Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą: wzór, oświadczenie i adres firmy

To najczęstszy wariant. Rodzice użyczają dziecku mieszkania albo pokoju pod jednoosobową działalność, małżonek użycza lokalu, który należy do jego majątku osobistego, rodzeństwo udostępnia garaż pod warsztat. Umowa wygląda tak samo jak między obcymi osobami, ale trzy rzeczy warto przemyśleć.

• Podatek dochodowy. Bezpłatne używanie cudzego lokalu jest co do zasady nieodpłatnym świadczeniem po stronie biorącego. Zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych są jednak nieodpłatne świadczenia otrzymane od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn (art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT). Przy użyczeniu przez osobę spoza tych grup albo przy spółce biorącej lokal skonsultuj rozliczenie z księgowym.
• Małżonkowie i współwłasność. Jeśli lokal należy do obojga małżonków albo kilku współwłaścicieli, umowę podpisują wszyscy albo pozostali dają pisemną zgodę. To zamyka spór, gdy jeden z nich po latach kwestionuje obecność firmy w lokalu.
• Zakończenie w rodzinie. Rodzinne użyczenia kończą się zwykle przy sprzedaży mieszkania, rozwodzie albo spadku. Zapis o obowiązku zmiany adresu firmy w określonym terminie oszczędza nowemu właścicielowi korespondencji i wizyt w sprawach cudzej działalności.

Czasem bank, urząd albo kontrahent prosi nie o umowę, tylko o krótkie oświadczenie o użyczeniu lokalu. To jednostronne potwierdzenie właściciela, że zgadza się na prowadzenie działalności pod adresem lokalu. Oświadczenie nie zastępuje umowy, bo nie reguluje czasu trwania, kosztów ani zwrotu, ale jest wygodnym dowodem, gdy umowa już istnieje. Minimalna treść:

OŚWIADCZENIE O UŻYCZENIU LOKALU

Ja, [imię i nazwisko], PESEL [numer], będąc [właścicielem albo współwłaścicielem] lokalu położonego w [adres], KW nr [numer], oświadczam, że użyczam bezpłatnie [cały lokal albo pomieszczenie nr [numer]] [imię i nazwisko albo nazwa firmy], NIP [NIP], na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, i wyrażam zgodę na wskazanie tego adresu jako [adresu wykonywania działalności, adresu do doręczeń, siedziby] w [CEIDG albo KRS] na czas [nieoznaczony albo do dnia [data]].

[miejscowość, data] ............................................ podpis

Oświadczenie podpisuje tylko właściciel, więc w podpiszmy wysyłasz je z jednym sygnatariuszem. Jeśli ma trafić do urzędu, dodaj kod SMS albo weryfikację tożsamości, żeby Karta Podpisów pokazywała mocniejszą identyfikację. Inne wzory oświadczeń zebraliśmy na stronie oświadczenie: wzór.

Przy wpisie do CEIDG podajesz adres do doręczeń i, jeśli działalność jest wykonywana w stałym miejscu, adres tego miejsca. Dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu nie załącza się do wniosku, ale trzeba go mieć. Według serwisu biznes.gov.pl minister może wezwać przedsiębiorcę do przedstawienia tytułu prawnego albo zmiany wpisu, a brak reakcji w ciągu 7 dni od doręczenia wezwania może skończyć się wykreśleniem z rejestru. Umowa użyczenia jest takim tytułem, tak samo jak najem, dzierżawa czy własność.

Urząd skarbowy o tytuł do lokalu pyta najczęściej przy rejestracji do VAT albo przy weryfikacji miejsca prowadzenia działalności. Podpisana umowa z Kartą Podpisów, na której widać datę i dane obu stron, odpowiada na to pytanie w kilka minut. Warto pamiętać, że wydatki na lokal, z którego korzystasz bez żadnego tytułu, łatwo zakwestionować przy kontroli.

Przy spółkach i stowarzyszeniach działa to podobnie: umowa użyczenia lokalu na siedzibę stowarzyszenia albo spółki z o.o. wskazuje adres, pod którym organizacja odbiera korespondencję. Kto w spółce podpisuje umowy, wyjaśniamy w tekście kto może podpisać umowę w imieniu firmy.

Przepisy o użyczeniu (art. 710 do 719 KC) nie zastrzegają dla tej umowy żadnej formy, także przy użyczeniu na czas oznaczony dłuższy niż rok. Nie ma tu odpowiednika art. 660 KC, który przy najmie nieruchomości na ponad rok każe zachować formę pisemną. Umowa podpisana zwykłym podpisem elektronicznym jest więc w pełni ważna. Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.

Wyjątki biorą się spoza przepisów o użyczeniu. Jeżeli użyczający sam wynajmuje lokal, jego umowa najmu może wymagać zgody wynajmującego na oddanie lokalu w bezpłatne używanie, i to w określonej formie. Jeżeli wspólnota albo spółdzielnia ma regulamin dotyczący działalności w lokalach mieszkalnych, sprawdź go przed podpisaniem. Konkretna instytucja może też zażądać dokumentu w swojej formie, na przykład z podpisem notarialnie poświadczonym. Nasz podpis nie zastępuje formy pisemnej ani poświadczenia notarialnego.

1. Uzupełnij wzór i zapisz go jako PDF. Jeżeli użyczasz części lokalu, dołącz prosty rzut z zaznaczonym pomieszczeniem.
2. Wgraj plik i dodaj sygnatariuszy: właściciela, każdego współwłaściciela albo małżonka, przedsiębiorcę, a przy spółce osoby uprawnione do jej reprezentacji.
3. Ustaw kolejność, jeśli najpierw mają podpisać współwłaściciele, a na końcu firma.
4. Dodaj kod SMS przy rodzinnych umowach podpisywanych zdalnie, gdy chcesz mieć pewność, że podpisał właściciel, a nie ktoś z dostępem do jego skrzynki.
5. Odbierz PDF z Kartą Podpisów i trzymaj go w dokumentach firmy. Ten plik pokazujesz urzędowi albo bankowi, gdy poproszą o tytuł do lokalu.

Przy wydaniu lokalu dołóż protokół: stan pomieszczenia i wyposażenia. Wzór dla lokalu firmowego znajdziesz przy protokole zdawczo-odbiorczym lokalu użytkowego.

• Symboliczny czynsz w umowie użyczenia. Nawet niewielka opłata za samo korzystanie zamienia użyczenie w najem, z przychodem po stronie właściciela.
• Brak zgody na adres w rejestrze. Umowa, która mówi tylko o „używaniu lokalu”, nie rozstrzyga, czy właściciel zgodził się na siedzibę firmy i korespondencję urzędową.
• Podpis jednego z małżonków przy lokalu we wspólności majątkowej.
• Brak terminu na zmianę adresu po zakończeniu użyczenia. Firma może zostać w rejestrze pod starym adresem latami.
• Mylenie użyczenia z najmem przy lokalu użytkowym. Gdy właściciel oczekuje zapłaty, sięgnij po umowę najmu lokalu użytkowego.

Pamiętaj też, że użyczający może żądać zwrotu lokalu nawet przy umowie na czas oznaczony, jeżeli biorący używa go sprzecznie z umową, oddaje go innej osobie bez upoważnienia albo lokal stał się użyczającemu potrzebny z powodów nieprzewidzianych przy zawarciu umowy (art. 716 KC).