Umowa na sprzątanie online: podpis elektroniczny dla firmy sprzątającej

Wymóg formy pisemnej może wprowadzić sam klient, na przykład w regulaminie zakupów albo w ogłoszeniu przetargowym. Wtedy obowiązuje to, co zapisano w dokumentach zamawiającego, i trzeba podpisać umowę odręcznie albo podpisem kwalifikowanym.

Najczęstszy spór w branży brzmi: „tego nie było w umowie”. Klient uważa, że mycie lodówek w kuchni biurowej jest oczywiste, firma, że to usługa dodatkowa. Dlatego zakres prac powinien być tabelą: pomieszczenie, czynność, częstotliwość. Na przykład: biura, odkurzanie wykładzin, codziennie; sanitariaty, dezynfekcja armatury, codziennie; okna, mycie od wewnątrz, raz na kwartał. Czynności, których nie ma w tabeli, wykonujecie na zlecenie z osobną wyceną.

Drugi punkt sporny to odbiór. Jeżeli umowa mówi, że klient zgłasza zastrzeżenia do jakości w ciągu dwóch dni roboczych, a potem prace uznaje się za odebrane, miesięczny protokół staje się formalnością. Klient dostaje go do podpisu razem z zestawieniem wykonanych usług. Gdy ma uwagi, odrzuca dokument z uzasadnieniem, na przykład „trzecie piętro, kosze niewynoszone we wtorek i czwartek”. Uwaga trafia do koordynatora przed wystawieniem faktury, a nie w odpowiedzi na wezwanie do zapłaty.

Przy kilku obiektach jednego klienta (sieć sklepów, oddziały banku) protokół dla każdej lokalizacji podpisuje kierownik tej lokalizacji. W podpiszmy wystarczy wysłać jeden PDF z zestawieniem do kilku osób jako osobne egzemplarze.

Ekipa, która sprząta po godzinach, dostaje klucze, karty i kod do alarmu. To dokument, którego w sporze szuka się najczęściej: kto miał dostęp do biura w noc, w której zginął laptop. Protokół przekazania powinien wymieniać każdy klucz i każdą kartę z numerem, osobę odpowiedzialną po stronie ekipy i zasady zwrotu przy zakończeniu umowy.

• Przy zmianie składu ekipy wysyłasz nowy protokół, zamiast dopisywać nazwiska długopisem.
• Pracownik, który osobiście odpowiada za klucze, może podpisać z firmą umowę o odpowiedzialności materialnej.
• Przy zwrocie kluczy po zakończeniu współpracy podpisujecie protokół zwrotu, co zamyka temat dostępu do obiektu.

Jeżeli obiekt chroni agencja ochrony, zasady wydawania kluczy ekipie sprzątającej warto uzgodnić trójstronnie. Jak wygląda obieg po stronie ochrony, opisujemy na stronie podpis elektroniczny dla agencji ochrony.

Gdy firma sprząta u osoby prywatnej, na przykład po przeprowadzce albo co tydzień w mieszkaniu, drugą stroną jest konsument. Umowa zawarta przez link to umowa na odległość. Konsument ma wtedy co do zasady prawo odstąpienia w terminie 14 dni, a firma musi mu przed zawarciem umowy przekazać wymagane informacje, w tym o tym prawie. Jeżeli sprzątanie ma się odbyć wcześniej, potrzebne jest wyraźne żądanie konsumenta rozpoczęcia usługi przed upływem terminu na odstąpienie. Umieść je w umowie jako osobne oświadczenie, które klient podpisuje razem z umową.

Przy stałym sprzątaniu mieszkania przydaje się też krótki regulamin: odwoływanie wizyt, dostęp do mieszkania, środki czystości (klienta czy firmy), zwierzęta w domu, odpowiedzialność za szkody. Regulamin podpisany raz obowiązuje przy każdej kolejnej wizycie.

1. Szablon umowy z zakresem prac jako jeden PDF (do 6 MB), bo załącznik w osobnym pliku trudniej potem powiązać z umową.
2. Sygnatariusze po stronie klienta zgodnie z reprezentacją z KRS albo CEIDG. Przy wspólnocie mieszkaniowej podpisuje zarząd albo zarządca z pełnomocnictwem. Przy kilku osobach ustaw kolejność.
3. Kod SMS przy nowym kliencie, z którym nie spotkaliście się osobiście. Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego.
4. Masowa wysyłka przy dokumentach dla całej ekipy: nowa instrukcja stosowania środków chemicznych, zasady pracy w obiekcie klienta, aneks z nową stawką. Każda osoba dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.
5. Karta Podpisów dołączona do PDF po ostatnim podpisie: imiona i nazwiska, adresy e-mail, IP, czas, skrót SHA-256. Każda strona dostaje ten sam plik.

Czego nie podpiszesz naszym podpisem: umowy, dla której klient zastrzegł formę pisemną pod rygorem nieważności, oraz dokumentów wymagających podpisu kwalifikowanego. Umowy z zarządcą budynku opisujemy też na stronach dokumenty zarządcy nieruchomości i dokumenty wspólnoty mieszkaniowej.