Protokół reklamacyjny wzór: protokół rozbieżności i reklamacja towaru między firmami

Protokół rozbieżności ma sens tylko wtedy, gdy da się z niego odtworzyć dostawę bez dzwonienia do magazynu. Elementy obowiązkowe:

• Identyfikacja dostawy. Numer zamówienia, faktury, dokumentu WZ i listu przewozowego.
• Czas i miejsce odbioru. Data z godziną, bo przy uszkodzeniach w transporcie liczy się moment wydania.
• Porównanie trzech liczb. Ile zamówiono, ile wynika z WZ, ile przyjechało.
• Opis uszkodzeń i zdjęcia. Numer palety, rodzaj uszkodzenia, stan folii i plomb.
• Podpis drugiej strony. Kierowcy, przedstawiciela dostawcy albo zapis o odmowie podpisu.

Jeśli dostawa jest kompletna, wystarczy zwykłe potwierdzenie odbioru dostawy. Protokół reklamacyjny sporządzasz, gdy coś się nie zgadza.

W sprzedaży między firmami podstawą reklamacji jest rękojmia z Kodeksu cywilnego, gwarancja producenta albo postanowienia umowy. Kluczowe zasady w brzmieniu obowiązującym we wrześniu 2026 r.:

• Obowiązek zbadania i niezwłocznego zawiadomienia. Kupujący przedsiębiorca traci uprawnienia z rękojmi, jeśli nie zbadał rzeczy w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił sprzedawcy niezwłocznie. Gdy wada wyszła później, zawiadamia niezwłocznie po jej stwierdzeniu (art. 563 § 1 KC). Wystarczy wysłanie zawiadomienia przed upływem terminu (§ 2).
• Rękojmię można wyłączyć umową. Strony mogą ją rozszerzyć, ograniczyć albo wyłączyć (art. 558 § 1 KC). Wyłączenie jest bezskuteczne, jeśli sprzedawca podstępnie zataił wadę (§ 2). Sprawdź ogólne warunki sprzedaży dostawcy, zanim powołasz się na rękojmię.
• Dwa lata na stwierdzenie wady. Sprzedawca odpowiada, jeśli wada rzeczy ruchomej zostanie stwierdzona przed upływem dwóch lat od wydania (art. 568 § 1 KC). Roszczenie o usunięcie wady albo wymianę przedawnia się z upływem roku od stwierdzenia wady (§ 2).
• Gwarancja działa według karty gwarancyjnej. Terminy i tryb zgłoszenia określa gwarant.

Osoba fizyczna prowadząca działalność, która kupuje towar niezwiązany z jej zawodem, może korzystać z ochrony zbliżonej do konsumenckiej. Warunki reklamacji w stałej współpracy warto ustalić już w umowie sprzedaży towaru B2B.

Przepisy nie wymagają dla protokołu reklamacyjnego ani dla zgłoszenia reklamacyjnego szczególnej formy. Zwykły podpis elektroniczny wystarcza, a Karta Podpisów z datą, godziną i skrótem SHA-256 dokumentu jest dowodem, że zawiadomienie wysłano niezwłocznie i w jakiej treści. Przy dostawcy, z którym nie współpracujesz, możesz włączyć kod SMS, żeby podpis był przypisany do konkretnego numeru telefonu. O dowodach z podpisu elektronicznego piszemy na stronie moc prawna.

1. Uzupełnij wzór i dołącz zdjęcia. Zapisz protokół jako PDF razem ze zdjęciami (plik do 6 MB).
2. Dodaj sygnatariuszy. Osobę reklamującą i przedstawiciela dostawcy albo przewoźnika. Kierowca podpisuje na miejscu na telefonie magazyniera albo na swoim, bez zakładania konta.
3. Ustaw kolejność. Najpierw kupujący, potem dostawca, który może protokół podpisać albo odrzucić z uzasadnieniem. Odrzucenie z opisem zastrzeżeń też zostaje w historii dokumentu.
4. Przypomnienia. Jeśli dostawca milczy, automatyczne przypomnienia e-mail pilnują sprawy, a Ty masz dowód daty wysyłki zgłoszenia.

Uszkodzenie ładunku w trakcie przewozu dokumentuje się protokołem szkody, a przy dostawach organizowanych przez spedytora roszczenia kieruje się zgodnie z umową spedycji. Reklamacja urządzenia oddawanego do naprawy to z kolei zlecenie naprawy serwisowej.

• „Przyjęto bez zastrzeżeń” z automatu. Magazynier podpisuje WZ bez sprawdzenia, a brak wychodzi po tygodniu. Dostawca twierdzi, że towar wyjechał kompletny.
• Brak podpisu kierowcy. Protokół spisany po odjeździe auta jest słabszym dowodem uszkodzenia w transporcie.
• Reklamacja po miesiącu. Przy sprzedaży między firmami opóźnione zawiadomienie oznacza utratę rękojmi.
• Ogólnik zamiast opisu. „Towar wadliwy” nie mówi, co jest zepsute ani w ilu sztukach.
• Brak żądania. Protokół bez żądania wymiany, naprawy albo obniżenia ceny zostawia dostawcy wybór.