Podpis elektroniczny w zakładzie produkcyjnym: BHP, praca zmianowa, reklamacje i dostawy

Pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe oraz informuje pracowników o ryzyku, które wiąże się z ich pracą, i o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 KP). Ma też zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami BHP dotyczącymi ich pracy i wydawać szczegółowe instrukcje na stanowiskach (art. 237(4) § 1 i 2). Pracownik potwierdza zapoznanie się w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 237(4) § 3).

Na produkcji problemem jest skala i zmiany dokumentów. Po modernizacji linii zmienia się instrukcja obsługi prasy i trzeba zebrać potwierdzenia od 40 operatorów z trzech zmian. W podpiszmy robisz to masowo: jeden PDF z nową instrukcją i kartą oceny ryzyka, każdy operator dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów. Lista w panelu pokazuje, kto z nocnej zmiany jeszcze nie podpisał, a przypomnienia wychodzą automatycznie.

Nie zmienia to samego szkolenia: instruktaż stanowiskowy nadal odbywa się przy maszynie. Online zbierasz potwierdzenia i przechowujesz dokumentację. Szerzej o dokumentach BHP piszemy na stronie dokumentacja BHP z podpisem elektronicznym.

Pracodawca dostarcza pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej chroniące przed niebezpiecznymi i szkodliwymi czynnikami oraz informuje o sposobach posługiwania się nimi (art. 237(6) § 1 KP). Przy kontroli albo wypadku pierwsze pytanie brzmi: czy pracownik dostał okulary, rękawice albo ochronniki słuchu i czy wiedział, jak ich używać.

Protokół wydania ŚOI podpisany na telefonie przy okienku magazynu narzędziowego odpowiada na oba pytania: lista wydanych środków, data wydania, termin wymiany, oświadczenie o przeszkoleniu z użytkowania. To samo dotyczy narzędzi, kart dostępu, tabletów brygadzistów i wózków: przy zwrocie drugi protokół zamyka temat rozliczenia. Wzór znajdziesz na stronie protokół przekazania sprzętu.

• Telefon wystarczy: pracownik dostaje link e-mailem, otwiera go w przeglądarce telefonu i podpisuje. Nie instaluje aplikacji i nie zakłada konta.
• Adres e-mail: każdy sygnatariusz potrzebuje adresu, na który przyjdzie link. Jeśli pracownicy nie mają skrzynek firmowych, zbierz adresy prywatne przy zatrudnieniu, za ich zgodą.
• Kod SMS: przy dokumentach, gdzie ważne jest, że podpisał właściwy człowiek, na przykład wydanie drogiego sprzętu, dodaj kod SMS na numer pracownika.
• Pracownicy cudzoziemcy: dokument w dwóch językach w jednym PDF, żeby pracownik wiedział, co potwierdza.
• Kolejność podpisów: przy protokołach z udziałem mistrza zmiany i służby BHP ustaw, kto podpisuje pierwszy.

Uczciwie: umowę o pracę zawiera się na piśmie (art. 29 § 2 KP), a oświadczenie o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 KP). Do tego potrzebny jest podpis odręczny albo kwalifikowany. Obieg dokumentów kadrowych opisaliśmy na stronie podpis elektroniczny w HR.

Umowa dostawy. Przez umowę dostawy dostawca zobowiązuje się wytworzyć rzeczy oznaczone co do gatunku i dostarczać je częściami albo periodycznie, a odbiorca odebrać je i zapłacić (art. 605 KC). Umowa dostawy powinna być stwierdzona pismem (art. 606 KC), ale to forma dla celów dowodowych, a przepisów o skutkach jej niezachowania nie stosuje się między przedsiębiorcami (art. 74 § 4 KC). Umowę ramową, zamówienia, harmonogramy dostaw i aneksy cenowe podpiszesz więc elektronicznie.

Reklamacje od klientów. Klient zgłasza wadliwą partię, a dział jakości przygotowuje protokół z numerem partii, opisem niezgodności i ustaleniami. Klient podpisuje go zdalnie albo odrzuca z komentarzem. Protokół ze zdjęciami i Kartą Podpisów jest potem podstawą do rozliczenia z dostawcą surowca.

Audyty i dokumentacja jakości. Potwierdzenia zapoznania z procedurami, instrukcjami kontroli i zmianami w dokumentacji systemu jakości zbierasz tak samo jak potwierdzenia BHP: masowo, z datą i godziną.

Wydania wyrobów gotowych, przyjęcia surowców i inwentaryzację magazynu zakładowego opisaliśmy na stronie dokumenty magazynowe z podpisem elektronicznym.