Umowa o zachowaniu poufności z pracownikiem ze wzorem i podpisem online

Nie ma przepisu, który zmusza pracownika do podpisania takiej umowy, i nie ma przepisu, który zakazuje jej zaproponować. Pracodawca może ją wprowadzić przy zatrudnieniu, jako część pakietu dokumentów dla nowej osoby, albo później. Pracownik, który odmawia podpisu, nie narusza obowiązków pracowniczych, ale pracodawca może przy takim stanowisku zdecydować, że nie powierzy mu informacji najwyższej wagi.

Praktycznie najprościej wpisać poufność do pakietu dokumentów przy przyjęciu: umowa o pracę, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem, klauzula informacyjna RODO i właśnie umowa poufności. Wtedy nikt nie pyta, dlaczego akurat on dostaje coś do podpisu. Dla dotychczasowych pracowników wyślij ją z krótką wiadomością, które dane chronisz i dlaczego.

Art. 100 § 2 pkt 4 KP obliguje pracownika do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Naruszenie może być powodem rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków (art. 52 § 1 pkt 3 KP). To wszystko dotyczy jednak okresu zatrudnienia. Po odejściu pracownik jest związany tylko tym, co wynika z umowy i z przepisów o nieuczciwej konkurencji.

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji chroni tajemnicę przedsiębiorstwa, ale tylko taką, w odniesieniu do której uprawniony podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania jej w poufności (art. 11 ust. 2). W sporze sąd pyta więc, co firma zrobiła: czy oznaczyła dokumenty, ograniczyła dostęp, wdrożyła zasady i czy zobowiązała ludzi na piśmie. Podpisana umowa z datą i potwierdzeniem tożsamości to najtańszy dowód takiej staranności.

To najczęstsze pytanie i najczęstszy błąd we wzorach z internetu. W stosunku pracy odpowiedzialność pracownika za szkodę reguluje Kodeks pracy. Pracownik odpowiada za rzeczywistą stratę i normalne następstwa swojego działania (art. 115 KP), a przy szkodzie wyrządzonej nieumyślnie odszkodowanie nie może przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119 KP). Za szkodę umyślną odpowiada w pełnej wysokości (art. 122 KP). W doktrynie i orzecznictwie przeważa stanowisko, że kary umownej z Kodeksu cywilnego nie da się w tym układzie skutecznie zastrzec, bo pogorszyłaby sytuację pracownika ponad to, co daje Kodeks pracy.

Inaczej jest przy współpracy cywilnoprawnej. W umowie zlecenia, umowie o dzieło i kontrakcie B2B kara umowna za niedotrzymanie poufności jest dopuszczalna (art. 483 KC), a sąd może ją zmiarkować, jeśli jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 KC). Dla takich osób użyj wzoru powyżej i dopisz punkt z kwotą kary, zazwyczaj liczoną jako stała suma za każdy przypadek naruszenia.

Okres poufności po odejściu wpisuje się w umowie wprost, najczęściej na 2 do 5 lat, a dla tajemnic przedsiębiorstwa bez limitu do czasu, gdy przestaną być poufne. Nie płacisz za to odszkodowania, bo pracownik może dalej pracować gdzie chce, tylko nie wolno mu zdradzać Twoich informacji.

Jeśli chcesz, żeby po odejściu nie pracował też u konkurenta, potrzebujesz osobnej umowy z art. 101(2) KP, która musi być pisemna, określać okres zakazu i gwarantować odszkodowanie nie mniejsze niż 25% wynagrodzenia za ten okres. Obie umowy możesz zawrzeć równolegle, a poufność z pracownikiem sprawdza się szczególnie wtedy, gdy zakazu konkurencji nie da się uzasadnić. Porównanie obu dokumentów jest w osobnym wzorze zakazu konkurencji, a poufność w relacjach z kontrahentami opisuje podpis elektroniczny NDA.

Skoro formy pisemnej nie trzeba, wystarczy podpis, który pozwala wykazać, kto i kiedy zaakceptował treść. W spółce z kilkudziesięcioma osobami sprawdza się podpis zaawansowany: pracownik otwiera link, potwierdza tożsamość kodem SMS albo zdjęciem dokumentu i zatwierdza umowę. System zapisuje datę, godzinę, adres IP i skrót SHA-256 dokumentu, a wszystko trafia do Karty Podpisów dołączonej do PDF. Przed sądem pracy to mocniejszy dowód niż skan kartki z parafką.

Podpis kwalifikowany czy zaufany jest dodatkową opcją, nie wymogiem. Nie kupuj certyfikatów dla każdego magazyniera i handlowca, jeśli dokument tego nie wymaga. Jeśli w pakiecie jest jednak umowa, która wymaga formy pisemnej, na przykład wspomniany zakaz konkurencji, podpisz ją osobno podpisem kwalifikowanym albo odręcznie.

Najpierw uporządkuj, kto naprawdę widzi dane objęte tajemnicą. Umowa o szerokim zakresie podpisana z każdym, w tym z osobą w ochronie, osłabia argument, że firma wie, co chroni. Potem opisz kategorie informacji w punkcie 1, wybierz okres z punktu 3 i zapisz PDF. Wyślij go zbiorczo z listą adresów e-mail lub numerów telefonu, a każdy pracownik dostanie własny link i podpisze go na swoim urządzeniu. Status każdej osoby widzisz na liście, więc przypomnienie dostają tylko ci, którzy jeszcze nie podpisali.

Gotowy plik trafia do teczki pracownika. Jeśli prowadzisz teczki elektronicznie, sprawdź opis e-teczki pracowniczej z podpisem, a dla nowych osób połącz poufność z oświadczeniem o zapoznaniu się z regulaminem pracy w jednej paczce do podpisu.