Dokumenty magazynowe z podpisem elektronicznym: wydania, przyjęcia, inwentaryzacja i najem

Podstawą zapisów w księgach są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Dla dokumentów magazynowych oznacza to, że WZ i PZ powinny zawierać co najmniej (art. 21 ust. 1):

• rodzaj dowodu i jego numer, np. WZ 2026/09/0142,
• strony operacji: nazwy i adresy,
• opis operacji i jej wartość, jeśli to możliwe także w jednostkach naturalnych (sztuki, palety, kilogramy),
• datę operacji, a gdy dowód sporządzono pod inną datą, także datę sporządzenia,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano albo od której przyjęto składniki aktywów,
• dekretację i podpis osoby za nią odpowiedzialnej, chyba że wynika ona z techniki prowadzenia ksiąg.

Podpis w podpiszmy łączy osobę z treścią: Karta Podpisów zawiera imię i nazwisko, e-mail, adres IP, datę i godzinę oraz skrót SHA-256 dokumentu. Jeżeli system magazynowy generuje WZ jako PDF, wysyłasz go do podpisu bez przepisywania. Numer i datę dowodu zostawiasz takie, jakie nadał system, żeby podpisany plik dało się powiązać z zapisem w księgach.

Na ostatni dzień roku obrotowego jednostka przeprowadza inwentaryzację między innymi rzeczowych składników aktywów obrotowych drogą spisu z natury, wyceny, porównania z księgami i rozliczenia różnic (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Przebieg i wyniki trzeba udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg, a różnice wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27).

Spis z natury robi się fizycznie na hali, ale papierologię wokół niego łatwo przenieść online:

1. Zarządzenie o inwentaryzacji i skład komisji podpisuje kierownik jednostki, członkowie komisji potwierdzają zapoznanie się.
2. Arkusze spisowe po zamknięciu strefy scalasz w PDF i wysyłasz do członków zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej, w tej kolejności.
3. Protokół różnic z wyjaśnieniami osoby odpowiedzialnej za magazyn: jeśli się nie zgadza, odrzuca dokument z uzasadnieniem.
4. Zatwierdzenie przez kierownika jednostki jako ostatni podpis.

Wzór protokołu znajdziesz na stronie protokół inwentaryzacji online.

Najem powierzchni magazynowej. Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie, a w razie niezachowania tej formy poczytuje się ją za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 KC). To skutek, który działa także między firmami. Najem na 3 lata podpisany zwykłym podpisem elektronicznym jest ważny, ale każda strona może go wypowiedzieć jak umowę bezterminową. Przy długim najmie podpisz umowę odręcznie albo podpisem kwalifikowanym, a aneksy, protokoły wydania powierzchni i rozliczenia mediów podpisuj już online.

Umowa składu. Gdy operator logistyczny przechowuje cudzy towar zawodowo, to umowa składu. Przedsiębiorca składowy wydaje składającemu pokwitowanie, które wymienia rodzaj, ilość, oznaczenie i sposób opakowania rzeczy oraz inne istotne postanowienia (art. 853 § 2 KC). Takie pokwitowanie przy każdej dostawie do składu podpiszesz przez link.

Upoważnienie do odbioru towaru. Kierowca albo pracownik odbiorcy przyjeżdża z upoważnieniem, a magazyn sprawdza je przed wydaniem. Upoważnienie podpisane elektronicznie przez osobę uprawnioną do reprezentacji odbiorcy przychodzi do magazynu wcześniej, z Kartą Podpisów, więc nie trzeba polegać na zdjęciu kartki w telefonie kierowcy.

• Brak podpisu odbiorcy pod WZ: dokument z automatycznymi przypomnieniami wraca podpisany, zanim księgowa zamknie miesiąc.
• Uszkodzona dostawa: protokół szkody ze zdjęciami podpisuje przyjmujący i kierowca na miejscu, na telefonie. Szerzej w podpisie elektronicznym w firmie transportowej.
• Spór o ilość: odbiorca odrzuca potwierdzenie dostawy z opisem niedoboru. Masz datę i godzinę zgłoszenia, co przy reklamacji ma znaczenie.
• Magazyn przy zakładzie produkcyjnym: wydania na produkcję i zwroty z linii obsłużysz tak samo, a dokumenty hali opisaliśmy na stronie podpis elektroniczny w zakładzie produkcyjnym.
• Kilka magazynów: w planie Team kierownicy obiektów pracują na wspólnych dokumentach firmy.
• System WMS: dokumenty do podpisu wysyłacie przez API, a webhook informuje system, że WZ jest podpisane.

Uczciwie o granicach: nie jesteśmy systemem e-CMR ani systemem SENT, nie prowadzimy ewidencji magazynowej i nie dajemy podpisu kwalifikowanego. Podpisujemy PDF, który przygotuje Twój system albo pracownik.