Protokół przekazania dokumentów: wzór przy zmianie biura, kasy i pracownika

Właścicielem dokumentacji księgowej jest firma, nie biuro. Biuro prowadzi księgi na podstawie powierzenia z art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a po rozwiązaniu umowy musi wydać wszystko, co otrzymało i wytworzyło. Protokół zdawczo-odbiorczy przekazania dokumentów ustala dwie rzeczy, o które najczęściej toczą się spory: kompletność zbiorów i moment, od którego odpowiedzialność za rozliczenia przejmuje nowe biuro.

Trzy przepisy, które warto znać przy tej zmianie:

• Art. 11a uor. Gdy księgi są prowadzone poza siedzibą jednostki, kierownik jednostki musi powiadomić urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Zmiana biura to zwykle zmiana tego miejsca.
• Art. 75 pkt 2 uor. Udostępnienie zbiorów osobie trzeciej poza siedzibą jednostki wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Protokół przekazania pełni rolę takiego spisu.
• Art. 74 uor. Księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej 5 lat, dokumenty inwentaryzacyjne też 5 lat, a okresy liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Protokół powinien objąć cały zbiór w tym okresie, a nie tylko bieżący rok.

Najwygodniej, gdy protokół podpisują trzy osoby: stare biuro, nowe biuro i kierownik jednostki. Wtedy nikt później nie twierdzi, że czegoś nie dostał. Więcej o współpracy z klientami biura przez podpis online: podpis elektroniczny dla biura rachunkowego.

Przy kasie spis dokumentów to za mało. Liczy się gotówka policzona przy obu osobach, porównana ze stanem w raporcie kasowym, oraz ciągłość numeracji druków KP i KW. Pracownik, któremu powierzono pieniądze z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, odpowiada za szkodę w pełnej wysokości (art. 124 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Uwolni się tylko, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (§ 3). Dlatego protokół przekazania kasy chroni obie osoby: zdający zamyka swoją odpowiedzialność na konkretnej kwocie, przejmujący zaczyna od tej kwoty.

Jeżeli kilka osób ma pracować przy jednej kasie i odpowiadać wspólnie, protokół nie wystarczy. Art. 125 § 1 KP wymaga do tego umowy o współodpowiedzialności materialnej zawartej na piśmie pod rygorem nieważności, czyli z podpisem odręcznym albo kwalifikowanym. Tego nie podpiszesz naszym podpisem. Szczegóły na stronie o umowie o odpowiedzialności materialnej.

Przy odejściu głównej księgowej, kierownika projektu czy asystentki zarządu najcenniejsze nie są segregatory, tylko wiedza: co jest w toku, jakie terminy biegną, gdzie są dostępy. Protokół przekazania obowiązków powinien to spisać, zanim osoba odejdzie. Przy głównym księgowym dodaj stan rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS na dzień przekazania oraz listę upoważnień i pełnomocnictw do odwołania. Samo odwołanie pełnomocnictwa to osobny dokument, opisany na stronie odwołanie pełnomocnictwa.

Podobnie działa protokół przekazania dokumentacji technicznej albo projektowej: wykaz rysunków, wersji i plików źródłowych, z informacją, która wersja jest obowiązująca. Przy przekazaniu dokumentów do archiwum zewnętrznego dopisz nazwę firmy archiwizującej, bo art. 73 ust. 4 uor pozwala przechowywać zbiory poza jednostką u podmiotu świadczącego takie usługi.

Protokół przekazania dokumentów nie ma przepisanej formy. To dokument dowodowy, więc zwykły podpis elektroniczny (SES) zgodny z eIDAS wystarcza, jeśli da się ustalić, kto i kiedy podpisał. Gdy przekazanie dotyczy dużych pieniędzy albo sporu między biurami jest prawdopodobny, włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości: jeżeli przejdą ją wszyscy sygnatariusze, dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego.

Dwa wyjątki, w których ostrożnie z formą. Pierwszy to zgoda kierownika jednostki z art. 75 pkt 2 uor: ustawa mówi o zgodzie pisemnej, więc bezpieczniej złożyć ją odręcznie albo podpisem kwalifikowanym, a online podpisać sam spis. Drugi to umowa o współodpowiedzialności materialnej z art. 125 KP, opisana wyżej.

W podpiszmy wgrywasz protokół z wykazem jako jeden PDF, dodajesz przekazującego, przejmującego i kierownika jednostki, ustawiasz kolejność. Każdy podpisuje z przeglądarki, a wszyscy dostają ten sam plik z Kartą Podpisów.

• „Przekazano komplet dokumentów”. Bez wykazu to zdanie nic nie znaczy. Wypisz segregatory, lata i nośniki.
• Brak granicy odpowiedzialności. Nie wiadomo, kto składa deklarację za miesiąc przejściowy. Wpisz ostatni zamknięty okres.
• Przekazanie kasy bez liczenia. Stan z raportu nie jest stanem gotówki. Niedobór wykryty po tygodniu obciąża przejmującego.
• Nieodebrane dostępy. Stare biuro nadal ma login do banku albo systemu płacowego. Wpisz datę unieważnienia.
• Wykaz jako osobny mail. Podpis obejmuje tylko podpisany plik. Wykaz scal z protokołem.