Podpis elektroniczny dla wspólnoty mieszkaniowej: głosy, umowy i protokoły

Wspólnotę, w której jest więcej niż trzy lokale, reprezentuje zarząd wybrany uchwałą (art. 20 ust. 1 UWL). Zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz (art. 21 ust. 1). Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę składa przynajmniej dwóch jego członków (art. 21 ust. 2). Umowa z firmą sprzątającą podpisana przez jednego członka trzyosobowego zarządu jest więc wadliwa, niezależnie od tego, czy podpis złożono długopisem, czy elektronicznie.

Czynności zwykłego zarządu, na przykład drobne naprawy czy bieżące umowy serwisowe, zarząd podejmuje samodzielnie (art. 22 ust. 1). Na czynności przekraczające zwykły zarząd potrzebna jest uchwała właścicieli, która wyraża zgodę i udziela zarządowi pełnomocnictwa do zawarcia umowy (art. 22 ust. 2). Należą do nich między innymi ustalenie wynagrodzenia zarządcy, przyjęcie rocznego planu gospodarczego i ustalenie wysokości zaliczek (art. 22 ust. 3).

W podpiszmy.pl ustawiasz to przez kolejność podpisów: najpierw dwóch członków zarządu, na końcu kontrahent. Umowa nie trafi do firmy, dopóki obaj członkowie jej nie podpiszą.

Art. 23 ust. 1 ustawy o własności lokali pozwala podejmować uchwały na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym. Uchwały zapadają większością głosów liczoną według udziałów, chyba że w umowie lub uchwale postanowiono inaczej (art. 23 ust. 2). Ustawa nie mówi, na jakim nośniku właściciel oddaje głos. W praktyce przyjęło się, że głos to podpis właściciela pod treścią uchwały, a sądy badają przede wszystkim, czy da się ustalić, kto głosował i nad jaką treścią.

Dlatego głosowanie online ma sens, jeśli spełnia trzy warunki:

• Każdy właściciel dostaje kartę. Masowa wysyłka tworzy osobny egzemplarz z Kartą Podpisów dla każdego. Właściciele bez e-maila dostają kartę papierową, a wynik łączysz w trybie mieszanym.
• Da się ustalić, kto podpisał. Przy uchwałach ważnych finansowo włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości.
• Wszyscy głosują nad tą samą treścią. Skrót SHA-256 pokazuje, nad którą wersją oddano głos.

W treści karty zapisz, jak oddać głos przeciw: na przykład odrzucenie dokumentu z wpisaniem „głosuję przeciw” w uzasadnieniu. Sumowanie udziałów robi zarząd, system go nie prowadzi. Po podjęciu uchwały każdy właściciel musi zostać powiadomiony o jej treści na piśmie (art. 23 ust. 3), a od tego powiadomienia biegnie mu sześciotygodniowy termin na zaskarżenie (art. 25 ust. 1a). Szczegóły i wzór karty opisaliśmy na stronie o uchwale wspólnoty online.

Zarząd zwołuje zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale (art. 30 ust. 1 pkt 3). Zawiadomienie o zebraniu idzie na piśmie przynajmniej tydzień wcześniej i zawiera dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad (art. 32). E-mail możesz wysłać dodatkowo, ale nie zamiast pisma.

Online sprawdza się to, co dzieje się po zebraniu. Protokół podpisują przewodniczący i protokolant, każdy ze swojego telefonu, zamiast umawiać się na podpis w piwnicy administracji. Uchwały, które nie zebrały większości na zebraniu, zarząd dopełnia głosami zbieranymi indywidualnie, także przez link. Jak spisać protokół, pokazujemy na stronie z wzorem protokołu z zebrania.

• Umowy o powierzeniu zarządu z art. 18 ust. 1 UWL i zmiany sposobu zarządu (art. 18 ust. 2a). Tu potrzebny jest notariusz.
• Umowy o zarządzanie nieruchomością z zarządcą. Ustawa o gospodarce nieruchomościami wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności, czyli podpisu odręcznego albo kwalifikowanego. Więcej na stronie dla zarządcy nieruchomości.
• Ustanowienia pełnomocnika przez współwłaścicieli lokalu przy głosowaniu według zasady jeden właściciel, jeden głos (forma pisemna).
• Zawiadomień i powiadomień, które ustawa każe doręczyć na piśmie.

Podpiszmy.pl nie oferuje podpisu kwalifikowanego. Te dokumenty podpisz odręcznie albo kwalifikowanym podpisem u jego dostawcy.

• Umowa podpisana przez jednego członka kilkuosobowego zarządu. Ustaw kolejność z dwoma członkami przed kontrahentem.
• Karta do głosowania bez udziału lokalu. Wynik liczony głowami zamiast udziałami bez podstawy w umowie lub uchwale narusza art. 23 ust. 2.
• Zamknięcie głosowania po uzyskaniu większości. Karta ma trafić do wszystkich, także do tych, którzy mogą głosować przeciw.
• Poprawka treści w trakcie zbierania głosów. Każda zmiana to nowa uchwała i nowe głosowanie.
• Powiadomienie o uchwale tylko e-mailem. Termin na zaskarżenie może nie zacząć biec.