Protokół inwentaryzacji: wzór, rozliczenie różnic i środki trwałe

Art. 26 ust. 1 wymaga inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego i przypisuje metody do składników:

• spis z natury (spis ilości, wycena, porównanie z księgami, wyjaśnienie i rozliczenie różnic): aktywa pieniężne poza rachunkami bankowymi, papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe, nieruchomości zaliczone do inwestycji, maszyny i urządzenia w środkach trwałych w budowie,
• potwierdzenie salda: środki na rachunkach bankowych, należności, pożyczki, własne składniki powierzone kontrahentom (pisaliśmy o tym przy potwierdzeniu salda),
• weryfikacja, czyli porównanie ksiąg z dokumentami: środki trwałe o znacznie utrudnionym dostępie, grunty, należności sporne i wątpliwe, rozrachunki z osobami nieprowadzącymi ksiąg i publicznoprawne, a także pozostałe aktywa i pasywa, np. wartości niematerialne i prawne.

Art. 26 ust. 3 łagodzi terminy. Za dotrzymane uznaje się m.in. inwentaryzację rozpoczętą nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku i zakończoną do 15 dnia następnego roku (z wyłączeniami z tego przepisu), zapasy w strzeżonych składowiskach z ewidencją ilościowo-wartościową raz w ciągu 2 lat, nieruchomości zaliczone do środków trwałych i inne środki trwałe na terenie strzeżonym raz w ciągu 4 lat, a zapasy w punktach obrotu detalicznego z ewidencją wartościową raz w roku. Art. 26 ust. 4 dodaje inwentaryzację na dzień zakończenia działalności oraz na dzień poprzedzający postawienie w stan likwidacji lub ogłoszenie upadłości.

Protokół inwentaryzacji środków trwałych różni się od magazynowego tym, że liczy się identyfikacja, a nie ilość. Spisujesz numery inwentarzowe i miejsca użytkowania, a komisja sprawdza, czy składnik istnieje, gdzie jest i czy nadaje się do użytku. Typowe ustalenia to środek trwały nieodnaleziony, znaleziony w innym dziale, zlikwidowany fizycznie, ale wciąż w ewidencji, albo sprzęt w użyciu, którego nie ma w księgach.

Przy sprzęcie wydanym pracownikom (laptopy, telefony, narzędzia) spis ułatwia protokół przekazania sprzętu z numerami seryjnymi. Składniki do likwidacji dokumentuje się osobno protokołem zniszczenia lub likwidacji, bo sama adnotacja w protokole inwentaryzacji nie wyksięguje środka trwałego.

Protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji jest dokumentem, na podstawie którego księgowość ujmuje różnice. Art. 27 ust. 2 wymaga, żeby różnice wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Spis z 15 stycznia 2027 r. rozlicza się więc w księgach 2026 r.

Kolejność jest zawsze taka sama: wycena spisu, porównanie z księgami, zestawienie nadwyżek i niedoborów, wyjaśnienia osoby materialnie odpowiedzialnej, kwalifikacja niedoborów przez komisję i decyzja kierownika jednostki. Przy niedoborze zawinionym dochodzi odpowiedzialność pracownika; przy mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się jest to odpowiedzialność w pełnej wysokości z art. 124 Kodeksu pracy. Jeśli podstawą jest wspólne powierzenie mienia, potrzebna jest umowa na piśmie, opisana na stronie o umowie o odpowiedzialności materialnej.

„Oświadczenie przed inwentaryzacją” to dokument z praktyki, nie z ustawy: osoba materialnie odpowiedzialna potwierdza, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu zostały przekazane do ewidencji i że nie ma w magazynie składników nieudokumentowanych. Jeśli Twoja instrukcja go przewiduje, dołącz je do protokołu jako pierwszy załącznik.

Ustawa o rachunkowości wymaga udokumentowania inwentaryzacji, ale nie narzuca formy podpisu na protokole ani na arkuszach. Protokół w PDF podpisany elektronicznie przez komisję, osobę materialnie odpowiedzialną, głównego księgowego i kierownika jednostki jest dokumentem inwentaryzacyjnym, który przechowuje się co najmniej 5 lat (art. 74 ust. 2 pkt 7). Warunek praktyczny: instrukcja inwentaryzacyjna firmy musi taki sposób dopuszczać. Jeżeli przewiduje papierowe arkusze ścisłego zarachowania, najpierw zmień instrukcję.

W podpiszmy wgrywasz protokół z arkuszami jako jeden PDF, dodajesz podpisujących w kolejności: komisja, osoba materialnie odpowiedzialna, księgowość, kierownik jednostki. Każdy podpisuje z telefonu albo komputera, a Karta Podpisów zapisuje godzinę każdego podpisu. To przydaje się, gdy trzeba wykazać, że spis zakończono do 15 stycznia. Gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie zgadza się z wynikiem, odrzuca dokument z uzasadnieniem, które trafia do komisji.

• Protokół bez powiązania z księgami. Brak numerów ostatnich dokumentów i daty stanu uniemożliwia porównanie.
• Różnice rozliczone w złym roku. Spis z przełomu roku rozlicza się w roku, na który przypadał termin.
• Kompensata bez podstawy. Niedobory kompensowane nadwyżkami w pozycjach, których instrukcja na to nie pozwala.
• Brak podpisu osoby materialnie odpowiedzialnej. Bez niego trudno ją później obciążyć niedoborem.
• Środki trwałe „na oko”. Spis bez numerów inwentarzowych jest spisem ilości, a nie inwentaryzacją środków trwałych.