Data pewna: co to jest, jak uzyskać datę pewną na dokumencie elektronicznym i u notariusza

Krótka odpowiedź: data pewna to urzędowe poświadczenie daty czynności prawnej, które jest skuteczne także względem osób nieuczestniczących w jej dokonaniu (art. 81 § 1 Kodeksu cywilnego). Chodzi o to, żeby osoba trzecia, na przykład komornik albo wierzyciel Twojego kontrahenta, nie mogła twierdzić, że umowę spisano później i wstecznie. Kodeks wymienia trzy drogi do daty pewnej: dokument urzędowy, wzmiankę notariusza lub organu państwowego oraz kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu. Ta trzecia droga kosztuje grosze i nie wymaga wychodzenia z biura.

Wokół daty pewnej narosło sporo nieporozumień, a najkosztowniejsze brzmi tak: skoro mam podpis kwalifikowany, to mam datę pewną. Nie masz. Poniżej rozdzielamy pojęcia, które w praktyce najczęściej się zlepiają, i pokazujemy, przy których umowach data pewna faktycznie o czymś decyduje.

Data pewna: co to jest

Data pewna to nie jest szczególna forma czynności prawnej ani rodzaj podpisu. To poświadczenie momentu, w którym dokument już istniał, opatrzone taką wiarygodnością, że nie da się go podważyć samym twierdzeniem strony przeciwnej. Zgodnie z art. 81 § 1 KC, jeżeli ustawa uzależnia ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie jest skuteczne także względem osób nieuczestniczących w dokonaniu tej czynności.

Kluczowe są te ostatnie słowa. Między Tobą a kontrahentem data na umowie i tak zwykle nie jest sporna, bo obaj wiecie, kiedy podpisywaliście. Problem pojawia się, gdy do gry wchodzi ktoś trzeci: syndyk, komornik, nabywca nieruchomości albo wierzyciel, który twierdzi, że umowa została antydatowana po to, żeby coś przed nim ukryć. Data pewna zamyka tę dyskusję.

Data pewna w Kodeksie cywilnym: art. 81 KC

Art. 81 § 2 KC wymienia zamknięty katalog sytuacji, w których czynność prawna ma datę pewną. Warto go znać w całości, bo w praktyce prawie zawsze korzysta się z jednej z trzech dróg.

Punkt trzeci obowiązuje od 2016 roku i jest jedyną drogą, którą przejdziesz bez udziału urzędnika i notariusza. Opiera się na kwalifikowanym znaczniku czasu, czyli usłudze zaufania, która wiąże treść dokumentu z konkretnym momentem w sposób wykluczający niewykrywalną zmianę danych.

Kiedy data pewna jest wymagana

To jest pytanie, które warto zadać zanim zaczniesz cokolwiek kupować. Data pewna nie jest dobrą praktyką stosowaną na wszelki wypadek. Jest wymogiem, i to w niewielu, konkretnych sytuacjach. W pozostałych przypadkach jej brak nie wpływa na nic.

Poza tym katalogiem data pewna bywa wymagana nie przez ustawę, lecz przez drugą stronę. Banki regularnie warunkują nią przyjęcie zabezpieczenia, na przykład przy cesji wierzytelności z umowy najmu albo przy zastawie. To wymóg umowny, nie ustawowy, ale skutek praktyczny jest ten sam: bez daty pewnej finansowanie nie ruszy.

Data pewna a podpis kwalifikowany: czy podpis daje datę pewną

Nie daje i to jest najczęstsza pomyłka w tym temacie. Podpis kwalifikowany i kwalifikowany znacznik czasu to dwie różne usługi zaufania, które odpowiadają na dwa różne pytania. Podpis mówi, kto złożył oświadczenie woli. Znacznik czasu mówi, kiedy dokument istniał w danej postaci.

Widać to wprost w treści przepisów. Art. 78(1) KC wiąże formę pisemną z rodzajem podpisu: spełnia ją elektronicznie wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny. Art. 81 § 2 pkt 3 KC mówi natomiast o opatrzeniu dokumentu kwalifikowanym znacznikiem czasu, a nie o tym, czym dokument został podpisany. Dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale bez znacznika czasu, ma zachowaną formę pisemną i nie ma daty pewnej.

Działa to również w drugą stronę, i to jest wniosek, który zwykle najbardziej zaskakuje. Znacznik czasu można nałożyć na dokument niezależnie od tego, jakim podpisem został podpisany. Umowa podpisana zwykłym podpisem elektronicznym, a następnie opatrzona kwalifikowanym znacznikiem czasu, ma datę pewną, choć nie ma formy pisemnej. Te dwie cechy są od siebie niezależne i trzeba je oceniać osobno.

Jak uzyskać datę pewną na dokumencie elektronicznym

Droga elektroniczna jest najprostsza i najtańsza. Sprowadza się do trzech kroków.

Najpierw doprowadź dokument do postaci ostatecznej, czyli podpisanej przez wszystkie strony. Znacznik czasu poświadcza stan pliku z chwili jego nałożenia, więc nakładanie go na wersję roboczą nie ma sensu. Następnie kup pakiet kwalifikowanych znaczników czasu u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Pakiety są ważne zwykle rok, a stawki zaczynają się od kilkudziesięciu złotych netto za sto oznaczeń, co daje koszt rzędu kilkudziesięciu groszy za dokument. Na końcu opatrz plik znacznikiem w aplikacji dostawcy i zarchiwizuj go razem z tym znacznikiem, bo to on jest nośnikiem daty pewnej.

Jedna uwaga praktyczna, o której łatwo zapomnieć przy archiwizacji. Znacznik czasu jest powiązany z konkretną treścią pliku. Jeżeli po jego nałożeniu ktoś otworzy dokument, zapisze go ponownie w innym programie i nadpisze, powiązanie się rozjedzie. Plik z datą pewną traktuj jak dowód, a nie jak dokument roboczy.

Data pewna u notariusza: ile kosztuje

Droga tradycyjna to poświadczenie notarialne, oparte na art. 81 § 2 pkt 2 KC. Notariusz umieszcza na dokumencie wzmiankę i od jej daty czynność ma datę pewną. W przepisach o taksie notarialnej ta czynność nazywa się poświadczeniem czasu okazania dokumentu.

Maksymalna stawka taksy notarialnej za poświadczenie czasu okazania dokumentu wynosi 6 zł za każdą stronę, zgodnie z § 13 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Do taksy dolicza się VAT. To stawka maksymalna, więc kancelaria może zejść niżej, ale nie wyżej. Przy dwudziestostronicowej umowie mówimy o kwocie rzędu 120 zł netto plus podatek, do czego dochodzi czas dojazdu i umówienia terminu w kancelarii.

Porównanie obu dróg wygląda tak.

Przy dokumencie papierowym i jednorazowej sprawie notariusz zwykle wychodzi taniej niż zakup pakietu i konfigurowanie oprogramowania. Przy powtarzalnym obiegu dokumentów elektronicznych proporcje odwracają się bardzo szybko.

Data pewna a poświadczenie podpisu: to nie to samo

Te dwie czynności notarialne mylą się najczęściej, bo obie kojarzą się z pieczątką notariusza na umowie, a kosztują zupełnie inaczej.

Poświadczenie własnoręczności podpisu potwierdza, że dana osoba podpisała dokument w obecności notariusza. Odpowiada więc na pytanie kto. Poświadczenie czasu okazania dokumentu potwierdza, że dokument o tej treści istniał w danym dniu, i odpowiada na pytanie kiedy. Prawo w różnych miejscach wymaga różnych rzeczy: art. 180 Kodeksu spółek handlowych żąda przy zbyciu udziałów formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, a art. 329 § 1 KC przy zastawie na prawie żąda formy pisemnej z datą pewną. To nie są wymienne wymogi.

Różni się też stawka. Poświadczenie własnoręczności podpisu na pełnomocnictwach i innych dokumentach kosztuje maksymalnie 20 zł, a przy dokumentach, w których przedmiot jest oznaczony sumą pieniężną, wynosi jedną dziesiątą maksymalnej stawki, nie więcej niż 300 zł. Poświadczenie czasu okazania dokumentu to wspomniane 6 zł za stronę.

Data pewna w umowie najmu i dzierżawy

To najczęstszy praktyczny kontekst, w którym data pewna realnie ratuje sytuację. Zgodnie z art. 678 § 1 KC nabywca rzeczy najętej wstępuje w miejsce zbywcy i może wypowiedzieć najem z zachowaniem ustawowych terminów. Paragraf drugi tego przepisu wyłącza to uprawnienie, jeżeli umowa najmu była zawarta na czas oznaczony, z zachowaniem formy pisemnej i z datą pewną, a rzecz została najemcy wydana.

Dla najemcy oznacza to konkretną ochronę. Bez daty pewnej najem na pięć lat może się skończyć wypowiedzeniem tuż po sprzedaży nieruchomości, mimo umownego terminu. Z datą pewną nabywca wchodzi w umowę taką, jaka jest, i musi ją respektować do końca okresu. Przy dzierżawie działa to analogicznie, bo art. 694 KC nakazuje odpowiednio stosować do niej przepisy o najmie.

Warto zwrócić uwagę, że przepis stawia trzy warunki naraz: czas oznaczony, forma pisemna i data pewna, a do tego wydanie rzeczy. Spełnienie dwóch z nich nie wystarczy. To jest ten moment, w którym rozróżnienie z sekcji o podpisie kwalifikowanym przestaje być teoretyczne: umowa podpisana samym zwykłym podpisem elektronicznym nie spełni warunku formy pisemnej, nawet jeśli dołożysz do niej znacznik czasu i zdobędziesz datę pewną.

Czego data pewna nie załatwia

Na koniec trzy ograniczenia, o których warto pamiętać, żeby nie kupić sobie fałszywego poczucia bezpieczeństwa.

Data pewna nie zastępuje formy czynności prawnej. Jeżeli przepis wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności albo aktu notarialnego, znacznik czasu tego nie naprawi. Data pewna nie potwierdza też tożsamości podpisujących ani tego, że mieli umocowanie do działania w imieniu spółki. To osobne zagadnienie, opisane w zasadach reprezentacji spółki z o.o.. Nie przesądza wreszcie o treści umowy: poświadcza wyłącznie, że dokument o takiej treści istniał w danym momencie.

Dla większości umów zawieranych w codziennym obrocie, czyli B2B, zleceń, umów o dzieło, NDA i zamówień, data pewna nie jest wymagana. Liczy się coś innego: żeby po roku dało się wykazać, kto podpisał, kiedy i pod jakim dokładnie plikiem. Do tego wystarczy zwykły podpis elektroniczny z porządnym śladem audytowym, w którym obok znacznika czasu zapisano adres IP, metodę uwierzytelnienia i skrót SHA-256 dokumentu. Jeżeli natomiast Twoja sprawa należy do tej wąskiej grupy, w której ustawa albo bank żąda daty pewnej, to kwalifikowany znacznik czasu jest najtańszą i najszybszą drogą, jaką przewiduje Kodeks cywilny.