Podpis elektroniczny dla zarządcy nieruchomości: najemcy, aneksy i wysyłka do lokatorów

Zarządca nieruchomości to przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami (art. 184a u.g.n.). Zarządzanie obejmuje decyzje i czynności zapewniające racjonalną gospodarkę nieruchomością, w tym bieżące administrowanie, utrzymanie w stanie niepogorszonym i gospodarkę ekonomiczno-finansową (art. 184b). Zakres tych czynności określa umowa o zarządzanie nieruchomością zawarta z właścicielem, wspólnotą mieszkaniową albo inną osobą uprawnioną. Umowa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 185 ust. 2).

Forma elektroniczna to podpis kwalifikowany (art. 78¹ § 1 KC). Podpis zwykły ani zaawansowany jej nie spełni. To samo dotyczy aneksu zmieniającego tę umowę, bo zmiana umowy wymaga formy, jaką ustawa przewidziała dla jej zawarcia (art. 77 § 1 KC). Wypowiedzenie takiej umowy wymaga natomiast formy dokumentowej, chyba że umowa zastrzega inną (art. 77 § 2 KC). Do umowy dołącza się kopię aktualnej polisy OC zarządcy (art. 186 ust. 3a u.g.n.).

Osobną ścieżką jest powierzenie zarządu nieruchomością wspólną na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali. Tu potrzebny jest akt notarialny, a zmiana sposobu zarządu wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza.

W lokalach użytkowych dokumentów jest najwięcej, a najemcy to firmy, które chcą podpisywać zdalnie. Najem na ponad rok powinien być zawarty na piśmie. Jeśli podpiszesz go zwykłym podpisem elektronicznym, umowa jest ważna, ale traktuje się ją jako zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 KC). Dla wynajmującego oznacza to, że najemca może ją wypowiedzieć w terminach ustawowych mimo wpisanego czasu. Przy długich umowach z ważnymi najemcami rozważ podpis odręczny albo kwalifikowany samej umowy, a online przenieś resztę obiegu.

Ta reszta to zwykle najwięcej pracy: coroczne aneksy waloryzacyjne, zmiany powierzchni, zgody na podnajem, protokoły wydania i zwrotu lokalu, potwierdzenia rozliczeń mediów. Tu podpis elektroniczny oszczędza tygodnie. Aneks trafia do najemcy e-mailem, kolejność podpisów ustawia najpierw najemcę, potem wynajmującego albo zarządcę z pełnomocnictwem. Najemca, który nie zgadza się z waloryzacją, odrzuca aneks z uzasadnieniem.

Zarządca co chwilę potrzebuje potwierdzenia od wszystkich mieszkańców budynku: zapoznania z regulaminem porządku domowego, zgody na wejście ekipy do lokalu przy wymianie pionów, potwierdzenia terminu przeglądu gazowego, zgody na przetwarzanie danych do systemu odczytów. Masowa wysyłka robi z jednego PDF osobny egzemplarz dla każdego odbiorcy, z własną Kartą Podpisów. W panelu widzisz, kto podpisał, kto odrzucił i kto nie otworzył, a przypomnienia wychodzą same.

Uwaga na dokumenty, dla których ustawa o własności lokali wymaga pisma: zawiadomienie o zebraniu ogółu właścicieli (art. 32 ust. 1) i powiadomienie o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów (art. 23 ust. 3). E-mail z linkiem jest tu kanałem dodatkowym, a nie zamiennikiem. Jak wspólnota zbiera głosy online i czego pilnuje jej zarząd, opisaliśmy na stronie dla wspólnoty mieszkaniowej.

1. Szablony dla każdego typu dokumentu. Aneks waloryzacyjny, protokół zdawczo-odbiorczy, zgoda na podnajem, regulamin parkingu. Administrator nie przerabia starego pliku z innego budynku.
2. Zespół w planie Team. Administratorzy budynków pracują na wspólnych dokumentach firmy, a kierownik widzi statusy wszystkich wysyłek.
3. Kod SMS przy umowach i aneksach finansowych. Przy zmianie czynszu warto mieć mocniejszy dowód, kto zaakceptował aneks.
4. API i webhooki. Jeśli korzystasz z systemu do zarządzania nieruchomościami, dokumenty mogą wychodzić do podpisu z kartoteki najemcy, a status wraca do systemu. Opis w dokumentacji API.
5. Walidator. Przy sporze z najemcą sprawdzisz w walidatorze, że treść aneksu nie zmieniła się po podpisaniu.

• Umowa o zarządzanie lub jej aneks podpisane kliknięciem. Nie spełniają formy z art. 185 ust. 2 u.g.n. Podpisz je odręcznie albo kwalifikowanym.
• Zarządca podpisuje najem bez pełnomocnictwa właściciela. Umowa o zarządzanie określa zakres czynności. Jeśli nie obejmuje zawierania umów najmu, potrzebne jest osobne umocowanie.
• Wieloletni najem podpisany online bez świadomości skutku. Najemca wypowiada umowę, która w założeniu miała być terminowa.
• Zawiadomienie o zebraniu wysłane tylko e-mailem. Ustawa wymaga pisma.
• Protokół zdawczo-odbiorczy bez stanu liczników. Rozliczenie mediów przy zwrocie lokalu staje się sporem.