Protokół zdawczo-odbiorczy lokalu użytkowego: wzór przy najmie, zwrocie i sprzedaży

Żaden przepis nie określa treści protokołu, więc liczy się jego wartość dowodowa za trzy albo pięć lat, gdy umowa najmu się skończy. Elementy, których nie warto pomijać:

• Dane stron i osób, które faktycznie podpisują. Przy spółkach to częsty słaby punkt: lokal przekazuje administrator budynku, odbiera kierownik sklepu, a żaden z nich nie jest umocowany. Wpisz podstawę umocowania.
• Data i godzina. Od dnia zwrotu lokalu biegnie roczny termin na roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy oraz roszczenia najemcy o zwrot nakładów (art. 677 KC).
• Liczniki z numerami urządzeń i moc przyłączeniowa, bo od niej zależy, czy najemca zmieści swoje urządzenia bez rozbudowy przyłącza.
• Stan instalacji i data ostatnich przeglądów. Najemca prowadzący działalność odpowiada przed inspekcją i ubezpieczycielem za bezpieczne użytkowanie lokalu, więc powinien wiedzieć, kiedy wypada kolejna kontrola. O przeglądach budynku piszemy przy protokole przeglądu technicznego budynku, a o gazie przy protokole z przeglądu instalacji gazowej.
• Adaptacje i ulepszenia opisane konkretnie, najlepiej z rzutem lokalu jako załącznikiem.
• Podpisy obu stron. Protokół podpisany tylko przez jedną stronę jest jej własną relacją.

Przy najmie sporządza się dwa protokoły: przy wydaniu lokalu i przy jego zwrocie. Dopiero ich porównanie pozwala rozliczyć kaucję albo gwarancję bankową. Najważniejsze przepisy, które protokół ma „obsłużyć”:

• Art. 675 § 1 KC: po zakończeniu najmu najemca zwraca rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania. Wytarta wykładzina w biurze po pięciu latach to zużycie, wyrwane kotwy po regałach to szkoda.
• Art. 675 § 3 KC: jeżeli rzecz została wydana najemcy, domniemywa się, że była w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Bez protokołu wydania wynajmujący zyskuje, a najemca musi udowadniać, że usterka była wcześniej.
• Art. 676 KC: jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru zatrzymać ulepszenia za zapłatą ich wartości z chwili zwrotu albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Umowy najmu lokali użytkowych zwykle to modyfikują, a protokół zwrotu jest miejscem, w którym strony zapisują, co zostaje, a co jest demontowane.
• Art. 681 KC: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian i sufitów oraz drobne naprawy instalacji obciążają najemcę lokalu, o ile umowa nie stanowi inaczej.

Sam wzór umowy, z czasem trwania i kaucją, znajdziesz na stronie umowa najmu lokalu użytkowego. Zmiany warunków najmu po odbiorze lokalu wpisz do aneksu do umowy najmu, a nie do protokołu: protokół potwierdza fakty, a nie zmienia umowy.

Akt notarialny przenosi własność, ale lokal wydaje się często później, po zapłacie ceny. Ten moment jest ważny, bo z chwilą wydania rzeczy sprzedanej przechodzą na kupującego korzyści i ciężary z nią związane oraz niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia (art. 548 § 1 KC). Protokół przekazania wyznacza więc datę, od której kupujący płaci media, opłaty na rzecz wspólnoty i ponosi ryzyko zalania.

Przy lokalu użytkowym dochodzi rzecz, której przy mieszkaniu zwykle nie ma: najemcy. W razie zbycia rzeczy najętej w czasie trwania najmu nabywca wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy (art. 678 § 1 KC). W protokole przy sprzedaży wymień więc umowy najmu, kaucje przekazane kupującemu, rachunki do wpłat czynszu i dokumentację zabezpieczeń. Jeżeli sprzedaż poprzedziła umowa przedwstępna albo umowa rezerwacyjna, sprawdź, czy określała termin wydania i stan lokalu.

Tak. Protokół zdawczo-odbiorczy potwierdza fakty i nie jest umową, dla której ustawa wymaga formy szczególnej, więc wystarczy zwykły podpis elektroniczny. Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.

Uważaj na jedną rzecz: protokół nie może zastępować umowy. Umowa najmu lokalu na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie, a bez tej formy poczytuje się ją za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 KC). Forma pisemna to podpis odręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny, a podpiszmy go nie oferuje. Jeżeli w protokole strony dopisują nowy czynsz albo przedłużenie najmu, zrób z tego osobny aneks w formie, jakiej wymaga umowa. Różnicę między formami wyjaśniamy na stronie forma elektroniczna a pisemna.

1. Wypełnij wzór w lokalu i zrób zdjęcia liczników, instalacji, adaptacji i usterek, numerując je tak samo jak punkty protokołu.
2. Połącz protokół, zdjęcia, rzut lokalu i pełnomocnictwa w jeden PDF. Plik może mieć do 6 MB, więc zmniejsz rozdzielczość zdjęć.
3. Dodaj sygnatariuszy: osoby reprezentujące obie firmy, a przy reprezentacji łącznej obu członków zarządu (do 15 osób na dokumencie). Ustaw kolejność, jeśli najpierw ma podpisać osoba obecna w lokalu, a potem zarząd zdalnie.
4. Włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości, gdy przy dużej kaucji chcesz mocniejszego potwierdzenia, kto podpisał.
5. Odbierz PDF z Kartą Podpisów: imiona i nazwiska, adresy e-mail, znaczniki czasu, adresy IP i skrót SHA-256 całego pliku. Integralność sprawdzisz w walidatorze.

Zarządca, który przekazuje wiele lokali w galerii albo biurowcu, zapisuje wzór jako szablon w panelu. Ogólny protokół dla sprzętu i innych rzeczy znajdziesz w protokole zdawczo-odbiorczym ogólnym.

• „Lokal w stanie dobrym, bez uwag”. Taki protokół przy zwrocie niczego nie rozstrzyga, bo nie mówi, co było w lokalu. Opisuj pomieszczenia i instalacje osobno.
• Brak punktu o adaptacjach. Najczęstszy spór przy zwrocie lokalu użytkowego dotyczy ścianek, sufitów podwieszanych i klimatyzacji, a nie zabrudzeń.
• Protokół zwrotu sporządzony jednostronnie. Gdy najemca nie przychodzi na odbiór, sporządź protokół z udziałem świadka, zdjęciami i wzmianką o nieobecności, a potem wyślij go najemcy do podpisu albo do zgłoszenia uwag. Sygnatariusz może dokument odrzucić z uzasadnieniem, a Ty dostajesz tę odpowiedź na piśmie.
• Brak spisu kart dostępu i kodów. Po zwrocie lokalu nieoddana karta to realne ryzyko dla budynku.
• Zdjęcia wysłane osobno mailem. Nie są objęte podpisem, więc łatwo zakwestionować, kiedy je zrobiono.