wiadomościach, grafik ustala wycenę logo na Messengerze, właściciel busa przyjmuje zlecenie przewozu jednym „ok, bierzemy”. Działa to świetnie do pierwszego nieporozumienia. Poniżej rozkładamy, kiedy taka umowa się broni, a kiedy nie, i jak w pięć minut zrobić z niej dokument, który obroni się w sądzie.

Czy umowa zawarta przez SMS jest ważna?

Punktem wyjścia jest art. 60 Kodeksu cywilnego: „Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).” SMS jest takim zachowaniem. Jeżeli jedna strona napisała, co zrobi, za ile i kiedy, a druga odpisała, że się zgadza, umowa powstała.

Ważne jest słowo „istotne”. Art. 66 § 1 KC mówi, że oświadczenie woli zawarcia umowy „stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy”. SMS „zrobi Pan tę łazienkę w październiku?” i odpowiedź „tak” to jeszcze nie umowa o dzieło, bo nie ma ceny ani zakresu. „Łazienka 6 m2, płytki klienta, robocizna 9 800 zł, start 6 października” i „akceptuję” to już umowa.

Co więcej, SMS spełnia formę dokumentową. Art. 77(2) KC stanowi: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.” Wiadomość na telefonie jest dokumentem, a numer nadawcy pozwala zwykle ustalić, kto ją wysłał.

Kiedy SMS nie wystarczy

Są trzy sytuacje, w których rozmowa w wiadomościach nie da ważnej albo skutecznej umowy:

• Umowy z formą pisemną pod rygorem nieważności albo aktem notarialnym. Poręczenie, przeniesienie autorskich praw majątkowych, sprzedaż nieruchomości. Tu SMS nie pomoże, tak samo jak nie pomoże zwykły podpis elektroniczny. Potrzebny jest papier albo podpis kwalifikowany. Pełną listę zebraliśmy w zestawieniu jakie umowy można podpisać elektronicznie.
• Umowa z konsumentem proponowana przez telefon. Art. 20 ust. 2 ustawy o prawach konsumenta: „Jeżeli przedsiębiorca proponuje konsumentowi zawarcie umowy przez telefon, ma obowiązek potwierdzić treść proponowanej umowy utrwaloną na papierze lub innym trwałym nośniku. Oświadczenie konsumenta o zawarciu umowy jest skuteczne, jeżeli zostało utrwalone na papierze lub innym trwałym nośniku po otrzymaniu potwierdzenia od przedsiębiorcy.” Samo „tak” w rozmowie i SMS z podsumowaniem nie wystarczą, jeżeli klient nie złożył oświadczenia na trwałym nośniku po otrzymaniu treści umowy.
• Umowy, dla których strony same zastrzegły formę. Jeżeli umowa ramowa z klientem mówi, że zmiany wymagają aneksu podpisanego przez obie strony, to SMS „dorzućcie jeszcze drugi pokój” nie zmienia zakresu.

Jeżeli sprzedajesz przez telefon albo zlecasz umawianie rozmów sprzedażowych zewnętrznemu call center, drugi punkt dotyczy Cię bezpośrednio: umowa z klientem prywatnym powstaje dopiero wtedy, gdy potwierdzi ją na trwałym nośniku. Plik PDF podpisany przez klienta z linku spełnia ten wymóg, a przy okazji rozwiązuje problem dowodu, o którym niżej.

Gdzie umowa przez SMS przegrywa: dowód

Umowa może być ważna i jednocześnie nie do udowodnienia. W sporze o zapłatę to Ty musisz wykazać, że klient zamówił konkretną pracę za konkretną kwotę. Przy SMS-ach typowe problemy są cztery:

• Ustalenia są rozrzucone. Cena w jednej wiadomości, termin w drugiej, zakres zmieniony na Messengerze. Sąd dostaje zrzuty ekranu i musi sam składać z nich umowę.
• Nie wiadomo, kto pisał. Numer bywa firmowy i używa go kilka osób, bywa zarejestrowany na żonę albo na spółkę. Klient mówi: „to pisał mój pracownik, nie miał prawa tego zamawiać”.
• Brak wersji ostatecznej. Wycena zmieniała się trzy razy. Która obowiązuje? Zwykle ta, którą klient uzna za wygodną.
• Telefon ginie. Nowy aparat bez kopii zapasowej i rozmowa znika. Po dwóch latach, gdy mija termin reklamacji, często nie ma już nic.

Fachowcy i freelancerzy znają to z praktyki: najwięcej sporów nie dotyczy tego, czy umowa była, tylko tego, co dokładnie obejmowała.

SMS-y, e-mail czy PDF podpisany kodem SMS: co udowodnisz

Czwarty wiersz łączy to, co w SMS-ach jest dobre (numer telefonu klienta jako dowód tożsamości), z tym, czego w nich brakuje (jedna, zamknięta wersja umowy). Klient dostaje link na e-mail, a przed podpisem wpisuje 6-cyfrowy kod, który przychodzi na jego telefon. Oba zdarzenia, z godziną i adresem IP, trafiają na Kartę Podpisów w finalnym PDF.

Jak zamienić ustalenia z SMS-ów w podpisaną umowę

Nie musisz zmieniać sposobu, w jaki rozmawiasz z klientami. Wystarczy domknąć rozmowę dokumentem:

1. Spisz ustalenia w jednym pliku. Zakres, cena, termin, zaliczka, sposób odbioru. Wystarczy jedna strona w Wordzie zapisana jako PDF.
2. Wyślij go do podpisu z kodem SMS. Przy kliencie zaznaczasz „Kod SMS przed podpisem” i wpisujesz numer, z którego pisał. Jak to działa krok po kroku, opisaliśmy na stronie o podpisaniu umowy kodem SMS.
3. Klient podpisuje z telefonu. Otwiera link, czyta, wpisuje kod z SMS-a, rysuje podpis palcem. Bez konta i bez aplikacji, co opisujemy przy podpisie elektronicznym na telefonie.
4. Obie strony dostają finalny PDF. Z Kartą Podpisów, na której stoi metoda „link e-mail + kod SMS”. Tego pliku nie zgubisz razem z telefonem.

Przy obcym kliencie i większej kwocie dokładasz weryfikację tożsamości podpisującego: zdjęcie dowodu i twarzy przed podpisem. Wtedy na pytanie „kto to podpisał” odpowiadają trzy niezależne ślady.

Ile kosztuje zamiana SMS-ów w podpisaną umowę

W podpiszmy.pl kod SMS nie ma osobnego cennika. Plan Business kosztuje 288 zł rocznie (24 zł miesięcznie) albo 49 zł w rozliczeniu miesięcznym i nie ma limitu dokumentów. Klient nie płaci nic. Pierwsze trzy umowy sprawdzisz w darmowym demo, bez karty płatniczej. Jeden odzyskany spór o zapłatę za remont albo projekt pokrywa abonament na lata.

Najczęstsze pytania

Czy SMS o treści „akceptuję” wystarczy do zawarcia umowy?

Tak, jeżeli odpowiada na wiadomość, która zawierała istotne postanowienia umowy: przedmiot, cenę, termin. Art. 66 § 1 KC wymaga, żeby oferta je określała. Samo „akceptuję” na pytanie bez ceny nie tworzy umowy, a przy formie pisemnej zastrzeżonej ustawą SMS nie wystarczy w ogóle.

Czy zrzut ekranu z SMS-ów jest dowodem w sądzie?

Tak, sąd może go dopuścić jako dowód, ale oceni jego wiarygodność swobodnie. Druga strona może kwestionować, kto pisał z danego numeru, i twierdzić, że rozmowa jest niepełna. Dlatego zrzuty sprawdzają się jako uzupełnienie, a nie zamiast jednego podpisanego dokumentu z datą i danymi podpisującego.

Czy umowa zawarta przez telefon z konsumentem jest ważna?

Oświadczenie konsumenta jest skuteczne dopiero wtedy, gdy zostanie utrwalone na papierze lub innym trwałym nośniku po otrzymaniu od przedsiębiorcy potwierdzenia treści umowy (art. 20 ust. 2 ustawy o prawach konsumenta). Konsument ma też 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość.

Czym różni się umowa przez SMS od umowy podpisanej kodem SMS?

Umowa przez SMS to rozmowa, z której trzeba odtworzyć ustalenia. Umowa podpisana kodem SMS to jeden plik PDF z treścią, którą klient przeczytał i podpisał po wpisaniu kodu z własnego telefonu. Obie mają formę dokumentową, ale tylko druga daje jedną wersję treści i ślad audytowy.

Ile kosztuje podpisanie umowy kodem SMS?

W podpiszmy.pl kod SMS jest opcją przy każdym podpisującym, bez dopłat za wiadomości. Płacisz za plan: Business to 288 zł rocznie albo 49 zł miesięcznie, bez limitu dokumentów. Na start masz darmowe demo na 3 dokumenty, a klient podpisuje bez opłat i bez konta.