Protokół przeglądu technicznego budynku: wzór, przeglądy okresowe i książka obiektu

Art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego nakazuje właścicielowi lub zarządcy poddawać obiekt w czasie użytkowania kilku rodzajom kontroli:

• Przegląd roczny (pkt 1), co najmniej raz w roku: stan techniczny elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działanie czynników występujących podczas użytkowania, instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska oraz instalacji gazowych i przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych).
• Przegląd pięcioletni (pkt 2), co najmniej raz na 5 lat: stan techniczny i przydatność do użytkowania, estetyka obiektu i otoczenia, a także badanie instalacji elektrycznej i piorunochronnej. O protokole elektrycznym piszemy przy protokole odbioru instalacji elektrycznej.
• Przegląd półroczny (pkt 3), co najmniej dwa razy w roku, do 31 maja i do 30 listopada, w budynkach o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² i innych obiektach o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m², w zakresie przeglądu rocznego.
• Kontrola bezpiecznego użytkowania (pkt 4) po wystąpieniu zdarzeń wskazanych w ustawie, na przykład silnych wiatrów, intensywnych opadów czy pożaru, które wpływają na obiekt.

W domach jednorodzinnych nie ma obowiązku przeglądu rocznego w zakresie elementów narażonych na wpływy atmosferyczne (art. 62 ust. 2), ale kontrola instalacji gazowych i przewodów kominowych oraz przegląd pięcioletni obowiązują.

Zasadą jest, że kontrole przeprowadzają osoby posiadające uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności (art. 62 ust. 4). Wyjątki:

• kontrole instalacji elektrycznych, piorunochronnych i gazowych mogą przeprowadzać także osoby z kwalifikacjami wymaganymi przy dozorze nad eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci energetycznych i gazowych (art. 62 ust. 5);
• przewody dymowe oraz grawitacyjne przewody spalinowe i wentylacyjne kontrolują osoby z kwalifikacjami mistrza w rzemiośle kominiarskim, a przewody z ciągiem wymuszonym i kominy przemysłowe osoby z uprawnieniami budowlanymi odpowiedniej specjalności (art. 62 ust. 6).

Protokół sporządza i podpisuje osoba przeprowadzająca kontrolę (art. 62a ust. 1 i ust. 2 pkt 2). Do protokołu dołącza się kopię zaświadczenia o przynależności do izby samorządu zawodowego i kopię decyzji o nadaniu uprawnień, z wyjątkami dla danych dostępnych w centralnym rejestrze (art. 62a ust. 4). Zarządca nie „podpisuje przeglądu” zamiast inżyniera. Może najwyżej potwierdzić odbiór protokołu, co ma znaczenie dowodowe, bo od tego dnia wie o zaleceniach i terminach.

Książkę obiektu budowlanego prowadzi się dla każdego budynku oraz obiektu niebędącego budynkiem, którego projekt podlega sprawdzeniu (art. 60b ust. 1). Obowiązek nie obejmuje między innymi budynków mieszkalnych jednorodzinnych oraz garażowych i gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej (art. 60b ust. 2). Do książki wpisuje się informacje o kontrolach okresowych i dołącza protokoły.

Stan na wrzesień 2026:

• c-KOB to system Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego do prowadzenia książki w postaci elektronicznej, działający pod adresem c-kob.gunb.gov.pl.
• Dla obiektów oddanych do użytkowania od 1 stycznia 2024 r. książkę prowadzi się już tylko elektronicznie.
• Książki papierowe założone wcześniej można prowadzić do 31 grudnia 2031 r. Termin wydłużyła nowelizacja Prawa budowlanego z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1847), w życiu od 7 stycznia 2026 r. Wcześniej przejście miało nastąpić do końca 2026 r.
• Protokół z kontroli przewodów kominowych sporządza się w formie dokumentu elektronicznego według wzoru określonego przez Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego (art. 62a ust. 5 i 6).

Czego podpiszmy nie robi: nie prowadzi książki obiektu budowlanego, nie dokonuje wpisów w c-KOB i nie zastępuje elektronicznego protokołu kominiarskiego. Protokół podpisany u nas to plik PDF z Kartą Podpisów, który możesz przechowywać w dokumentacji budynku albo dołączyć tam, gdzie system przyjmuje plik. Zanim zbudujesz na nim obieg, sprawdź w c-KOB, w jakiej postaci przyjmuje on protokoły dla Twojego obiektu.

Art. 62a wymaga, żeby protokół zawierał podpis osoby przeprowadzającej kontrolę, ale nie zastrzega dla niego formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jedynym wyjątkiem z tego artykułu jest wspomniany protokół z kontroli przewodów kominowych w formie dokumentu elektronicznego według urzędowego wzoru. Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.

W praktyce decyduje odbiorca. Nadzór budowlany, ubezpieczyciel albo bank mogą oczekiwać konkretnej postaci dokumentu. Gdy wymagają podpisu kwalifikowanego albo odręcznego, podpisz protokół w takiej formie. Nie oferujemy podpisu kwalifikowanego i nie twierdzimy, że nasz podpis go zastępuje. Różnice omawiamy na stronie forma elektroniczna a pisemna.

1. Uzupełnij wzór po kontroli i dołącz zdjęcia oraz kopie uprawnień w jednym PDF (do 6 MB).
2. Dodaj sygnatariuszy: najpierw osobę przeprowadzającą kontrolę, potem właściciela albo zarządcę jako potwierdzenie odbioru. Przy wspólnocie mieszkaniowej może to być członek zarządu wspólnoty.
3. Włącz weryfikację tożsamości dla kontrolującego, jeśli chcesz, żeby dokument miał poziom podpisu zaawansowanego.
4. Odbierz PDF z Kartą Podpisów i przechowuj go razem z dokumentacją budynku.

Zarządca wielu budynków zapisuje protokół jako szablon, a uchwały o wykonaniu zaleceń, na przykład remoncie dachu, przeprowadza osobno. Wzór uchwały znajdziesz przy uchwale wspólnoty mieszkaniowej, a protokół z wykonanych napraw przy protokole odbioru robót budowlanych.

• Brak numeru uprawnień i specjalności osoby kontrolującej. To obowiązkowy element protokołu.
• Zalecenia bez terminu („naprawić obróbki”). Ustawa wymaga wskazania czynności i terminu.
• Pominięcie niewykonanych zaleceń z poprzedniego protokołu. Przy kolejnej kontroli trzeba je sprawdzić i wpisać.
• Jeden protokół na całe osiedle zamiast osobnego dla każdego budynku.

Pod hasłem „protokół przeglądu” kryją się też inne dokumenty, których Prawo budowlane nie reguluje. Protokół przeglądu gaśnic wynika z przepisów przeciwpożarowych, które wymagają konserwacji sprzętu gaśniczego co najmniej raz w roku. Protokół przeglądu technicznego maszyny wynika z dokumentacji producenta i przepisów o bezpieczeństwie maszyn. Oba podpiszesz online na tej samej zasadzie, a dla serwisu urządzeń przygotowaliśmy protokół serwisowy.