Umowa najmu krótkoterminowego: wzór dla apartamentu na doby i tygodnie

Najem to umowa, w której wynajmujący oddaje rzecz do używania, a najemca płaci czynsz (art. 659 § 1 KC). Przy wynajmie na doby sam przepis to za mało, bo spory dotyczą szczegółów. Kompletna umowa zawiera:

• dokładne daty i godziny zameldowania i wymeldowania,
• maksymalną liczbę gości i ich dane, żeby było jasne, kto odpowiada za szkody,
• czynsz z tym, co obejmuje (media, sprzątanie, parking), oraz terminy płatności,
• kaucję i zasady jej zwrotu, z terminem i sposobem rozliczenia,
• zasady odwołania rezerwacji, zadatek albo procent czynszu,
• regulamin pobytu: cisza nocna, zakaz imprez, palenia, zwierzęta, dostęp w razie awarii,
• informację o danych osobowych i sposobie kontaktu.

Stan lokalu przy przyjeździe i wyjeździe najlepiej udokumentować protokołem ze zdjęciami. Wzór znajdziesz na stronie protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania.

Ustawa o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych definiuje usługi hotelarskie jako krótkotrwałe, ogólnie dostępne wynajmowanie domów, mieszkań, pokoi i miejsc noclegowych oraz świadczenie w obrębie obiektu usług z tym związanych (art. 3 ust. 1 pkt 8). Jeśli wynajmujesz regularnie, publicznie w ogłoszeniach i dokładasz sprzątanie czy pościel, Twoja działalność może zostać uznana za świadczenie usług hotelarskich, co wiąże się z obowiązkami ewidencyjnymi w gminie. Sama nazwa umowy (najem) tego nie zmienia.

Od 20 maja 2026 roku stosuje się unijne rozporządzenie 2024/1028 o gromadzeniu i udostępnianiu danych dotyczących najmu krótkoterminowego. Przewiduje ono rejestrację lokali i numer rejestracyjny w ogłoszeniach. Polska ustawa, która ma wdrożyć krajowy rejestr, była we wrześniu 2026 roku na etapie prac w Sejmie. Przed publikacją oferty sprawdź aktualny stan przepisów w swojej gminie.

Meldunek. Obowiązek meldunkowy dotyczy pobytu stałego i czasowego. Pobyt czasowy obywatela polskiego to przebywanie poza miejscem pobytu stałego przez okres ponad 3 miesięcy (art. 25 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności). Gość na weekend czy tydzień nie musi się więc meldować. Cudzoziemców dotyczą odrębne zasady, sprawdź je przy dłuższych pobytach.

Kaucja. Przy najmie na doby jej wysokość i termin zwrotu ustalasz w umowie. Zapisz, jakie szkody z niej potrącasz i w jakim terminie wyślesz rozliczenie. Bez tego gość łatwo zakwestionuje każde potrącenie.

Dane osobowe. Zamiast prosić o zdjęcie dowodu wysłane e-mailem, możesz przy podpisie włączyć weryfikację tożsamości. Więcej o ryzykach kopii dokumentów piszemy w artykule skan dowodu osobistego do umowy najmu.

Umowa najmu nie wymaga formy szczególnej. Art. 660 KC mówi tylko, że najem nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinien być zawarty na piśmie, a bez tej formy uważa się go za zawarty na czas nieoznaczony. Najem na doby, tygodnie czy kilka miesięcy możesz więc podpisać zwykłym podpisem elektronicznym. Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację (kod SMS lub weryfikacja tożsamości), dokument otrzymuje poziom podpisu zaawansowanego.

Co z prawem odstąpienia, jeśli gość jest konsumentem i rezerwuje przez internet? Ustawa o prawach konsumenta wyłącza prawo odstąpienia od umów o zakwaterowanie inne niż do celów mieszkalnych, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia (art. 38 ust. 1 pkt 12). Dlatego tak ważny jest własny zapis o odwołaniu rezerwacji w § 3 wzoru.

Umowy nie podpiszesz naszym podpisem, gdy strony z jakiegoś powodu chcą najmu okazjonalnego z oświadczeniem najemcy w formie aktu notarialnego. To inna umowa, opisana na stronie najem okazjonalny a podpis elektroniczny.

1. Zapisz umowę jako szablon. Uzupełnij wzór stałymi danymi apartamentu, wygeneruj PDF i zapisz go w panelu. Przy każdej rezerwacji zmieniasz tylko daty, liczbę gości i kwoty.
2. Dodaj gościa jako sygnatariusza. Wystarczy imię i adres e-mail. Gość nie zakłada konta, podpisuje w przeglądarce na telefonie.
3. Włącz kod SMS, gdy pobyt jest dłuższy albo kaucja wysoka. Przy pobytach firmowych dodaj osobę reprezentującą firmę i ustaw kolejność podpisów.
4. Wyślij kod do drzwi dopiero po podpisie. Powiadomienie o podpisaniu dostajesz e-mailem, a gość otrzymuje PDF z Kartą Podpisów.

Gdy gość odmówi podpisu, może odrzucić dokument z uzasadnieniem, a Ty od razu wiesz, co chce zmienić.

• Impreza mimo zakazu. Bez zapisu o karze i limicie osób zostaje Ci tylko dochodzenie odszkodowania, które trzeba wykazać.
• Gość nie oddaje kluczy i zostaje dłużej. Godzina wymeldowania i opłata za opóźnienie w umowie ułatwiają rozmowę.
• Spór o kaucję. Bez zdjęć z przyjazdu gość twierdzi, że plama była wcześniej. Protokół przy przyjeździe zamyka temat.
• Umowa na miesiące z ekipą pracowników. Firma podpisuje, ale w lokalu mieszka ktoś inny. Wpisz listę osób i odpowiedzialność firmy za ich szkody.