Umowa o zarządzanie nieruchomością: wzór, forma i rodzaje umów

Nazwa umowy jest ta sama, ale praktyka różni się w zależności od tego, kto powierza zarząd i czym jest nieruchomość.

We wszystkich wariantach obowiązuje ta sama forma z art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Różni się zakres, strona zamawiająca i dokumenty towarzyszące.

Wspólnota może prowadzić sprawy przez własny zarząd i zlecić firmie zewnętrznej administrowanie albo zarządzanie. Wtedy umowę z firmą zawiera zarząd wspólnoty w jej imieniu. Ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd (art. 22 ust. 3 pkt 1 ustawy o własności lokali), więc potrzebna jest uchwała właścicieli lokali. Uchwałę można przyjąć w trybie indywidualnego zbierania głosów, o czym piszemy na stronie o uchwale wspólnoty mieszkaniowej online.

Drugi tryb to powierzenie zarządu z art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali. Właściciele lokali określają sposób zarządu w umowie o ustanowieniu odrębnej własności albo w późniejszej umowie w formie aktu notarialnego. Zmiana tak ustalonego sposobu zarządu wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a). Tu żaden podpis elektroniczny nie wchodzi w grę.

Więcej o obiegu dokumentów wspólnoty (uchwały, protokoły z zebrań, zawiadomienia) znajdziesz na stronie podpis elektroniczny dla wspólnoty mieszkaniowej.

Art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami mówi, że umowa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Kodeks cywilny definiuje formę elektroniczną w art. 78¹ § 1: do jej zachowania trzeba złożyć oświadczenie w postaci elektronicznej i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce masz dwie drogi:

• papier i podpisy odręczne obu stron (albo osób reprezentujących),
• plik PDF i podpisy kwalifikowane wszystkich podpisujących.

Podpis zwykły i zaawansowany, także ten, który oferuje podpiszmy.pl, nie spełniają tej formy. Umowa o zarządzanie podpisana w ten sposób byłaby nieważna, a zarządca działałby bez umocowania. To samo dotyczy aneksu, bo zmiana umowy wymaga formy przewidzianej dla jej zawarcia (art. 77 § 1 KC). Wypowiedzenie umowy zawartej w formie pisemnej lub elektronicznej wymaga co najmniej formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną (art. 77 § 2 KC), dlatego sprawdź, co strony wpisały w umowie.

Szerzej o różnicy między formami piszemy w artykule forma elektroniczna a pisemna i na stronie moc prawna podpisu elektronicznego.

Umowa o zarządzanie określa, co zarządca robi. Nie zawsze daje mu jednak umocowanie do każdej czynności prawnej w imieniu właściciela. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje czynności zwykłego zarządu (art. 98 KC) i musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności (art. 99 § 2 KC). Do czynności przekraczających zwykły zarząd, na przykład sprzedaży lokalu, potrzebne jest pełnomocnictwo rodzajowe albo szczególne, a gdy czynność wymaga szczególnej formy, pełnomocnictwo musi mieć tę samą formę (art. 99 § 1 KC).

Wzory i zasady opisujemy na stronach pełnomocnictwo ogólne i pełnomocnictwo szczególne. Pełnomocnictwa ogólnego nie podpiszesz podpisem zwykłym ani zaawansowanym.

Umowa główna zostaje na papierze albo z podpisem kwalifikowanym, ale większość dokumentów, które powstają później, nie ma zastrzeżonej formy. Te możesz podpisać w podpiszmy.pl:

• protokół przekazania nieruchomości zarządcy (klucze, liczniki, dokumentacja), na wzór protokołu zdawczo-odbiorczego lokalu użytkowego,
• protokoły wydania lokali najemcom, także mieszkań: protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania,
• umowy najmu do roku i aneksy do nich, na przykład umowa najmu lokalu użytkowego i umowa najmu krótkoterminowego,
• akceptacje kosztorysów i zlecenia napraw dla wykonawców,
• raporty okresowe zatwierdzane przez właściciela.

Jak to zrobić: wgrywasz PDF, dodajesz sygnatariuszy (właściciel, najemca, wykonawca), ustawiasz kolejność, a przy dokumentach z pieniędzmi włączasz kod SMS albo weryfikację tożsamości. Po podpisaniu każdy dostaje PDF z Kartą Podpisów: imiona i nazwiska, adresy e-mail, adresy IP, znaczniki czasu i skrót SHA-256 dokumentu. Protokoły dla wielu lokatorów naraz wyślesz masowo, każdy dostanie własny egzemplarz.

• Umowa podpisana kliknięciem albo skanem. Nie spełnia formy z art. 185 ust. 2. Podpisz ją jeszcze raz odręcznie albo kwalifikowanym.
• Ogólnikowy zakres. Zapis „zarządca zarządza nieruchomością” nie mówi, kto zleca remonty i do jakiej kwoty. Spór o fakturę za wymianę dachu zaczyna się właśnie tu.
• Brak pełnomocnictwa do najmu. Zarządca podpisuje najem, a właściciel twierdzi, że go nie upoważnił.
• Brak uchwały wspólnoty o wynagrodzeniu. Zarząd wspólnoty podpisuje umowę z zarządcą bez uchwały ustalającej wynagrodzenie.
• Brak protokołu na koniec umowy. Nowy zarządca nie wie, jakie klucze, depozyty i zaległości przejął.